Menghindari Kesalahan Saat Mendelegasikan Tugas

Proses delegasi tugas memang jauh lebih rumit dari perkiraan Anda. Hal ini mungkin saja muncul saat Anda merasa telah menjelaskan tugas dengan jelas, tetapi tidak dikerjakan dengan baik oleh karyawan Anda. Saat mengira karyawan akan melakukan tugas dengan mudah, mereka terus kembali hingga akhirnya Andalah yang menyelesaikan tugas tersebut.

Banyak manajer yang setuju bahwa delegasi tugas menjadi salah satu bidang yang paling sulit ditangani. Sebagai seorang pemimpin, pada akhirnya Anda harus bekerja dengan manajer lain untuk pengambilan keputusan. Pendelegasian tidak sama dengan melimpahkan tugas kepada orang lain karena melibatkan karyawan sebagai stakeholders.

Cara Menghindari Kesalahan dalam Delegasi Tugas

Delegasi kerja yang paling baik terjadi saat ada proses berpikir berorientasi pada hasil yang jelas. Anda tidak dapat meminta anggota tim untuk melakukan sesuatu dan terus-menerus melakukan interupsi. Berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan untuk dapat melakukan delegasi tugas dengan baik.

1. Tetapkan ekspektasi yang jelas

Saat Anda mendelegasikan tugas, pastikan untuk menetapkan ekspektasi yang jelas saat berkomunikasi. Anda tentunya tidak ingin mengetahui tugas yang diberikan belum selesai menjelang tenggat waktu yang telah disepakati.

Kunci dari delegasi tugas adalah menjaga terjadinya komunikasi dua arah. Jika Anda ingin tim Anda memberi update setiap hari, tentukan waktunya bagi semua orang. Hal ini dapat dilakukan agar tidak memberikan ruang bagi ambiguitas atau kebingungan.

Penting untuk menetapkan tenggat waktu yang jelas. Menyebutkan tenggat waktu di “minggu depan” atau “akhir kuartal ini” hanya akan menimbulkan ambiguitas. Tetapkan tanggal tertentu untuk penyelesaian tugas dan komunikasikan fleksibilitas dari periode yang ditentukan tersebut.

2. Ciptakan rasa kepemilikan

Anda tidak bisa berasumsi bahwa tim Anda telah menerima tugas yang didelegasikan. Anda harus menciptakan kepemilikan sehingga mereka merasa bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Saat merasa membutuhkan bantuan, mereka harus mengetahui tanggung jawab atas penyelesaian tepat waktu dan kualitas hasilnya.

Beri tahu konsekuensinya secara profesional dan bagi perusahaan jika hasil yang diinginkan gagal dicapai. Beritahukan bahwa mereka akan bertanggung jawab jika gagal memenuhinya. Situasi tersebut juga akan membantu para karyawan untuk dapat mencari solusi terbaik dalam mengerjakan tugasnya.

3. Jauhi manajemen mikro

Saat menetapkan tugas, tetapkan parameter menyeluruh dengan memberikan cukup ruang yang cukup pada para karyawan untuk mengambil keputusan sendiri. Setiap karyawan harus mampu menyelesaikan beberapa masalah dan berpikir kreatif.

Minimalisasi micro management karena hal itu seperti menghukum seseorang karena mengambil inisiatif. Hal tersebut seolah mengajarkan karyawan untuk mencari bantuan setiap mereka bisa. Pastikan untuk memberikan ruang belajar dan beri ruang untuk kesalahan kecil. Mengatasi masalah selalu lebih berkesan daripada melaksanakan perintah.

Tugas Anda adalah mengamati prosesnya dari jarak jauh tanpa menyela. Ketika Anda mendelegasikan email pelanggan dan ingin mengawasinya, siapkan inbox bersama. Ini memungkinkan Anda melihat semua thread bahkan saat Anda tidak terlibat dalam email.

4. Hindari reverse delegate

Banyak manajer yang bekerja terlalu keras karena karyawannya mampu mendelegasikan tugas dengan lebih baik daripada mereka. Tugas-tugas tersebut entah bagaimana kembali ke manajer dan akhirnya terpaksa dikerjakan atau diselesaikan sendiri.

Hal ini terjadi pada seseorang yang merasa senang saat orang membutuhkan bantuan. Hal ini terjadi karena para manajer suka memecahkan masalah dan ingin menjadi pahlawan. Saat Anda sudah mendelegasikan tugas, biarkan tim Anda yang menjadi pahlawan.

Membantu adalah hal yang baik, tetapi jangan berlebihan. Saat Anda merespons untuk mendapatkan waktu berpikir, hal itu termasuk proses delegasi terbalik. Dalam situasi seperti ini, tugas Anda adalah menemukan resources yang tepat dan melatih mereka untuk dapat mengambil alih pemecahan masalah sendiri.

Ketika tim Anda terlihat tidak berdaya sekalipun, mintalah mereka untuk memberikan dua atau tiga versi solusi yang berbeda. Dalam kondisi tersebut, Anda dapat membantu mereka mengevaluasi ide dan mengambil arah yang benar dari sana.

Pendelegasian tugas bukan berarti memberikan tugas pada orang lain. Meski awalnya akan merepotkan, tetapi hal ini memungkinkan Anda untuk meluangkan waktu dan memikirkan hal-hal yang lebih besar. Untuk mendapatkan hasil terbaik, program First Line Leadership memungkinkan Anda memanfaatkan situasi dan menciptakan lingkungan paling efektif.