Cara Mengelola Project Budget dengan Efektif

Di balik sebuah kesuksesan sebuah proyek, terdapat pengelolaan budget yang efektif. Budget yang benar harus mencakup semuanya, mulai dari tenaga kerja, material, dan biaya operasional semua aktivitas yang akan dilakukan selama proyek berjalan.

Namun, proses mengelola budget bisa jadi merepotkan. Terutama jika Anda harus mengumpulkan semua data, melihat sumber daya, dan melakukan pemeriksaan ulang. Waktu yang Anda butuhkan cukup lama, sehingga akan memakan waktu, tenaga, dan pikiran. Untuk itu, kelola budget proyek Anda dari awal.

Cara Mengelola Budget Proyek

Semakin Anda menjadikan budget sebagai prioritas, semakin baik proyek dalam jangka panjang. Karena tidak hanya memiliki perkiraan keuangan yang lebih jelas, Anda juga dapat melihat cara-cara yang berhasil dilakukan.

Jika dikelola dengan benar, budget dapat menyelesaikan proyek dari awal hingga akhir.  Karena dengan pengelolaan yang baik Anda dapat membuat budget proyek yang efektif. Untuk membantu menyusun budget proyek, berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan.

1. Review data

Melihat kembali data yang Anda miliki akan memberikan gambaran kasar tentang budget. Jika sebelumnya Anda memiliki budget proyek lihat kembali datanya. Perhatikan budget yang berjalan dengan baik dan tidak. Tidak hanya itu, melihat kembali data juga akan memberi Anda gambaran kasar untuk memulai budgeting.

Proses ini dapat menjadi mimpi buruk bagi Anda. Karena mengumpulkan semua data, mempelajarinya, dan memperbarui dapat menghabiskan waktu. Untuk mengatasinya, Anda dapat menggunakan software untuk membantu manajemen proyek. 

Carilah software yang dapat membantu Anda untuk mengelola dan melacak budget. Tidak hanya meminimalisasi waktu, penggunaan software juga akan menghindarkan Anda dari human error. Setelah mempelajari data, tetapkan key performance indicators (KPI) yang membantu Anda memahami banyaknya biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan budget sebenarnya.

2. Buat timeline proyek

Sebelum mulai membuat budget, ada baiknya Anda membuat timeline proyek. Ini dilakukan untuk membantu melihat progres yang Anda buat dalam proyek. Tidak hanya itu, dengan timeline Anda dapat mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Oleh karena itu, tetapkan tanggal awal dan akhir proyek setiap kegiatan. Jika terdapat perubahan, berikan update, sehingga seluruh tim tahu. Setelah mengetahui timeline proyek, Anda dapat mulai menyatukan budget dan memasukkan daftar semua sumber daya yang diperlukan.

Pertimbangkan biaya staf, biaya peralatan dan operasional, biaya marketing, dan training. Setelah menentukan ini, Anda dapat mulai menghitung perkiraan semua biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

3. Awasi kinerja tim proyek

Mengawasi kinerja tim saat mengelola dan menjaga budget proyek sangatlah penting. Oleh karena itu, lihat dan pelajari kembali budget proyek sebelumnya. Pahami kelemahan dan kekuatan tim Anda. Jika beberapa tim memaksakan budget-nya, Anda perlu mengkaji ulang budget yang sudah dibuat.

Tidak hanya itu, ketika timeline sudah ditentukan, Anda perlu mengawasi tim. Jika sampai ada kesalahan atau waktu kerja yang melebihi timeline, budget akan berubah. Misalnya, salah satu proyek memakan waktu lebih lama dari yang ditentukan karena kekurangan staf.

Tanpa adanya pengawasan yang tepat, Anda tidak akan mengetahui atau menyelamatkannya pun mungkin sudah terlambat. Akhirnya, Anda harus untuk mengeluarkan sumber daya tambahan yang mengakibatkan membengkaknya budget. Oleh karena itu, terus awasi kinerja tim untuk mencegah tambahan budget dari tenaga kerja yang lebih banyak.

4. Minta persetujuan dari tim proyek

Dalam budget proyek biasakan untuk menyediakan sedikit ruang gerak. Karena dalam kerjanya, Anda mungkin menemukan beberapa perubahan. Ruang ekstra di sini akan memudahkan Anda mengatasi masalah ini lebih awal.

Terakhir sebelum mengajukan budget, pastikan bahwa semua orang di tim telah menyetujui angka akhir. Setiap orang, termasuk para eksekutif dan stakeholders harus mengetahui budget. Pastikan pula bahwa mereka memiliki pemahaman yang sama. Dengan ini diharapkan tidak ada miskomunikasi, dan membantu menyelesaikan masalah lebih awal. 

Perlu diingat bahwa ketika membuat budget terdapat faktor dan sumber daya tertentu yang mungkin berubah. Namun, Anda tidak perlu khawatir. Karena dengan mengelola budget proyek Anda dapat terus melacak dan mengetahui perubahan-perubahan tersebut, sehingga dapat bersikap gesit untuk memperbarui.