Cara Membuat Timeline Kerja yang Efektif

Untuk kesuksesan suatu proyek dibutuhkan rencana dan timeline kerja yang efektif. Timeline ini dibuat untuk memudahkan project manager dan anggota tim untuk mengetahui tugas, tanggung jawab, hasil akhir, dan tujuan yang ingin dicapai. 

Sebuah timeline juga dapat membantu memastikan bahwa semua anggota tim bekerja untuk tujuan yang jelas dan umum. Jika Anda merasa memiliki satu atau banyak tugas yang perlu dikerjakan, sudah waktunya untuk membuat timeline kerja. 

Timeline proyek sebagai acuan sebuah proyek

Ketika membuat proyek Anda membutuhkan acuan yang dapat membantu melihat dan menjalankan pekerjaan. Di sinilah timeline kerja menjadi jawabannya. Timeline adalah visual titik acuan bagi Anda dan tim untuk tetap terorganisir saat mengerjakan inisiatif jangka panjang. Agar timeline kerja yang Anda buat efektif, perhatikanlah beberapa cara berikut:

1. Buat ringkasan proyek

Ringkasan proyek adalah roadmap yang bertujuan untuk menyelaraskan semua pihak yang terlibat. Sebelum membagikan tugas kepada anggota tim, Anda harus mengetahui cakupan proyek. Tujuannya untuk mengetahui lama pekerjaan, jumlah orang yang diperlukan untuk melakukan satu tugas, dan timeline yang akan dibuat. Setiap orang harus mendapatkan pemahaman yang jelas tentang kebijakan, tanggung jawab, dan visi proyek secara keseluruhan. Oleh karena itu, buat ringkasan proyek yang jelas dan mudah dimengerti.

2. Tentukan deadline proyek yang masuk akal

Pepatah mengatakan bahwa lebih cepat lebih baik. Namun, tidak selamanya pepatah tersebut benar. Terutama jika Anda harus menyelesaikan pekerjaan dan proyek yang kompleks. Dalam jangka panjang, deadline yang tidak realistis malah merugikan Anda, tim, dan kesuksesan proyek pun terancam. 

Oleh karena itu, tentukan deadline proyek yang realistis. Untuk mencapai hasil yang Anda inginkan mulailah membuat daftar tugas utama yang perlu dilakukan oleh tim Anda dan segala ekspektasi. Ini dilakukan agar proyek berjalan sesuai dengan rencana. Komunikasikan kebutuhan Anda dengan seluruh stakeholders yang terlibat agar memiliki pemahaman dan tujuan yang sama.

3. Buat milestone

Katakanlah tim Anda akan melakukan marketing campaign untuk produk terbaru perusahaan. Untuk proyek ini, Anda membutuhkan anggaran, desain campaign, pesan yang ingin disampaikan, taktik, tampilan website, dan follow-up. Review dan buat daftar tahapan yang perlu dilakukan untuk mencapai milestone. 

Untuk memenuhi target marketing, Anda mungkin membutuhkan informasi perilisian campaign lewat email kepada target audiens. Gunakan iklan berbayar di media sosial, danlakukan virtual event untuk memperlihatkan produk. Saat menjabarkan tahapan-tahapan dan yang dibutuhkan, Anda akan melihat hal-hal yang perlu diutamakan dan pembagian tugas bagi masing-masing orang.

4. Tentukan deadline tugas

Setelah menentukan deadline proyek, Anda harus menentukan deadline tugas-tugas yang lebih kecil. Perkirakan berapa lama setiap tugas dapat diselesaikan dan sisihkan waktu tambahan untuk tantangan dan hambatan tugas. 

Misalnya, Anda membuat campaign marketing. Jika milestone Anda adalah elemen desain campaign, pekerjaan Anda akan meliputi mencari tagline dari departemen lain (durasi dua minggu), membandingkan tagline dan produk brand (satu minggu), memilih vendor (satu minggu), dan bekerja dengan tim desain untuk hasil akhir (dua minggu). Berdasarkan proyeksi ini, Anda kemudian dapat membuat timeline kerja dengan tanggal.

5. Berikan pekerjaan kepada tim

Tidak ada pekerjaan yang dapat diselesaikan sendiri. Maka daripada itu, untuk mencapai tujuan proyek, bekerjasamalah dengan tim. Ketika membuat timeline kerja, atur tugas yang sesuai dengan masing-masing anggota tim dan diskusikan harapan yang ingin Anda capai. 

Buat struktur organisasi proyek, sehingga  seluruh anggota tahu harus memberikan laporan dan tugas kepada siapa. Sebagai pengingat buat juga agenda yang memuat jadwal meetings, tugas, dan akuntabilitas. Dengan adanya agenda seperti itu, maka timeline akan lebih jelas dan terorganisir.

6. Gunakan software untuk melihat perkembangan proyek

Gunakanlah software untuk melihat alur dan perkembangan pekerjaan. Tulis deskripsi proyek dan tugas masing-masing anggota dengan jelas. Ini dilakukan agar membuat anggota tim termotivasi untuk memenuhi target dan tidak melebihi deadline. Ketika tugas sudah selesai, pastikan bahwa setiap anggota yang terlibat dalam proyek memberitahu manager project atau orang yang memegang software bahwa tugas sudah selesai.

7. Check-in proyek secara reguler

Lakukan check-in meeting bersama tim mengenai proyek secara reguler. Tanyakan perkembangan proyek kepada masing-masing anggota. Diskusikan pula hambatan dan tantangan yang dihadapi tim dalam menjalankan proyek dan cari penyelesaian masalahnya. 

Komunikasi secara reguler dengan tim akan memastikan bahwa semua orang memiliki tujuan yang sama dalam proyek. Dengan begitu, kerja sama akan lebih efektif, dan proyek berjalan sesuai rencana.

Baik Anda seorang project manager yang berpengalaman ataupun pekerja baru, membuat timeline kerja sangatlah penting. Saat seseorang menjadi pribadi yang memiliki rencana dan terorganisir, hal ini akan memudahkan Anda untuk membawa kesuksesan pada pekerjaan.