Seberapa Penting Delegasi? dan Kapan Kita Harus Melakukannya?

Akhir tahun 2023 hampir tiba. Kami mengucapkan selamat kepada Anda yang telah memberikan yang terbaik pada tahun ini, dan bagi Anda yang sedang mempersiapkan posisi baru sebagai pemimpin pemula di awal tahun depan. Jika ini adalah pengalaman pertama Anda memimpin kelompok kerja, berarti Anda akan mulai menghadapi tantangan baru untuk bekerja tidak hanya untuk diri sendiri, tetapi bekerja untuk lebih banyak orang dalam kelompok kerja.

Sebagai pemimpin pemula, memimpin bisa menjadi tantangan tersendiri, terutama jika mereka belum pernah memimpin kelompok kerja sebelumnya. Ketika terpilih menjadi pemimpin, biasanya seseorang akan dianggap berkualitas dan tahu apa yang harus dilakukannya. Padahal kenyataannya, jika seorang pemimpin pemula tidak dibekali dengan pengetahuan dan kompetensi yang cukup, maka potensi terjadinya gejolak dalam kelompok akan semakin besar.

Salah satu hal yang sering terlewatkan adalah mendelegasikan tugasnya kepada bawahan. Bagi sebagian pemimpin yang dipilih karena keahliannya, terkadang mereka tidak menyadari bahwa mereka perlu mendelegasikan tugas. Selain terbiasa mengerjakan pekerjaan sendiri, terkadang mereka sulit mempercayai kemampuan orang lain.

Inti dari pendelegasian tugas kepada bawahan adalah memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengembangkan diri dan lebih bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan. Pertanyaan bagi para pemimpin adalah, bagaimana kita bisa mengetahui kapan kita harus mendelegasikan tugas kepada bawahan kita?

Sebelum kami memberikan tipsnya, kami ingin Anda memahami bahwa ada dua elemen dalam delegasi tugas:

1. Kesiapan individu: tingkat keahlian orang yang Anda delegasikan? Dan kesediaan mereka untuk melakukan tugas tersebut?
2. Urgensi tugas: seberapa pentingkah tugas tersebut diselesaikan? Apakah bisa ditunda atau harus diselesaikan secepatnya?

Setelah memahami kedua elemen tersebut, kita dapat membaginya menjadi empat kuadran, yang disusun berdasarkan perpotongan sumbu Kesiapan Individu dan sumbu Pentingnya atau urgensi tugas.

Dari kuadran di atas terlihat bahwa pendelegasian penuh hanya dapat dilakukan pada pekerjaan-pekerjaan yang tingkat urgensinya rendah, dengan kesiapan individu yang tinggi. Sedangkan untuk kesiapan individu yang rendah dan urgensi yang tinggi, sebaiknya kita tidak mendelegasikan tugas tersebut, dan lebih baik menangani tugas tersebut secara mandiri. Untuk dua kuadran lainnya masih bisa dilakukan pendelegasian, namun harus dilakukan monitoring untuk menjamin kualitas kerja.

Jika tugas yang biasa Anda lakukan memakan waktu lebih lama dibandingkan tugas lain yang lebih penting, Anda perlu mempertimbangkan apakah tugas tersebut perlu didelegasikan kepada orang lain. Aturan sederhana untuk meyakinkan diri Anda untuk mendelegasikan adalah, jika orang lain dapat menyelesaikan tugas minimal 70% sebaik Anda, maka Anda harus berani mendelegasikan tugas tersebut kepada mereka. Mungkin ada penurunan kualitas kinerja, namun 30% cukup dapat ditoleransi dibandingkan dengan hilangnya waktu Anda untuk tugas-tugas yang lebih penting.

Uta Rohrschneider dalam buku Learn Motivating Delegation as a Leader membagikan 7 aturan yang dapat diterapkan agar delegasi efektif, antara lain:

Mendeskripsikan Tugas

Seorang pemimpin harus memberikan informasi yang komprehensif tentang tugasnya, apa yang harus dilakukan? Tugas apa yang harus diselesaikan? harapan hasil tugas? apakah ada toleransi terhadap kesalahan yang terjadi? Apa kesulitan pekerjaan yang akan ditugaskan? Itu semua harus diungkapkan dengan jelas dan rinci.

Memilih orang yang tepat

Seorang pemimpin harus mampu memilih orang-orang yang mempunyai kompetensi yang paling memadai dalam melaksanakan tugas, termasuk siapa yang dapat membantu, dan siapa yang paling termotivasi dalam melaksanakan tugas tersebut.

Tuliskan Perintah Kerja

Seorang pemimpin hendaknya memberikan arahan yang jelas dan tertulis dalam melaksanakan tugas. Informasi penting yang diperlukan seperti tanggal-tanggal penting, tenggat waktu, termasuk harapan tercapainya tujuan tugas perlu ditulis dan disampaikan kepada tim dengan media yang tepat untuk diketahui.

Memberikan otoritas

Pemimpin perlu memberikan ruang lingkup wewenang yang jelas kepada siapa pun yang didelegasikan. Hal ini diperlukan untuk memberikan ruang yang jelas bagi bawahan yang didelegasikan untuk mengambil keputusan.

Memeriksa

Pendelegasian adalah tentang kepercayaan, oleh karena itu pemimpin harus menyediakan waktu untuk memeriksa apakah ada kemajuan dalam pekerjaan. Porsi pengawasan juga harus dilakukan sebijaksana mungkin, jangan sampai kendor, tapi juga jangan micromanage.

Siap menjawab pertanyaan

Pemimpin harus menyediakan waktu untuk ditanya oleh bawahannya. Anda memang harus mempercayai bawahan Anda, namun sebagai seorang pemimpin Anda harus siap menjawab jika ditanya oleh bawahan Anda, agar mereka tidak merasa ditinggalkan sendirian dalam menyelesaikan tugas.

Membahas hasil

Tahapan ini terkadang terlupakan padahal sangat penting. Dalam suatu proses pendelegasian, hasil yang disampaikan dalam suatu tugas justru merupakan proses pembelajaran yang berharga bagi pemberi dan penerima tugas, momen diskusi ini akan penuh dengan pembelajaran dan penguatan kompetensi untuk pengembangan dan regenerasi personel tersebut di masa depan.

Menjadi seorang pemimpin yang mampu mendelegasikan tugas secara efektif bukanlah tugas yang mudah, dan jika Anda merasa kesulitan dalam mendelegasikan tugas, Anda tidak perlu merasa malu. Ini adalah salah satu keterampilan kepemimpinan yang membutuhkan waktu untuk dikembangkan. Kami harap artikel ini memberi Anda beberapa wawasan yang dapat membantu Anda dalam peran baru Anda sebagai seorang pemimpin.

Artikel oleh:
Gardhika Waskita Pakqi
Resident Assessor
prasmul-eli Assessment Services