Cara Menyampaikan Promosi Karyawan di Kantor

Promosi adalah jenis penghargaan yang dapat diberikan perusahaan kepada karyawan yang bekerja melebihi ekspektasi. Karena ini menjadi bukti bahwa karyawan dihargai dan bukti bahwa mereka telah melakukan pekerjaan yang baik. Tidak hanya itu, promosi juga menunjukan bahwa perusahaan mau berinvestasi pada karyawan. 

Promosi juga disertai dengan tanggung jawab dan tantangan baru. Ini membantu karyawan tumbuh dan mengembangkan keterampilan mereka. Lingkungan kerja yang baik ini akan membuat karyawan merasa lebih senang. Dalam jangka panjang, promosi akan menekan angka turnover di perusahaan. Saat karyawan merasa nyaman dengan pekerjaan dan perusahaan, mereka akan lebih mungkin menjadi produktif dan bertahan.

Waktu yang tepat melakukan promosi

Setiap manajer perlu membaca waktu yang tepat untuk seorang karyawan mendapatkan promosi. Di sini Anda harus membaca kondisi dan melihat masa depan bila karyawan menempati posisi yang baru. Jika Anda sudah tahu waktu yang tepat untuk melakukan promosi, perhatikanlah cara-cara yang perlu Anda lakukan untuk menyampaikannya:

1. Hubungi karyawan yang bersangkutan

Terlepas dari besar atau kecilnya perusahaan Anda, penting untuk berbicara dengan karyawan yang bersangkutan terlebih dahulu. Oleh karena itu, jadwalkan meeting pribadi dengan karyawan. Ucapkan selamat, dan beritahu alasan karyawan mendapatkan promosi. Agar lebih jelas Anda dapat memberikan metrik kinerja karyawan. Detail ini akan membuktikan kerja keras dan alasan karyawan meraih kesuksesan.

Untuk posisi terbarunya, berikan gambaran umum tentang peran baru mereka, termasuk tanggung jawab baru, tunjangan, dan gaji. Terakhir, diskusikan waktu yang baik untuk perpindahan. Berikan karyawan waktu untuk memproses berita promosi ini. Hubungi kembali karyawan setelah beberapa hari pertemuan ini.

2. Pilih metode penyampaian

Ada banyak cara yang dapat Anda lakukan untuk menyampaikan promosi. Diantaranya adalah lewat email, memo, website perusahaan, atau secara verbal. Sebelum Anda memilih cara yang digunakan, Anda harus mengetahui kelebihan dan kekurangan masing-masing metode.

Jika Anda bekerja di perusahaan makro, dan promosi ini perlu diketahui lintas departemen, Anda dapat memilih mengirimkan email, tetapi perhatikan penyampaiannya. Email yang hanya berisikan teks bisa menjadi sangat membosankan. Banyak orang yang hanya membaca sepintas, sehingga tidak memperhatikan dengan seksama. Agar lebih menarik Anda dapat membuat grafis atau memilih font yang eye catching.

Khusus untuk memo hanya diperuntungkan perusahaan yang memiliki website pribadi. Pengumuman ini dapat disampaikan lewat newsletter atau portal. Namun, sebaliknya. Jika Anda bekerja di perusahaan mikro, memberitahu karyawan secara verbal menjadi cara yang paling baik. Anda dapat mengumumkannya ketika meeting mingguan atau bulanan.

3. Jelaskan tanggung jawab baru

Setelah menjelaskan alasan mendapatkan promosi dan mengucapkan terima kasih, Anda harus menjelaskan tanggung jawab terbaru karyawan. Jelaskan kegiatan, tugas, dan departemen yang akan berurusan dengannya. Anda juga dapat memberitahu proyek-proyek yang akan datang, tugas spesifik yang akan ditangani di proyek tersebut, dan informasi lain yang dianggap perlu.

4. Tawari bantuan

Karyawan yang baru mendapatkan promosi mungkin memiliki kualifikasi yang sangat baik dibandingkan yang lain. Namun, Anda tidak boleh lupa. Ketika karyawan pindah ke posisi baru, akan selalu ada tantangan atau kejadian yang tidak pernah mereka pikirkan sebelumnya. Sarankan karyawan untuk mengikuti training yang diperlukan atau sediakan bahan bacaan terkait untuk posisi baru. Selama periode penyesuaian Anda dapat menawarkan bantuan. Ini juga menjadi isyarat dukungan dan ucapan selamat datang.

5. Hubungi departemen yang terpengaruh

Selain karyawan yang bersangkutan, Anda juga harus menghubungi dan mengunjungi departemen yang akan terpengaruh oleh promosi ini. Jika promosi ini menjadikan karyawan seorang manajer departemen baru, perkenalkan kepada staf dan jelaskan alasan Anda memilih karyawan yang bersangkutan untuk posisi tersebut. 

6. Perkenalkan karyawan

Terakhir, perkenalkan karyawan. Sebutkan nama lengkapnya, jabatannya sebelumnya, dan jabatannya saat ini. Ketika memperkenalkan karyawan, ada baiknya Anda menggunakan kata-kata, seperti “senang”, “bangga”, dan “hormat”. Penggunaan kata-kata yang sopan dan positif tersebut dapat menunjukan bahwa Anda menghargai kerja keras karyawan tersebut selama ini.

Menangani promosi karyawan adalah salah satu tanggung jawab manajer. Oleh karena itu, Anda harus dapat menyampaikan promosi ini dengan jelas, sehingga karyawan paham dengan posisi dan tanggung jawab terbarunya. Diharapkan setelah menerima promosi ini, karyawan dapat menjadi lebih termotivasi untuk menambah wawasan dan pengalaman, sehingga siap memberikan kinerja yang lebih baik lagi.