Pentingnya Melacak Pengeluaran Bisnis dengan Baik

Melacak pengeluaran terkait pembiayaan dalam berbisnis sangat penting untuk kelancaran sebuah usaha. Akuntansi yang tepat akan meningkatkan arus kas sehingga bisnis Anda dapat bertahan atau bahkan berkembang. 

Selain itu, pelacakan pengeluaran yang cermat membantu perusahaan Anda memenuhi syarat dalam pengurangan pajak berharga dan mengurangi pendapatan kotor Anda yang disesuaikan. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang pengeluaran bisnis dan cara melacaknya.

Apa itu Pengeluaran Bisnis?

Pengeluaran bisnis adalah pengeluaran yang terkait langsung dengan memulai sebuah bisnis dan mempertahankan operasional. Contoh pengeluaran bisnis meliputi pembelian inventaris, penggajian, gaji, dan sewa kantor.

Pengeluaran bisnis termasuk dalam salah satu dari dua kategori:

• Harga pokok penjualan (HPP)
• Biaya operasional

Memisahkan pengeluaran bisnis dari pengeluaran pribadi sangat penting untuk manajemen pajak usaha kecil yang tepat karena pengeluaran bisnis dapat membantu Anda memenuhi syarat untuk pengurangan pajak. Pengurangan pajak diterapkan pada penghasilan kena pajak Anda, berpotensi menurunkan tarif keseluruhan yang akan Anda bayarkan.

Pengelompokkan Pengeluaran Bisnis yang Umum

Pengelompokkan dapat menginformasikan cara Anda memprioritaskan pengeluaran dalam anggaran bisnis kecil. Cara ini membuatnya lebih mudah untuk menemukan area yang dapat dipangkas pengeluarannya. Secara umum, berikut beberapa kategori pengeluaran bisnis yang bisa dipilih:

Biaya Tetap

Biaya tetap tidak berubah dari bulan ke bulan seperti biaya hipotek, depresiasi, asuransi, gaji dan sewa. Meskipun biaya ini dapat berubah dari waktu ke waktu, biasanya jumlahnya tetap untuk jangka waktu tertentu.

Biaya Variabel

Biaya variabel adalah biaya wajib, tetapi total biaya tersebut akan bervariasi dengan setiap siklus penagihan. Contoh biaya variabel termasuk utilitas, inventaris, komisi, dan biaya pemrosesan kartu kredit.

Biaya Periode

Biaya periode bisa tetap atau bervariasi dan kewajiban pembayarannya datang secara berkala, bukan per transaksi. Hipotek atau sewa Anda akan menjadi biaya periode tetap, sedangkan utilitas dan asuransi adalah biaya periode variabel.

Bunga

Besaran bunga memiliki keterkaitan dengan biaya periodik. Contohnya seperti pembelian kartu kredit untuk karyawan yang berpergian bisa per transaksi. Bunga layak untuk kategori tersendiri karena menginformasikan berapa banyak uang yang hilang dari porsi pinjaman anggaran Anda.

Depresiasi

Depresiasi biasanya merupakan biaya variabel tetap, tapi itu juga perlu untuk dilihat lebih dekat. Penyusutan diperlukan untuk membantu menghitung pengembalian investasi pada penggantian barang utama. Ini juga biasanya dapat dikurangkan dari pajak dan karenanya harus selalu dihitung.

Jenis Pengeluaran Bisnis yang Dapat dan Tidak Dapat Dikurangkan dari Pajak

Sangat penting untuk memiliki data akuntansi yang lengkap dan akurat dari setiap biaya yang dapat dikurangkan. Saat waktu pajak tiba, Anda dapat merinci pengeluaran yang dapat dikurangkan untuk mengurangi keseluruhan tagihan pajak. Berikut beberapa pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan dari pajak:

• Biaya penggajian
• Keuntungan karyawan
• Biaya rumah kecil (home office)
• Asuransi premium
• Pembayaran sewa atau hipotek
• Rencana pensiun
• Depresiasi peralatan
• Beban bunga

Sebaliknya, ada pula beberapa pengeluaran bisnis yang tidak dapat dikurangkan dari pajak di antaranya sebagai berikut:

• Kontribusi politik
• Denda atau penalti pemerintah
• Kerugian atau biaya pembongkaran
• Biaya pendidikan tertentu
• Biaya hukum
• Biaya modal

Cara Melacak Pengeluaran Bisnis

Demi stabilitas dan kelancaran operasional bisnis, penting untuk melacak pengeluaran bisnis dalam upaya untuk mengontrolnya. Berikut adalah cara untuk melacak pengeluaran bisnis:

1. Siapkan Rekening Bank Bisnis

Buat rekening bank bisnis khusus untuk memisahkan keuangan bisnis Anda dari keuangan pribadi Anda. Akun bisnis dapat dengan mudah menghasilkan laporan pendapatan yang membantu pajak. Rekening bisnis memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan pandangan arus kas yang akurat untuk menghasilkan laporan pendapatan. Laporan tersebut akan diperlukan untuk mendapatkan pembiayaan dan memudahkan proses pengembalian pajak.

2. Gunakan Software Berbasis Cloud

Menggunakan software akuntansi bisnis terbaik melalui cloud dapat mengotomatisasi beberapa elemen pelacakan pengeluaran bisnis dan membantu mengatur keuangan. Menghubungkan software akuntansi dengan lembaga keuangan dapat membantu Anda mengatur pengeluaran dengan lebih baik, mengidentifikasi kemungkinan pengurangan pajak, dan mencatat tanda terima digital untuk pengeluaran Anda.

3. Kelola Tanda Terima

Selain melacak pengeluaran secara digital, ambil foto kwitansi fisik untuk pembayaran tunai atau pembayaran yang dilakukan dengan kartu kredit pribadi. Jika seorang karyawan mengajak klien makan siang dan membayar dengan kartu mereka, catat transaksi dengan mengambil foto tanda terima dan mengirimkannya untuk catatan. Penerimaan fisik termasuk jarak tempuh mobil, tiket kereta api atau pesawat untuk perjalanan, tagihan internet, dan biaya penggantian lainnya.

Salah satu faktor penting untuk keberlangsungan dan perkembangan bisnis adalah melacak pengeluaran bisnis, yang erat kaitannya dengan arus kas. Data arus kas yang rapi dan teliti akan menguntungkan perusahaan seperti menghitung kembali jika ada biaya yang perlu disesuaikan, pengurangan pajak, atau laporan keuangan yang terpercaya untuk kebutuhan investor atau pinjaman bank. 

Melacak pengeluaran bisnis memungkinkan pemilik bisnis untuk mengukur seberapa baik kinerja bisnis dan margin keuntungannya. Pelacakan juga dapat memberikan catatan keuangan yang jelas kepada pemberi pinjaman, meningkatkan kemungkinan bisnis dapat mengamankan pendanaan yang dibutuhkan untuk mengembangkan perusahaan.