Persiapan Perusahaan yang Ingin Mengadaptasi Work From Home

Pandemi COVID-19 membuat banyak orang lebih membatasi pergerakan demi meminimalisasi penyebaran virus. Hal ini sangat berpengaruh terhadap kegiatan sehari-hari semua orang, termasuk kegiatan untuk berangkat kerja ke kantor. 

Setelah mengadaptasi skema kerja working from home (WFH), beberapa perusahaan masih menerapkan kebijakan ini meski peraturan pemerintah terkait hal ini sudah mulai ada pelonggaran. WFH sesungguhnya banyak memberikan keuntungan bagi perusahaan, terutama penghematan biaya.

Biaya sewa/beli lahan, biaya listrik dan perawatan, dan lainnya bisa dikurangi dari segi operasional. Dari sisi karyawan, WFH memudahkan mereka karena dapat menghemat waktu dan tenaga karena tidak perlu melakukan perjalan dari rumah ke kantor.

Namun, remote working atau WFH memang tidak semudah kelihatannya. Mengelola tim dari jarak jauh membutuhkan perencanaan cermat dan strategi yang baik. Hal ini memiliki banyak tantangan sehingga ada beberapa persiapan bagi perusahaan yang ingin mengadaptasi WFH di antaranya sebagai berikut:

1. Adanya Kebijakan Jarak Jauh

Mengelola tim secara jarak jauh dapat menjadi kesulitan tersendiri. Dengan anggota tim yang tidak berada dalam suatu tempat yang sama dengan Anda, tidak mudah untuk memeriksa progres kerja mereka secara langsung.

Satu-satunya hal yang akan membuat progres pekerjaan tim Anda dapat berjalan dengan lancar adalah dengan adanya kebijakan atau peraturan kerja jarak jauh. Hal ini dapat ditunjukkan dengan peran serta tanggung jawab masing-masing karyawan didefinisikan dengan jelas. 

Dengan kebijakan ini, Anda perlu menetapkan beberapa standar yang harus diikuti oleh setiap karyawan untuk mengirimkan progres atau hasil kerja. Tentukan tolok ukur saat pekerjaan terkirim atau terkumpul pada waktu yang sesuai dengan perencanaan Anda.

2. Komunikasi Sederhana

Saat bekerja secara online, pastikan bahwa Anda dan tim beserta kolega tetap menjaga komunikasi. Anda harus dapat memilih saluran komunikasi yang mudah digunakan untuk berdiskusi. Temukan tools dengan fitur yang bisa dimanfaatkan untuk melibatkan semua orang di dalamnya.

Di masa sekarang, sudah terdapat beberapa pilihan saluran komunikasi yang tersedia bagi kelancaran WFH perusahaan Anda. Anda bisa menggunakan Slack, Zoom, Microsoft Teams, Trello, dan masih banyak lagi pilihan aplikasi kolaborasi lainnya.

3. Adanya Satu Meeting sebagai Rutinitas Harian

Memiliki status available dan menyusun kebijakan tidaklah cukup untuk bekerja jarak jauh. Anda perlu menginisiasi meeting harian dengan anggota tim Anda, hal ini dapat dilakukan di pagi hari. 

Sebelum memulai pekerjaan di hari itu, Anda dan tim dapat berdiskusi pekerjaan apa yang akan dilakukan hari ini dan juga targetnya. Selain itu membicarakan tantangan dan hambatan yang ada, sehingga satu sama lain dapat membantu atau memberikan solusi untuk menyelesaikannya.

Dengan begitu, Anda memiliki gambaran tentang apa yang akan dilakukan bersama. Hal ini akan menghapus keraguan dan memastikan tugas dijalankan sesuai dengan waktu tenggat. Selain itu, diskusi kecil harian membantu menjaga karyawan untuk terlibat sepanjang waktu.

4. Kawal Kinerja Tim

Mengawal kinerja tim untuk selalu pada jalurnya akan membantu Anda, terlepas sistem kerja WFH atau bekerja langsung di lingkungan kantor pada satu tempat. Mengawal kinerja karyawan secara teratur dapat dilakukan dengan menggunakan software seperti Screenmeter atau Teamlogger. 

Di sisi lain, melihat progres kinerja karyawan juga dapat dilakukan melalui Kanban Board juga sudah cukup untuk mengetahui setiap kemajuan tugas-tugas yang ada. Hal ini juga dapat membantu komunikasi dua arah, jika Anda meminta feedback atau masukan dari mereka dan mencoba menerapkan saran saat memungkinkan.

5. Menawarkan Feedback

Menawarkan untuk memberikan real-time feedback atau masukan secara langsung kepada anggota tim adalah hal lain yang akan membantu Anda dan tim untuk menjadi lebih produktif saat bekerja jarak jauh. Ini membantu anggota tim untuk menyadari benar atau salahnya apa yang mereka lakukan, serta bagaimana mereka dapat meningkatkan produktivitas dalam bekerja.

6. Manajer Harus Menghargai Kontribusi Tim

WFH dapat merugikan karyawan Anda, karena mereka mungkin merasa terisolasi, sedih, atau merasa tidak mendapatkan penghargaan dari hasil kerja keras yang sudah mereka lakukan. Sehingga Anda perlu membangun sebuah lingkungan yang hangat dan ramah sehingga semua orang dalam tim Anda merasa nyaman, dihargai, dan connected.

7. Jam Kerja yang Fleksibel

Waktu kedatangan dan kepulangan yang menjadi sebuah rutinitas WFO tentu sulit dilakukan dalam situasi WFH. Terdapat beberapa hal lain yang mungkin perlu diurus oleh anggota tim, terutama yang memiliki anak, mungkin tinggal bersama orang tua, atau bekerja di shift lain.

Tawarkan jam kerja yang fleksibel sehingga mereka dapat menawarkan waktu yang cukup sesuai dengan kenyamanan mereka serta memberikan fokus dan waktu mereka untuk bekerja. Sementara itu, Anda dapat memastikan ketersediaannya melalui online platform jika Anda memerlukan bantuan.

8. Membuat Karyawan Anda Tetap Terlibat

Walaupun semua anggota tim berada di lokasi yang berbeda-beda, Anda masih dapat melibatkan mereka. Hal ini dapat dilakukan melalui permainan yang menyenangkan, kuis, dan lagu sebagai salah satu bentuk hiburan dan bonding antara satu dengan yang lain. Namun pastikan Anda tetap berorientasi pada pekerjaan dan ada pesan yang bisa dipelajari oleh tim.

Meskipun ide bekerja jarak jauh atau WFH terdengar menarik, situasi ini dapat dipahami dengan menjalaninya. Anda dan tim akan menghadapi masalah, terdapat hal-hal yang akan tidak sesuai dengan rencana, dan akan ada masa di mana Anda akan merasa kewalahan. 

Pertahankan komunikasi dua arah dan juga menjaga lingkungan yang ramah dan menyenangkan, akan membantu Anda dan tim untuk menjalankan situasi WFH dengan lancar dan produktif.