Cara Meningkatkan Kolaborasi Lintas Tim untuk Komunikasi yang Efektif

Dalam meningkatkan kolaborasi lintas tim, sebuah perusahaan seringkali kesulitan untuk mengkomunikasikan pemikiran atau pendapat. Hal ini dapat dipicu oleh perusahaan yang tidak memiliki pendekatan sistematik. Kurangnya akuntabilitas dan tujuan yang kurang spesifik akan merugikan bagi sebuah tim.

Kolaborasi lintas tim mendorong peningkatan berkelanjutan perusahaan. Namun, membangun kepercayaan di dalam sebuah tim juga bukan hal yang mudah. Saat Anda masuk dalam tim yang berkolaborasi dengan berbagai departemen, komunikasi akan menjadi suatu tantangan.

Cara Meningkatkan Kolaborasi Lintas Tim

Kolaborasi lintas tim membutuhkan kepercayaan yang besar. Melalui kerja sama ini, karyawan dapat memanfaatkan basis pengetahuan kolektif organisasi dan mendapatkan keuntungan untuk keahlian dan kemampuan yang jauh lebih besar. 

Hal ini dapat menghindari pekerjaan yang tumpang tindih, mempercepat pemecahan masalah, dan memicu inovasi. Untuk memberi Anda gambaran tentang meningkatkan kolaborasi lintas tim di perusahaan, berikut beberapa cara untuk membangun lingkungan kerja yang kolaboratif:

1. Bangun budaya kolaborasi

Kolaborasi lintas tim hanya akan mungkin terjadi jika Anda menjadikannya sebagai suatu kebiasaan. Oleh karena itu, ajak anggota tim Anda untuk sama-sama bekerja secara lintas tim. Terapkan budaya saling menghargai, sehingga tim akan saling segan dan menghormati.

2. Penggabungan teknologi

Untuk menyelesaikan pekerjaan, tim yang berbeda sering menggunakan berbagai alat yang berbeda. Ini dapat dengan mudah menghambat kolaborasi lintas tim. Oleh karena itu, dengan menggabungkan alat dan membuat semua orang menggunakan teknologi yang sama, Anda akan meningkatkan komunikasi serta menyederhanakan logistik dan sumber daya.

3. Pilih anggota tim yang tepat

Perusahaan yang maju telah belajar bahwa menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat dapat melakukan pekerjaan dan menghasilkan peluang-peluang positif. Kolaborasi lintas tim akan berjalan maksimal ketika anggota tim memiliki keahlian yang saling melengkapi dan diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini adalah alasan banyak tim yang lebih memilih membangun anggota tim terlebih dahulu, ketimbang ide. Karena tidak hanya membuat proyek yang baik, tim juga dapat menghancurkan pekerjaan yang sudah dibangun.

4. Sediakan ruang terbuka

Kolaborasi lintas tim dapat terjadi secara spontan. Namun, hal ini akan lebih mudah jika Anda bekerja di ruangan terbuka. Karena ini banyak perusahaan yang menerapkan kantor open space, sehingga diharapkan para karyawan dapat melakukan kolaborasi.

Namun, tidak dapat dipungkiri open space juga dapat menyulitkan karyawan untuk tetap fokus. Untuk mengatasinya carilah keseimbangan yang sesuai dengan kolaborasi dan daya fokus karyawan. Pastikan desain kantor Anda dapat berfungsi untuk bekerja sendiri maupun lintas tim.

5. Batasi meeting

Ketika bekerja sama dengan lintas tim, dibutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk menyamakan jadwal meeting. Selain itu, meeting juga memakan waktu untuk mengerjakan tugas pribadi mereka sendiri. Oleh karena itu, ada baiknya Anda untuk membatasi jumlah meeting dan pastikan ada agenda dan metode yang jelas agar meeting dapat didokumentasikan, sehingga tugas tidak terlupakan.

6. Tentukan tujuan

Untuk mengelola proyek dibutuhkan kepemimpinan yang kuat, sehingga Anda harus tahu arah yang dituju oleh tim. Oleh karena itu, fokus yang jelas sangat penting saat meningkatkan kolaborasi yang sukses di tempat kerja.

Ketika memulai proyek, mulailah dengan mengidentifikasi tantangan bersama yang dihadapi perusahaan dan kumpulkan solusi yang diberikan anggota tim. Setelah semua anggota mengakui masalah yang perlu diselesaikan, tetapkan tujuan dan cara yang akan dilakukan untuk mewujudkannya.

7. Ukur dampaknya

Mengukur hasil kerja setiap tim dapat membantu memahami ROI seluruh bisnis Anda dan meningkatkan transparansi dalam organisasi. Ini juga dilakukan agar anggota tim mengetahui hasil pekerjaan mereka. Hasil tersebut akan memperlihatkan kontribusi karyawan terhadap kesuksesan tim dan perusahaan. Nantinya, hal ini akan memberikan karyawan motivasi dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik dalam tim.

8. Bangun kreativitas

Jadikan kreativitas sebagai titik fokus budaya perusahaan Anda. Caranya, doronglah karyawan untuk mengembangkan ide, terutama dalam lingkungan lintas tim. Dengan melibatkan seluruh anggota tim siapkan sesi tukar pendapat secara berkala.

9. Identifikasi masalah

Bekerja secara lintas tim memungkinkan munculnya masalah yang lebih besar ketimbang tim sendiri. Oleh karena itu, sangat penting untuk Anda mengidentifikasi masalah sejak awal. Dengan cara ini, Anda akan membuat masalah lebih mudah untuk dipecahkan. Artinya, Anda akan menghemat waktu, uang, dan sumber daya.

10. Uji berbagai hal

Setiap tim dan organisasi berbeda. Oleh karena itu, yang berhasil untuk tim lain mungkin tidak berhasil untuk tim Anda. Namun, jangan takut untuk mencoba strategi baru. Tidak dalam jangka panjang, setidaknya perubahan positif akan terasa dalam jangka pendek. Terutama jika idenya datang dari dalam.

Membangun kolaborasi lintas tim membutuhkan waktu dan usaha. Namun, kolaborasi tersebut Anda akan mendapatkan banyak manfaat. Tim yang memprioritaskan kolaborasi lintas tim akan membuka jalan bagi integrasi sistem dan proses yang lebih lancar.