5 Hal yang Perlu DIperhatikan Manajer dalam Mengelola Cuti Karyawan

Mengelola cuti karyawan dapat menjadi sebuah tantangan bagi seorang manajer.  Pada umumnya, persetujuan atas permintaan cuti  dilakukan melalui manajer, dan semakin banyak karyawan yang melapor kepadanya, maka, akan semakin banyak pula permintaan cuti yang harus dikelola.

Meskipun di satu sisi manajer memiliki tanggung jawab untuk memastikan hak-hak serta well being karyawan terpenuhi untuk memastikan mereka produktif dalam bekerja, tetapi di sisi lain, manajer juga memiliki tanggung jawab terhadap konsumen dan perusahaan untuk memastikan agar memperoleh layanan sebagaimana dijanjikan. 

Hal ini dapat menjadi semakin kompleks apabila terdapat sejumlah karyawan yang berencana cuti bersamaan. Event tertentu, seperti liburan sekolah, perayaan hari besar keagamaan, konser, atau acara olahraga, merupakan alasan umum karyawan-karyawan mengajukan cuti berbarengan. Tetapi dengan perencanaan yang baik dan komunikasi yang efektif, situasi ini dapat diatasi.  Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola karyawan yang cuti bersamaan:

Komunikasikan Kebijakan Cuti di Perusahaan dan Ekspektasi pada Periode Cuti

Bahkan sebelum karyawan mengajukan cuti, manajer sebaiknya memastikan agar karyawan mengetahui kebijakan cuti di tempat kerja.Pastikan karyawan mengetahui informasi yang jelas mengenai cuti karyawan, dan berikan harapan yang jelas mengenai bagaimana bagaimana tugas dan tanggung jawab akan didistribusikan selama periode tersebut.

Pastikan semua anggota tim memahami apa yang diharapkan dari mereka dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu.

Selain itu, hindari bersikap tidak konsisten kebijakan demi memfasilitasi segelintir orang, karena hal ini dapat membuat orang lain menilai Anda tidak adil. Apabila Anda atau perusahaan melakukan perubahan terhadap kebijakan cuti, maka, pastikan semua orang di tim Anda tahu tentang  perubahan ini. 

Rencanakan dan Catat Waktu Cuti Karyawan Anda

Mintalah karyawan untuk memberi tahu Anda tentang rencana cuti mereka sedini mungkin. Ini akan memberi Anda waktu yang cukup untuk mengatur jadwal cuti di tim Anda dan melihat apakah terdapat konflik dengan kebutuhan tim atau proyek tertentu.

Anda juga sebaiknya memiliki catatan atas waktu dan periode cuti karyawan Anda untuk dapat membantu Anda menentukan siapa yang memperoleh cuti dan siapa yang tidak. Memiliki catatan juga dapat membantu Anda apakah seorang karyawan menggunakan cutinya dengan wajar, serta menghindari Anda melakukan kesalahan dalam melaporkan cuti karyawan jika cuti memotong gaji mereka.

Gunakan Aplikasi dan Otomasi Jika Diperlukan

Jika Anda mengalami kesulitan untuk mengelola cuti karyawan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan software  / aplikasi pengelolaan cuti (leave management software). 

Aplikasi pengelolaan cuti dapat membantu Anda mengurangi pekerjaan administratif terkait cuti, terutama yang sifatnya manual. Beberapa aplikasi bahkan dapat memberikan reminder kepada karyawan mengenai sisa cuti mereka sehingga karyawan juga dapat membuat perencanaan mengenai kapan mereka bisa mengambil  cuti mereka, atau memberikan reminder kepada manajer untuk melihat siapa saja yang mengajukan permintaan cuti.

Selain itu, Anda juga dapat memanfaatkan platform kolaborasi seperti aplikasi project management atau platform komunikasi tim untuk membantu anggota tim yang cuti tetap update dengan apa yang terjadi di tempat kerja saat mereka cuti.

Pastikan Beban Kerja Terdistribusi dengan Baik

Anda perlu memperhatikan tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan yang cuti serta pentingnya kontribusi mereka, untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian khusus selama periode cuti.

Jika Anda mengabaikan distribusi beban kerja ini, Anda mungkin memberikan terlalu banyak izin cuti atau karyawan yang tidak cuti mungkin dapat menjadi terlalu terbebani dengan tugas dan tanggung jawab mereka yang cuti. Bahkan, bisa jadi Anda terpaksa meminta karyawan yang cuti untuk mengerjakan pekerjaan di kantor. 

Lakukan Evaluasi dan Pembelajaran atas Cuti

Karyawan yang tidak mengambil cuti mungkin harus mengambil alih tugas yang tidak familiar atau menghadapi situasi-situasi yang tidak biasa mereka menghadapi. Hal ini berpotensi memunculkan stress atau konflik bagi karyawan yang bersangkutan maupun di dalam tim.

Lakukan identifikasi atas tingkat kerentanan stress karyawan, dan berikan dukungan sesuai kebutuhan.  Setelah karyawan kembali dari cuti, lakukan evaluasi untuk mengetahui apa yang dapat berjalan baik dan apa yang dapat ditingkatkan dalam mengelola karyawan yang cuti di masa depan, terutama apabila terjadi cuti bersamaan. 

Sebuah tim tentunya perlu untuk dapat bersinergi satu sama lain dan dapat saling mendukung jika dibutuhkan. Pengelolaan kebijakan seperti cuti tentunya dapat berpengaruh pada dinamika tim. Oleh sebab itu, menjadi hal yang penting untuk dapat memahami karakteristik anggota tim. Assessment dapat menjadi metode yang bermanfaat untuk mengetahui sifat dan kemampuan anggota tim, sehingga dapat membantu untuk dapat memetakan pengelolaan atas bagaimana kebijakan cuti diberlakukan bagi tim.

Artikel oleh Herjuno Tisnoaji - Resident Assesor prasmul-eli