Contoh Strategi Engagement dengan Stakeholder Agar Komunikasi Efektif

Saat menjalankan sebuah proyek, penting untuk dapat mengetahui kepentingan dari setiap stakeholder yang terlibat. Hal ini tentunya melingkupi kepentingan stakeholder internal dan eksternal. Peran keduanya penting untuk dapat menjaga kelangsungan proyek yang efektif.

Berkomunikasi dengan stakeholder perlu diperhatikan agar dapat menyampaikan pesan dan membangun komunikasi yang baik. Dengan strategi yang baik, akan lebih mudah untuk mencapai tujuan dari sebuah proyek yang sedang dikerjakan.

Strategi Stakeholder Engagement yang Efektif

Kesuksesan tujuan dari sebuah proyek sangat dipengaruhi oleh stakeholder. Karena itulah, penting untuk membuat keterikatan saat berkomunikasi dengan mereka. Berikut ini beberapa strategi yang bisa diterapkan sebagai pola interaksi dengan stakeholder.

1. Survey Stakeholder Anda

Dari sudut pandang perusahaan, setiap karyawan memiliki hubungan advokasi formal dan pembuat keputusan. Namun, penting untuk tetap mengetahui relasi yang dimiliki oleh sesama karyawan. Hal ini memungkinkan Anda untuk mempelajari networking agar bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah.

Sambil melakukan identifikasi terhadap hubungan yang Anda, lakukan survey untuk mengidentifikasi hal-hal baru. Ketahui masalah yang menjadi fokus penting bagi masing-masing karyawan sebagai stakeholder, lalu identifikasi ketertarikan mereka untuk terlibat.

2. Memprioritaskan Stakeholder dari Kepentingan dan Pengaruhnya

Jika ada banyak stakeholder dalam organisasi atau perusahaan Anda, memprioritaskan mereka berdasarkan kepentingan dan pengaruhnya adalah hal yang penting. Hal ini berkaitan pula dengan pengaruh seperti apa yang akan terjadi saat terjadi isu-isu tertentu.

Ini dapat membantu membuat segmentasi keterlibatan Anda jika stakeholder kurang tertarik untuk terlibat. Mungkin Anda juga ingin membatasi seberapa sering Anda berkomunikasi dengan mereka. Jika stakholder tertentu memiliki banyak pengaruh, Anda mungkin dapat mencoba pendekatan personal sehingga mereka lebih bersemangat untuk bekerja sama.

3. Stakeholder Mapping untuk Mengukur ROI dari Engagement Stakeholder

Tidak ada strategi yang cocok untuk semua strategi untuk stakeholder mapping. Namun, penting untuk memiliki strategi yang berfungsi mengukur laba atas investasi dari upaya keterlibatan stakeholder Anda.

Stakeholder mapping adalah proses pengorganisasian stakeholder berdasarkan sistem organisasi internal, seperti tingkatan keterlibatan, area masalah, atau peran pekerjaan. Pemetaan dapat dikategorikan dari hal-hal yang masuk akal bagi organisasi. Langkah pemetaan pertama untuk stakeholder adalah mengidentifikasi siapa pemangku kepentingan dan memisahkannya dalam setiap kategori.

Memetakannya akan membantu mengevaluasi hubungan Anda dengan mereka. Dengan cara itu, Anda dapat mengatur strategi komunikasi dan upaya keterlibatan tergantung pada posisi seseorang. Ini juga akan membantu memahami karakter stakeholder serta pengaruh dan pentingnya mereka bagi sebuah campaign.

4. Rutin Mengomunikasikan Aktivitas Perusahaan

Melibatkan stakeholder juga bisa dilakuan melalui komunikasi yang konsisten atas aktivitas perusahaan. Melalui peluncuran iklan Super Bowl, Coca Cola pernah menyampaikan pesan dengan sebutan “News from The Coca-Cola Company” yang berisi promosi tentang inisiatif komunitas atau rilis lainnya.

Dengan adanya tools digital yang digunakan untuk berkomunikasi dengan stakeholder, Coca Cola dapat melacak orang yang membuka dan tertarik dengan email agar bisa dihubungi lebih lanjut. Kunci utama yang harus dilakukan adalah menargetkan stakeholder dengan konten yang jelas dan membuat kebijakan internal sebagai panduan.

5. Membuat Dokumentasi untuk Kepentingan Institusional

Pernahkah seorang anggota tim meninggalkan perusahaan Anda dan membawa serta semua networking dan pengetahuan institusional mereka? Hal ini tentunya akan menyulitkan proses yang sudah terjadi di dalam organisasi.

Agar tidak kesulitan saat ada stakeholder yang tidak lagi menjadi bagian dari perusahaan atau bisnis Anda, gunakan sistem untuk mendokumentasikannya. Hal ini berfungsi untuk mempertahankan ketersediaan informasi dengan cara yang terorganisir, bukan hanya di kepala seseorang.

Pengetahuan institusional bukan satu-satunya manfaat dari mendokumentasikan meeting. Jika beberapa anggota tim bertemu dengan orang yang sama, lihat catatan dari pertemuan sebelumnya agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dan menimbulkan kebingungan.

Sertakan catatan tentang seberapa baik pertemuan itu dan perbarui stakeholder mapping berdasarkan kualitas pertemuan tertentu. Meskipun meluangkan waktu untuk mencatat rapat dapat menjadi langkah ekstra dalam bekerja, Anda juga bisa memanfaatkan tools untuk mempermudahnya.

Dari berbagai strategi engagement yang bisa diterapkan di perusahaan, tujuannya adalah memposisikan stakeholder di tingkat keterlibatan yang tepat. Hal ini sangat penting untuk memperhatikan dan menjaga relasi yang baik dengan para stakeholder dengan cara yang efektif.