Tools untuk WFH yang Efektif Digunakan oleh Perusahaan

Remote working menjadi salah satu tantangan sekaligus kesempatan agar seseorang bisa memanfaatkan teknologi untuk bekerja sama. Di saat bersamaan, kolaborasi digital juga memungkinkan adanya lebih banyak kesempatan untuk berkembang. Pasalnya, Anda tidak memerlukan biaya operasional tinggi untuk dapat berinteraksi dengan lebih banyak orang.

Dorongan teknologi juga semakin mendesak sejak masa pandemi Covid-19. Keterbatasan situasi memungkinkan banyak orang untuk semakin kreatif dalam menemukan cara berkomunikasi di tengah situasi work from home (WFH). Berdasarkan fungsinya, berikut ini tools untuk WFH yang efektif untuk aktivitas bisnis dan operasional Anda.

1. Virtual meeting

Saat WFH, virtual meeting menjadi salah satu wadah kolaborasi untuk berkomunikasi dengan sejumlah orang-orang dari mana saja. Tidak terbatas pada lokasi dan waktu, siapa pun dapat berbagi ide mereka menggunakan audio, video conference, berbagi layar, atau melakukan webinar.

Virtual meeting memanfaatkan teknologi yang memungkinkan individu untuk terhubung dan berkolaborasi melalui video dan audio. Dengan menggunakan koneksi internet, interaksi real-time antara pekerja yang berlokasi jauh dapat dilakukan dengan mencapai tujuan atau rencana bersama.

2. Komunikasi (messenger)

Virtual meeting tidak bisa dilakukan tiap saat. Oleh karena itu, dibutuhkan tools untuk menunjang komunikasi tim secara jarak jauh, aplikasi yang paling digemari untuk komunikasi antar tim di antaranya Slack, Google Chat, Microsoft Team, Cisco Webex, dan masih banyak lagi.

Messaging tools menawarkan cara kerja yang lebih mudah dan terorganisir. Tidak seperti email, Anda dapat menarik perhatian orang tertentu dengan pemberitahuan di Slack saat Anda membutuhkan tanggapan cepat. Slack juga dihubungkan dengan alat kerja Anda yang paling sering digunakan yang tidak dapat dilakukan oleh email.

3. Organizer

Dengan menggunakan tools organizer, para pekerja WFH bisa mengatur pekerjaan hariannya dengan efisien. Selain itu, para eksekutif atau jajaran manajerial juga bisa memantau kinerja anggota timnya.

Virtual organizing tools seperti Trello memungkinkan Anda untuk menggunakan sarana yang memiliki tampilan mirip dengan papan yang ditempel sticky notes. Papan yang biasanya dipajang di kantor ini mencatat alur kerja, proyek, dan status pengerjaannya.

Popularitas Trello terkenal berkat fiturnya yang sederhana. Selain Trello, Anda juga bisa menggunakan ClickUp, Asana, ProofHub, dan masih banyak tools lainnya untuk melakukan pengelolaan project secara virtual.

4. Cloud storage

Menggunakan cloud storage dapat memudahkan dalam pengiriman file, sharing file, bahkan mengerjakan sebuah dokumen bersamaan secara realtime. Salah satu cloud storage yang paling sering digunakan adalah Google Drive dan Dropbox.

Solusi penyimpanan berbasis cloud memungkinkan Anda menyimpan dokumen secara online dan mengaksesnya dari mana saja. Anda bahkan tidak hanya bisa mengaksesnya dari laptop, tapi juga smartphone dan tablet yang terhubung dengan konektivitas internet.

5. Manajemen waktu

Anda mungkin memerlukan pengaturan tim yang lebih leluasa untuk mendelegasikan sebuah tugas baru. Hal ini mungkin sulit dilacak saat Anda tidak berada di dalam satu ruangan dengan anggota tim. Anda perlu mengetahui jadwal penyelesaian sebuah project yang dideteksi secara berkala. 

Beberapa tools yang bisa Anda gunakan di antaranya Google Calendar, Clockify, Forest, dan masih banyak lagi. Penggunaan aplikasi memungkinkan Anda untuk menuliskan task harian di dalam kalender yang terjadwal. Fiturnya memudahkan Anda agar tetap bisa memantau pekerjaan secara teratur dan sesuai deadline. Selain itu, orang lain juga bisa melihat jadwal dan aktivitas Anda.

Secara umum, penggunaan tools kolaborasi digital mungkin sudah digunakan sebelum Anda melakukan WFH. Beberapa fitur mungkin sudah dioptimalkan penggunaannya selama bekerja dengan anggota tim yang tidak sering berinteraksi setiap hari.

Para pekerja di industri digital mungkin tidak kesulitan dengan penggunaan tools ini. Namun, ada kemungkinan bahwa Anda perlu melakukan penyesuaian untuk menggunakan beberapa tools ini bagi karyawan. Jika belum terbiasa, karyawan mungkin akan merasakan tekanan pekerjaan yang berbeda dari biasanya.

Pendampingan pimpinan ke anak buah untuk beradaptasi menggunakan tools ini sangat penting. Dengan pendampingan yang baik tingkat keberhasilan seorang karyawan beradaptasi akan lebih tinggi. Mengatasi kondisi dan suasana kerja di masa yang berbeda, Anda bisa lebih memperhatikan karyawan dengan mengikutsertakan Coaching, Counseling, and Mentoring dari prasmul eli. Dengan begitu, karyawan bisa diarahkan untuk tetap termotivasi dalam era kerja yang baru dan tetap sehat secara mental.