Kegunaan Feasibility Study Bagi Project Management

Project Management atau perencanaan proyek merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang bisa dilakukan sebuah bisnis dalam skala perencanaan tertentu. Perencanaan sebuah proyek baru biasanya menjadi salah satu langkah peningkatan produktivitas dan potensi dari bisnis atau perusahaan Anda.

Tujuannya untuk mencapai keuntungan yang lebih baik bagi bisnis dan tidak terlepas dengan adanya kemungkinan terjadinya perubahan yang besar dan diikuti dengan terjadinya kegagalan. Karena itulah, penting untuk melakukan feasibility study agar dapat meminimalisasi terjadinya kerugian sebelum sebuah proyek baru disetujui. 

Apa yang dimaksud feasibility study?

Feasibility study adalah sebuah teknik analisis yang digunakan untuk mengevaluasi apakah rencana dari sebuah proyek akan berhasil atau tidak. Feasibility study dikenal juga dengan feasibility analysis atau feasibility report.

Fungsinya untuk mengevaluasi praktik yang akan datang dari rencana proyek sekaligus melakukan penilaian apakah proyek dapat dilanjutkan atau tidak. Peran feasibility study penting dilakukan bagi proyek yang mewakili investasi signifikan dalam kelangsungan bisnis Anda.

Dengan memahami beberapa elemen berbeda pada feasibility study, Anda dapat memberikan dukungan yang lebih baik kepada tim serta dapat memastikan hasil yang terbaik bagi proyek Anda.

Kapan harus melakukan feasibility study?

Feasibility study harus dilakukan setelah proyek diajukan tetapi sebelum pekerjaan apapun mulai dilakukan, studi ini merupakan bagian dari proses perencanaan proyek. Dengan melakukan feasibility study, Anda akan membantu hal-hal berikut ini.

• Mengkonfirmasi peluang pasar sebelum berkomitmen pada suatu proyek

• Mempersempit alternatif bisnis Anda

• Membuat dokumentasi tentang manfaat dan kerugian dari inisiatif yang Anda usulkan

• Memberikan lebih banyak informasi sebelum membuat keputusan

Anda kemungkinan tidak memerlukan feasibility study dengan kondisi berikut:

• Anda sudah mengetahui bahwa proyek tersebut layak

• Anda sudah pernah menjalankan proyek yang mirip sebelumnya

• Pesaing Anda sudah berhasil dengan inisiatif serupa di pasar

• Proyek ini kecil, straightforward, dan memiliki dampak bisnis jangka panjang yang minimal

• Tim Anda menjalankan telah menjalankan feasibility study dalam tiga tahun terakhir

Satu hal yang perlu diingat yaitu feasibility study bukan merupakan project pitch. Penetapan sebuah proyek adalah ide yang bagus dan sejalan dengan rencana secara keseluruhan. Setelah itu, baru lakukan feasibility study untuk memastikan bahwa proyek tersebut dapat berjalan dengan tools dan sumber daya yang dimiliki.

Elemen yang Menjadi Bagian dari Feasibility Study

Ada empat elemen utama yang masuk ke dalam rangkaian feasibility study. Biasanya, keterlibatan empat elemen dalam manajemen proyek bisa menjadi pendorong perencanaan secara umum. Hal-hal yang mencakup elemen feasibility study di antaranya sebagai berikut.

• Technical feasibility

Studi ini meninjau sumber daya teknis yang tersedia untuk proyek Anda. Studi ini menentukan apakah Anda memiliki peralatan yang tepat, peralatan yang cukup, dan pengetahuan teknis yang tepat untuk menyelesaikan tujuan proyek Anda.

• Financial feasibility

Studi ini menjelaskan apakah proyek Anda layak secara fiskal atau tidak, serta mencakup analisis biaya/manfaat proyek. Studi ini juga memperkirakan pengembalian investasi atau return of investment (ROI) yang diharapkan, serta menguraikan risiko keuangan apapun. Tujuan financial feasibility adalah untuk memahami manfaat ekonomi yang akan didorong oleh proyek.

• Market feasibility

Studi ini untuk mengevaluasi tentang bagaimana tim Anda mengharapkan hasil proyek untuk tampil di pasar. Bagian laporan ini mencakup analisis pasar, perincian persaingan pasar, dan proyeksi penjualan.

• Operational feasibility

Studi ini untuk mengevaluasi apakah perusahaan Anda dapat menyelesaikan proyek ini atau tidak. Ini termasuk persyaratan kepegawaian, struktur organisasi, dan persyaratan hukum yang berlaku. Pada akhir studi ini, tim Anda akan mengetahui apakah Anda memiliki sumber daya, keterampilan, serta kompetensi untuk menyelesaikan pekerjaan ini atau tidak.

Daftar kelengkapan untuk melakukan feasibility study

Beberapa dokumen di bawah ini berfungsi sebagai penilaian kepraktisan ide bisnis yang diusulkan. Membuat studi kelayakan yang jelas membantu pemangku kepentingan proyek selama proses pengambilan keputusan. Feasibility study berisi:

• Ringkasan eksekutif yang menjelaskan kelayakan proyek secara keseluruhan

• Deskripsi produk atau layanan yang dikembangkan selama proyek ini

• Pertimbangan teknis apapun, termasuk teknologi, peralatan atau karyawan

• Survei pasar, termasuk studi tentang pasar saat ini dan strategi pemasaran

• Studi kelayakan operasional, mengevaluasi apakah struktur organisasi tim Anda saat ini dapat mendukung inisiatif ini

• Project timeline

• Proyeksi keuangan berdasarkan laporan kelayakan keuangan

Tahap-tahap Feasibility Study

Dalam melaksanakan feasibility study, Anda dapat melakukan dengan kantor manajemen proyek internal (jika ada) atau menyewa konsultan terlatih. Secara umum, berikut adalah langkah-langkah yang akan mereka ambil untuk menyelesaikan pekerjaan.

1. Jalankan analisis awal

Sebelum menjalankan feasibility study, penting untuk dapat mengevaluasi proyek terhadap kemungkinan adanya hambatan yang pasti akan ada dan tidak dapat diatasi. Jika proyek membutuhkan anggaran yang jauh lebih besar daripada kemampuan, atau jika hasil dari proyek harus beredar di pasar pada waktu tertentu tetapi Anda tidak mampu untuk menyediakannya selama beberapa bulan sebelumnya, proyek tersebut kemungkinan besar tidak layak. 

2. Evaluasi financial feasibility

Pikirkan financial feasibility sebagai proyeksi laporan laba rugi untuk proyek tersebut. Studi ini menjelaskan pendapatan proyek yang diharapkan dan menguraikan apa yang perlu diinvestasikan oleh organisasi Anda untuk mencapai tujuan proyek. Pertimbangkan pula apakah proyek tersebut akan mempengaruhi arus kas bisnis Anda atau tidak.

3. Jalankan penilaian pasar

Penilaian pasar adalah kesempatan untuk mengidentifikasi permintaan di pasar. Studi ini menawarkan gambaran pendapatan yang diharapkan untuk proyek tersebut, serta potensi risiko pasar yang dapat dihadapi. Penilaian pasar juga memiliki kesempatan untuk mengevaluasi apakah ada peluang di pasar.

4. Pertimbangkan kelayakan teknis dan operasional

Selain dari segi kesiapan finansial dan kesempatan bagus di pasar, penting untuk mengevaluasi kelayakan operasional, pertimbangan persyaratan staf atau peralatan yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek ini.

5. Tinjau kembali kerentanan proyek

Setelah melihat keempat elemen feasibility study dan sebelum menjalankan rekomendasi, elemen selanjutnya yang dilakukan adalah meninjau dan menganalisis data untuk menemukan ketidakkonsistenan. Hal ini termasuk memastikan laporan laba rugi sejalan dengan analisis pasar Anda. 

6. Mengusulkan keputusan

Langkah terakhir dari studi ini adalah ringkasan eksekutif yang menyentuh poin-poin utama dan mengusulkan solusi. 

Demikian penjelasan tentang kegunaan feasibility study dalam manajemen proyek Anda. Bergantung pada tingkat kerumitan proyek Anda, feasibility study tidak akan selalu memberikan jawaban yang jelas untuk masalah yang kompleks.

Feasibility study membantu Anda membuat keputusan terbaik dengan pertanyaan dan jawaban yang tepat atas perencanaan yang sedang dilakukan di dalam bisnis Anda. Para eksekutif perusahaan juga bisa mengikuti program Problem Solving & Decision Making agar lebih memahami strategi dan taktik manajemen operasional untuk memastikan kelancaran pelaksanaan tanggung jawab.