Mengenal Kondisi Proyek yang Macet dan Cara Mengatasinya

Sebuah organisasi atau perusahaan tetap memiliki potensi kegagalan saat mengeksekusi proyek. Terlepas dari adanya perencanaan sebelum proyek dimulai, proyek macet (project crashing) bisa terjadi karena berbagai faktor seperti pendanaan atau perubahan prioritas.

Berjalannya sebuah proyek tetap menjadi tanggung jawab yang harus diselesaikan. Karena itulah, ada tahap-tahap yang perlu diperhatikan meski hanya untuk mengakhiri proyek. Jika tidak dilakukan dengan baik, manajer dapat kesulitan mengatur sumber daya.

Apa yang Dimaksud Proyek Macet?

Proyek macet adalah situasi terkendala yang dialami oleh sebuah organisasi dan menyebabkan perubahan signifikan. Dalam situasi tersebut, dibutuhkan perencanaan untuk mempersingkat waktu penyelesaian proyek secara signifikan.

Dalam kondisi proyek yang macet, sumber daya yang dibutuhkan mungkin berbeda. Namun, besar kemungkinan adanya penambahan orang dan mengakibatkan peningkatan biaya. Alih-alih melakukannya, implementasi project crashing hanya dilakukan saat mendesak.

Seorang manajer proyek biasanya ditugaskan untuk dapat mencapai hasil atau semua tujuan yang diharapkan pada awal proyek dalam waktu yang lebih cepat. Ide utama yang perlu dipenuhi dalam sebuah proyek macet bukan untuk mengurangi ruang lingkupnya.

Cara Melakukan Manajemen Strategi dalam Proyek Macet

Pada dasarnya, strategi yang perlu dilakukan saat proyek macet adalah mempercepat penyelesaiannya. Artinya, ada beberapa langkah besar yang harus diubah dengan tetap memastikan integritas proyek terjaga dengan baik.

1. Menentukan Jalur Esensial

Setiap proyek memiliki triple constraint yang perlu dipenuhi yaitu ruang lingkup, biaya, dan waktu. Proses awal yang harus dilakukan seorang manajer dalam proyek yang macet adalah pemeriksaan ruang lingkup. Hal ini mengacu pada identifikasi komponen atau tugas-tugas untuk menyelesaikan proyek.

Setelah mengetahui ruang lingkup yang jelas dalam identifikasi tugas, manajer harus dapat mempercepat waktu penyelesaian. Hal ini dikenal sebagai critical path method (CPM) yang dapat digunakan untuk memetakan arahan yang baru seperti tambahan anggota tim.

2. Menentukan Tugas yang Dapat Dipersingkat

Mengakhiri proyek tidak selalu berhubungan dengan alokasi sumber daya yang lebih banyak. Dalam beberapa kondisi, bisa saja ada tugas yang dikurangi agar waktu penyelesaian tugas menjadi lebih singkat.

Sebagai contohnya, saat seorang manajer IT diberi tanggung jawab untuk memperbarui software untuk 25 komputer karyawan. Melalui identifikasi, ada lima komputer yang tidak begitu memerlukan update untuk kebutuhan kerjanya. Jadi, eksekusi proyek bisa diubah dengan hanya melakukan software update pada 20 komputer karyawan saja.

3. Perhitungkan Peluang Pembiayaan

Seorang manajer juga harus memeriksa pengurangan waktu yang dapat dicapai saat menerapkan strategi baru dibandingkan dengan efek negatif proyek yang melampaui deadline. Hal inilah yang dapat memengaruhi pembiayaan jika dibutuhkan lebih banyak sumber daya.

4. Pilih Pendekatan yang Paling Murah

Saat menentukan strategi untuk mengatasi proyek yang macet, mungkin ada lebih dari satu alternatif jalan keluar. Dalam hal ini, seorang manajer juga perlu memilih pendekatan yang paling murah agar proyek selesai tepat waktu.

Misalnya, dalam contoh kasus serupa yang disebutkan di atas, manajer IT ingin menambah percepatan proyek dengan tambahan tenaga kerja. Jika ditambahkan dua orang tenaga kerja profesional dapat mempercepat proyek selama dua hari, tetapi tambahan lima orang bisa mempercepat proyek selama empat hari. Dalam kondisi ini, dengan jumlah jam kerja yang sama akan lebih baik menambah sumber daya agar proyek selesai lebih cepat.

5. Perbarui Anggaran dan Jadwal yang Sesuai

Dengan semua keputusan yang dibuat, manajer harus memperbarui anggaran dan timeline untuk mencerminkan alokasi sumber daya baru. Informasikan perubahan tersebut juga harus disampaikan kepada pemangku kepentingan (stakeholders).

Manajer mungkin memerlukan otorisasi dari stakeholders untuk menyetujui penambahan sumber daya manusia atau pembiayaan yang baru. Dalam hal ini, para proyek manajer harus dapat menjelaskan dengan jelas manfaat dari pengajuan alternatif tersebut.

Contohnya, manajer menentukan susunan anggaran dan timeline baru yang menjabarkan waktu dan sumber daya apa saja yang dibutuhkan, serta penghematan efisiensi apa yang akan diwujudkan perusahaan. Para stakeholder akan memberikan persetujuan dengan cepat jika dapat melihat melihat penghematan tersebut sesuai ekspektasi.

Pengambilan keputusan dalam proyek macet atau dapat dikatakan sebagai proyek gagal merupakan kondisi yang tentatif. Ada beberapa kondisi yang memungkinkan penyelesaian sesuai rencana. Namu, agar tujuan akhir proyek tetap tercapai seorang manajer tetap harus mampu menentukan strategi saat sebuah proyek dinyatakan macet atau gagal.