Etika Customer Service yang Penting untuk Pelayanan Bisnis Terbaik

Mengelola etika customer service merupakan salah satu keunggulan yang perlu dimiliki oleh sebuah bisnis. Produk yang dibangun berdasarkan prinsip-prinsip customer service yang terintegrasi akan memiliki keunggulan di mata pelanggan dibandingkan dengan kompetitor.

Untuk menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka waktu panjang, penting untuk memberdayakan tim customer service Anda. Pemberdayaan tim customer service dilakukan dengan melalui pembekalan product knowledge dan etika yang dapat merepresentasikan value perusahaan.

Apa yang Dimaksud Etika Customer Service?

Etika layanan pelanggan merupakan prinsip dasar yang diberikan oleh pelaku bisnis pada representasi customer service. Peran customer service memastikan pelanggan untuk menerima layanan terbaik yang layak didapatkan. Agen customer service harus mampu membangun citra profesional dengan etika yang baik sebagai representasi bisnis.

Karena itulah, melatih karyawan dengan cara menyampaikan prinsip-prinsip utama dalam beretika merupakan strategi bisnis yang krusial. Layanan pelanggan yang berkualitas harus menjadi strategi terbaik saat membangun omnichannel bisnis. Tanamkan etika terbaik tentang cara berkomunikasi agar tercipta relasi yang kuat dari brand pada pelanggan.

Etika Customer Service yang Penting untuk Memberi Pelayanan Terbaik

Selama berinteraksi dengan pelanggan, sangat penting untuk memahami etika yang baik sebagai seorang customer service. Berikut inilah beberapa kunci dari kesuksesan customer service melayani pelanggan dengan etika pelayanan terbaiknya.

1. Transparan mengenai informasi produk

Pelanggan ingin mengetahui hal-hal yang jujur mengenai brand. Bisnis yang baik harus mampu mengadaptasi perspektif yang ingin didengar atau diketahui oleh pelanggan. Salah satunya dengan cara melihat area masalah yang paling umum terjadi atau dialami oleh pelanggan.

Berikan informasi yang sama dan akurat terkait produk dan layanan pada semua pelanggan. Hal ini dapat menghindari kebingungan di masa mendatang, terutama di antara pelanggan. Jangan menjanjikan sesuatu yang belum pasti dan jaga ekspektasi pelanggan agar tidak merusak kepercayaan dan loyalitas mereka.

2. Memberikan layanan proaktif

Sebelum pelanggan datang dengan keluhan terkait produk, tawarkan bantuan terlebih dahulu oleh tim customer service. Dengan cara ini, Anda akan mengetahui pelanggan yang sudah puas dan merasa senang dengan produk sehingga dapat menawarkan prospek produk lainnya.

Pelanggan lebih memilih beberapa channel website, media sosial, atau WhatsApp untuk tetap terhubung dengan Anda. Tawarkan dukungan omnichannel untuk melibatkan mereka di channel pilihan mereka untuk memberikan update produk atau layanan pelanggan lainnya secara konsisten.

3. Dengarkan pelanggan dengan baik

Buatlah pelanggan merasa nyaman dan dihargai dengan memahami kebijakan dan prosedur yang relevan. Selalu dengarkan mereka karena sejumlah besar keluhan pelanggan hanya tentang fakta bahwa tidak ada yang benar-benar “mendengarkan” mereka.

Mendengarkan secara aktif adalah salah satu cara terbaik untuk melayani pelanggan. Anda sebaiknya tidak menyela mereka di antara keluhan yang disampaikan. Hal ini juga akan membantu untuk mengidentifikasi masalah dan memberikan solusi yang relevan.

Mendengarkan pelanggan dengan penuh perhatian membantu untuk mengetahui apa yang sebenarnya diinginkan pelanggan. Anda juga akan mampu mengidentifikasi pendapat dan feedback dari mereka sehingga dapat ditindaklanjuti ke tim terkait di seluruh platform bisnis.

4. Sampaikan rasa terima kasih

Prinsip penting dari etika customer service adalah menunjukkan perilaku yang baik. Tim support harus terlatih dengan baik untuk menyampaikan rasa terima kasih. Kebaikan dan rasa terima kasih kepada pelanggan adalah cara pasti untuk melibatkan mereka dalam jangka panjang.

Percaya atau tidak, ucapan terima kasih yang tulus sangat bermanfaat. Etika seperti ini dapat membangun budaya perusahaan layanan pelanggan berkualitas tinggi dan berkomitmen untuk memberikan layanan yang unggul baik melalui telepon atau tatap muka.

5. Update informasi terbaru pada pelanggan

Etika yang tidak boleh dilewatkan sebagai salah satu golden rule adalah terus memberi update pada pelanggan tentang produk, rencana, dan kebijakan terbaru. Penting untuk melatih hal ini pada tim customer service dan berikan kerangka waktu dari brand kepada pelanggan.

Saat menyelesaikan masalah mereka dalam jangka waktu tertentu, saat itu pula Anda mendapatkan pelanggan setia. Misalnya setelah pelanggan memesan sesuatu dan tidak menerimanya pada tanggal pengiriman, dia akan menelepon Anda untuk mengetahui alasan pastinya. Anda dapat memberikan alasan yang tulus, meminta maaf atas keterlambatan, dan yang terpenting memastikan tanggal pengiriman.

Etika profesional yang bisa direpresentasikan sebagai perilaku customer service yang baik hanya bisa dilakukan jika Anda terus melatihnya. Lakukan evaluasi terhadap kinerja tim dan berikan apresiasi terhadap customer service setelah menangani keluhan para pelanggan. 

Makin sering mendapatkan pelatihan dan pengenalan terkait informasi produk, tim customer service akan percaya diri untuk menangani keluhan pelanggan. Hanya dengan cara inilah, pelanggan akan merasa dihargai dan bersikap loyal pada suatu produk karena kepuasan pelayanan selama mendapatkan pengalaman berbelanja.