Apa Itu Manajemen Proyek, dari Definisi, Tahapan, dan Manfaatnya

Manajemen proyek adalah sebuah kemampuan atau upaya untuk menjalankan suatu proyek atau program sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditentukan. 

Dalam menjalankan bisnis, hal ini dilakukan untuk merencanakan hingga mengorganisasi sumber daya perusahaan, menyelesaikan pekerjaan, dan lainnya.

Keberhasilan suatu proyek tidak akan terlepas dari peran proses manajemen yang baik. Dengan begitu, akan lebih mudah untuk mencapai hasil yang maksimal dan mendapatkan kinerja yang baik. 

Nah, bagaimana sih cara kerja manajemen proyek dan seberapa penting hal ini dalam bisnis? Yuk, simak selengkapnya di sini!

Definisi Manajemen Proyek

Dikutip Monday, manajemen proyek adalah sebuah praktik perencanaan dan pengelolaan proyek dari awal hingga akhir. 

Hal ini termasuk melakukan koordinasi dengan sumber daya manusia lainnya, serta melakukan kegiatan yang berkaitan dengan proyek demi tercapainya tujuan. 

Kegiatan yang berkaitan dengan hal yang satu ini juga termasuk menyelesaikan tugas tertentu, mengadakan event/kegiatan khusus, dan dapat berupa proyek one-time atau berkelanjutan. 

Dalam beberapa kasus, keputusan finansial dan penggunaan aset juga masuk ke dalam hal yang satu ini.

Ada beberapa tipe framework atau kerangka manajemen proyek yang bisa Anda gunakan disesuaikan dengan kebutuhan. Terpenting fokus dari kerangka ini sama, yaitu menyelesaikan proyek tepat waktu dan anggaran yang sesuai. 

Contohnya, jika ingin merilis produk baru, Anda bisa merencanakan kegiatan peluncuran dengan tema khusus. Peran-perannya dalam hal ini, yaitu:

• menentukan tujuan acara;
• menjadwalkan pekerjaan masing-masing bagian;
• mengatur anggota tim;
• memantau kemajuan acara; dan
• berkolaborasi dengan pihak-pihak lain.

Elemen Penting

Menurut Project Management Institute, ada 10 elemen penting yang perlu diperhatikan dalam manajemen proyek, yaitu:

• Integrasi
• Ruang Lingkup Proyek 
• Sumber Daya Manusia
• Waktu
• Biaya
• Kualitas
• Procurement
• Komunikasi
• Manajemen Risiko
• Manajemen Stakeholder

Namun, dalam praktiknya ada empat elemen utama, yaitu:

1. Sumber Daya 

Sumber daya merupakan elemen utama karena dalam menjalankan manajemen proyek yang baik, membutuhkan sumber daya yang memadai. 

Berhasil atau tidaknya sebuah proyek bergantung kepada sumber daya yang tersedia, baik itu sumber daya berupa material maupun sumber daya manusia. 

2. Waktu 

Elemen waktu juga tidak kalah penting dalam hal yang satu ini. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa hal penting dalam manajemen proyek adalah menyelesaikan proyek tepat pada waktunya. 

Mulai dari durasi penugasan, hingga penjadwalan pekerjaan, waktu adalah hal penting untuk mencapai tujuan utama. 

3. Uang

Uang menjadi elemen penting karena dalam setiap pengerjaan proyek tentunya membutuhkan biaya. Penganggaran kemudian menjadi hal penting untuk menjaga keberlangsungan proyek. 

4. Cakupan

Cakupan atau scope pekerjaan yang dikerjakan juga merupakan hal krusial dalam manajemen proyek. 

Anda harus memahami sasaran, ukuran, dan cakupan kerja proyek sebagai dasar dalam menjalankan strategi ini.

Manfaat Manajemen Proyek

Berikut adalah manfaat utama dengan menerapkan strategi ini pada bisnis Anda:

1. Mengatur Anggaran dan Jadwal

Memiliki perencanaan anggaran yang tepat juga jadwal yang sesuai adalah kunci dari manajemen proyek. 

Dengan menerapkan ini, bisnis Anda akan lebih terorganisir dan terarah. Selain itu, dapat juga membantu menentukan prioritas serta memilih strategi yang tepat sesuai waktu dan biaya yang dimiliki dan direncanakan sejak awal. 

2. Meningkatkan Produktivitas dan Kualitas Pekerjaan

Manajemen yang satu ini juga akan sangat membantu produktivitas bisnis Anda. Bukan hanya itu, ini juga akan bermanfaat pada kualitas pekerjaan yang dihasilkan. 

Dengan arahan, jadwal, dan cakupan yang sudah tertata dengan baik, hasil proyek juga akan ikut mengalami peningkatan. 

3. Mitigasi Risiko 

Setiap proyek tentunya memiliki risiko masing-masing. Penting untuk melakukan manajemen dan mitigasi risiko sedini mungkin. Dengan strategi ini memungkinkan hal tersebut dan membantu mengurangi dampak risiko yang dihasilkan. 

4. Meningkatkan Kolaborasi dan Kepuasan

Bekerja sama dengan banyak pihak atau stakeholders dalam suatu proyek akan meningkatkan kolaborasi bisnis Anda. 

Melalui manajemen proyek yang baik, setiap tim dalam bisnis akan lebih mudah berkomunikasi dan berkolaborasi untuk mewujudkan tujuan utamanya. 

Dengan proyek yang selesai tepat waktu dan hasil yang baik, hal ini juga akan meningkatkan kepuasan pengguna atau pelanggan Anda.

Tahapan-tahapan Manajemen Proyek

Ada lima fase atau tahapan dalam manajemen proyek yang harus Anda pahami, yaitu:

1. Permulaan atau initiating 

Pada proses awal atau proses inisiasi, akan ada banyak hal yang harus ditetapkan. 

Hal-hal yang ditetapkan di awal tentu yang sifatnya krusial seperti tujuan, ruang lingkup, manajer, risiko, anggaran, serta penjadwalan. 

Jika aspek di atas sudah dipenuhi seharusnya proyek bisa berjalan dengan lancar. 

2. Perencanaan atau planning

Saat semua hal krusial sudah ditetapkan, maka selanjutnya manajer dari proyek yang telah ditentukan membuat perencanaan keseluruhan proyek dengan lebih detail.

Perencanaan ini termasuk berapa sumber daya manusia yang akan dibutuhkan, sumber daya lainnya, perencanaan anggaran, pemberian tugas serta rencana pelaksanaan. 

Pada tahap ini, semua pihak terlibat juga harus dipertimbangkan karena akan dilakukan kolaborasi dalam pelaksanaannya. 

3. Pelaksanaan atau executing

Setelah rencana disetujui, maka selanjutnya dilakukan pelaksanaan proyek yang diawasi oleh seorang manajer proyek. 

Pelaksanaan ini dilakukan dengan memastikan proyek berjalan dengan jadwal yang seharusnya, anggaran yang sesuai, sekaligus mengidentifikasi hambatan dan risiko yang akan muncul.

4. Peninjauan atau monitoring

Pengawasan dalam pelaksanaan proyek juga termasuk melaporkan kemajuan pengerjaan proyek pada manajer. 

Bukan hanya itu, pengawasan juga dilakukan agar semua pekerjaan sesuai dengan ketetapan awal dari segi waktu, biaya, dan tujuan. 

Jika diperlukan, bisa dilakukan evaluasi pada tahap ini untuk memastikan kelancaran proyek.

5. Penutupan atau closing 

Setelah semua kegiatan dilakukan dan disetujui oleh pihak-pihak terlibat, proyek bisa dinyatakan telah selesai. 

Maka tahapan selanjutnya adalah penutupan atau closing di mana manajer yang bertanggung jawab telah menyelesaikan tugasnya dan membuat laporan proyek. 

Sama halnya dengan proyek, penting untuk memiliki strategi manajemen brand yang baik agar konsumen yakin terhadap bisnis Anda. 

Saat ini, ada berbagai upaya yang bisa Anda lakukan. Nah, agar tidak bingung mulai dari mana, Anda bisa mengikuti kelas The Real Project Management dari prasmul-eli. 

Dengan pengajar profesional yang berpengalaman di bidangnya, Anda bisa mendalami manajemen brand yang baik untuk diterapkan dalam bisnis. 
Daftar sekarang!