hero

Cara Mengubah Skala Prioritas Sebuah Proyek Secara Efektif

21-March-2023

Seorang project manager memang harus memiliki pemahaman yang menyeluruh tentang pekerjaannya. Meski demikian, tetap ada sesuatu yang tidak bisa mereka kendalikan. Ada perubahan yang mungkin berdampak pada perubahan deadline dan skala prioritas.

Kondisi yang mendorong permintaan ini muncul pada last minute akan berpengaruh pada pergeseran prioritas dan realokasi sumber daya. Saat itulah, seorang project manager dituntut untuk dapat mengelola timnya sesuai dengan potensi dan kemampuan masing-masing sesuai tantangan yang dihadapi.

Masalah paling umum yang terjadi dalam perencanaan dan berpotensi mengubah prioritas adalah kompetisi sumber daya, penambahan ruang lingkup kerja, dan perubahan risiko. Meski begitu, project manager harus tetap memiliki kemampuan untuk melakukan antisipasi agar tujuan organisasi tercapai dengan baik.

Mengapa Prioritas itu Penting?

Menetapkan prioritas diperlukan untuk menyelesaikan semua yang perlu dilakukan. Prioritas penting agar seseorang dapat memberikan perhatian lebih pada tugas-tugas yang penting dan mendesak sebelum nantinya berpindah fokus pada tugas lain dengan prioritas lebih rendah.

Jika Anda tidak meluangkan waktu untuk memprioritaskan, sulit untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Sebuah tim akan stres terkait cara menyelesaikan semua hal yang ada di daftar tugas sehingga memiliki kecenderungan tidak produktif.

Cara Mengubah Skala Prioritas yang Efektif

Perubahan yang terjadi dalam sebuah organisasi maupun perusahaan merupakan hal tidak terhindarkan. Hal ini harus dihadapi dengan respons yang tepat akan perubahan skala prioritas tetap membuat hasil akhir yang sesuai dengan rencana. Berikut ini cara mengubah skala prioritas yang efektif di dalam sebuah tim.

1. Tidak menganggap perubahan prioritas secara personal

Penyelesaian sebuah pekerjaan di tempat kerja sering kali dipengaruhi oleh ego. Sebaiknya, jangan merasa tersinggung jika terjadi perubahan yang berdampak pada penundaan atau pembatalan sebuah keputusan. Dalam konteks project management, sebuah tim dituntut untuk dapat bersifat agile dengan tetap memberikan usaha terbaik dalam menghadapinya.

2. Pertahankan fokus dan manajemen risiko

Jangan mengorbankan keteraturan dengan adanya perubahan prioritas. Ruang lingkup atau tanggal pengiriman sebuah proyek mungkin berubah, tetapi Anda tetap harus memberikan hasil yang sukses sesuai anggaran dan dalam skala waktu yang disepakati.

Anda harus meninjau ruang lingkup proyek sehingga dapat bergerak dan berproses dengan percaya diri. Untuk tetap berada di jalur yang benar, Anda harus mengandalkan tata kelola, kontrol perubahan, dan proses manajemen risiko pada proyek yang sedang berlangsung.

3. Lakukan komunikasi yang jelas dengan manajemen

Perubahan prioritas sering kali terjadi biasanya akibat perubahan ruang lingkup proyek yang berdampak langsung pada biaya dan jadwal. Hal ini berpotensi terjadi pada proyek skala besar maupun kecil. Pada tahap ini, seorang project manager harus mampu memahami dampaknya terhadap sebuah proyek.

Mengomunikasikan tingkat keparahan dampak kepada tim dan manajemen senior sangat penting untuk menjaga profitabilitas dan hasil akhir. Pergeseran prioritas yang sering terjadi memang dapat disebabkan oleh kondisi bisnis, tapi juga dapat disebabkan oleh manajemen yang buruk. Karena itu, penting bagi manajemen untuk memahami pengaruhnya.

4. Manfaatkan software atau tools yang tepat

Ketika prioritas sering berubah dan tidak dapat diprediksi sejalan dengan arah perusahaan atau kebutuhan klien yang berubah, penggunaan software akan sangat membantu. Banyak software yang mampu mendukung banyak proyek secara bersamaan meskipun memiliki sistem prioritas yang fleksibel. Anda bahkan bisa mendapatkan perkiraan skala waktu untuk beradaptasi dengan lanskap proyek yang terus berubah.

5. Amati perkembangan proyek dengan cermat

Terlepas dari pemanfaatan fitur project software berbasis cloud yang dapat mempermudah bisnis, seorang project manager harus mampu mengawasi setiap perkembangannya dengan cermat. Hal ini tidak hanya terkait dengan tenggat waktu, tetapi juga pencapaian, pemasok, kontraktor, anggota tim, dan sumber daya lain yang dibutuhkan saat proyek berlangsung.

Perubahan prioritas juga sangat memengaruhi perubahan alokasi sumber daya dan konsentrasi seorang project manager. Kemampuan Anda mungkin akan lebih dibutuhkan untuk menangani hal lain sebelum akhirnya kembali ke proyek yang Anda kuasai.

Pada akhirnya, seorang project manager yang gesit juga perlu didukung dengan adanya pengelolaan proyek yang baik, termasuk dengan adanya penggunaan alat bantu. Hal ini membantu mereka untuk mempertimbangkan risiko sebanyak mungkin. Dengan begitu, project manager dapat memprediksi respons yang tepat terhadap sebuah proyek atau produk agar dapat diterima lebih baik di pasar.

Find this article insightful? Share it with your network!

INSIGHT AND KNOWLEDGE

Recommendation Articles

calendar

26-May-2023

tag

Pentingnya Diferensiasi Produk dan Manfaatnya untuk Bisnis

Tak hanya bisa membantu bisnis untuk membedakan produk, diferensiasi produk juga memiliki manfaat lain, seperti meningkatkan brand value dan brand loyalty. Selengkapnya simak manfaat diferensiasi produk berikut ini!

Selengkapnya

article
calendar

20-September-2022

tag

Marketing

Manfaat Product Research dalam Skenario Pengembangan Pasar

Setiap perusahaan yang menginvestasikan tenaga dan waktunya untuk melakukan product research akan siap untuk meningkatkan kualitas produk dan kepuasan pelanggan.

Selengkapnya

article
calendar

13-January-2022

tag

Finansial

Mengenal Pengertian dan Pelaksanaan Tax Amnesty

Program tax amnesty diselenggarakan Dirjen Pajak untuk meningkatkan penerimaan negara dengan menarik uang pajak yang selama ini belum terlaporkan oleh para wajib pajak.

Selengkapnya

article
calendar

03-May-2022

tag

Operational

9 Perantara yang Membantu Proses Distribusi pada Konsumen

Untuk menjual produk pada target konsumen, perantara utama dalam saluran distribusi bermula dari dalam perusahaan sendiri, lembaga atau kelompok, dan perorangan.

Selengkapnya

article
calendar

10-July-2024

tag

Strategic

Pengertian RUPS, Fungsi, dan Jenis-Jenisnya yang Perlu Dipahami

RUPS adalah pertemuan resmi yang diadakan oleh perusahaan. Pelajari pengertian, mekanisme, fungsi, dan jenis-jenis Rapat Umum Pemegang Saham di sini!.

Selengkapnya

article
calendar

30-August-2022

tag

Leadership

Cara Pemimpin untuk Mempertahankan Tim

Tujuan untuk mempertahankan tim atau karyawan tidak dapat dibatasi pada perbaikan saja, perubahan struktural dan budaya juga harus dimulai dengan membahas dua prioritas inti, yaitu adanya rasa kekurangan nilai (lack of value) dan rasa memiliki (sense of belonging).

Selengkapnya

article
calendar

29-April-2022

tag

Human Resource

Alasan Pentingnya Motivasi Di Lingkungan Kerja

Motivasi karyawan di lingkungan kerja sangat penting untuk meningkatkan performa dan produktivitas perusahaan. Manajer memiliki tanggung jawab dalam menjaga timnya tetap termotivasi.

Selengkapnya

article
calendar

26-July-2024

tag

Innovation

Apa Itu Scrum Master? Peran dalam Bisnis dan Skill yang Dibutuhkan

Scrum Master adalah fasilitator yang memastikan tim menerapkan metodologi Scrum secara efektif. Pelajari definisi, peran, hingga skill yang dibutuhkannya!

Selengkapnya

article
calendar

02-July-2024

tag

Soft Skill

Berpikir Rasional: Pengertian, Manfaat, Ciri-Ciri, dan Cara Mengembangkannya

Berpikir rasional adalah kemampuan untuk membuat keputusan atau solusi berdasarkan fakta dan data. Pelajari manfaat dan cara mengembangkannya di sini!

Selengkapnya

article
calendar

07-November-2022

tag

Assessment

Pengertian Assessment, Cara Mengukur, dan Tujuannya Bagi Perusahaan

Assessment dapat mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dari talenta perusahaan sebagai pertimbangan dalam pengangkatan jabatan karyawan atau perekrutan karyawan baru.

Selengkapnya

article