Cara Mengubah Skala Prioritas Sebuah Proyek Secara Efektif

Seorang project manager memang harus memiliki pemahaman yang menyeluruh tentang pekerjaannya. Meski demikian, tetap ada sesuatu yang tidak bisa mereka kendalikan. Ada perubahan yang mungkin berdampak pada perubahan deadline dan skala prioritas.

Kondisi yang mendorong permintaan ini muncul pada last minute akan berpengaruh pada pergeseran prioritas dan realokasi sumber daya. Saat itulah, seorang project manager dituntut untuk dapat mengelola timnya sesuai dengan potensi dan kemampuan masing-masing sesuai tantangan yang dihadapi.

Masalah paling umum yang terjadi dalam perencanaan dan berpotensi mengubah prioritas adalah kompetisi sumber daya, penambahan ruang lingkup kerja, dan perubahan risiko. Meski begitu, project manager harus tetap memiliki kemampuan untuk melakukan antisipasi agar tujuan organisasi tercapai dengan baik.

Mengapa Prioritas itu Penting?

Menetapkan prioritas diperlukan untuk menyelesaikan semua yang perlu dilakukan. Prioritas penting agar seseorang dapat memberikan perhatian lebih pada tugas-tugas yang penting dan mendesak sebelum nantinya berpindah fokus pada tugas lain dengan prioritas lebih rendah.

Jika Anda tidak meluangkan waktu untuk memprioritaskan, sulit untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Sebuah tim akan stres terkait cara menyelesaikan semua hal yang ada di daftar tugas sehingga memiliki kecenderungan tidak produktif.

Cara Mengubah Skala Prioritas yang Efektif

Perubahan yang terjadi dalam sebuah organisasi maupun perusahaan merupakan hal tidak terhindarkan. Hal ini harus dihadapi dengan respons yang tepat akan perubahan skala prioritas tetap membuat hasil akhir yang sesuai dengan rencana. Berikut ini cara mengubah skala prioritas yang efektif di dalam sebuah tim.

1. Tidak menganggap perubahan prioritas secara personal

Penyelesaian sebuah pekerjaan di tempat kerja sering kali dipengaruhi oleh ego. Sebaiknya, jangan merasa tersinggung jika terjadi perubahan yang berdampak pada penundaan atau pembatalan sebuah keputusan. Dalam konteks project management, sebuah tim dituntut untuk dapat bersifat agile dengan tetap memberikan usaha terbaik dalam menghadapinya.

2. Pertahankan fokus dan manajemen risiko

Jangan mengorbankan keteraturan dengan adanya perubahan prioritas. Ruang lingkup atau tanggal pengiriman sebuah proyek mungkin berubah, tetapi Anda tetap harus memberikan hasil yang sukses sesuai anggaran dan dalam skala waktu yang disepakati.

Anda harus meninjau ruang lingkup proyek sehingga dapat bergerak dan berproses dengan percaya diri. Untuk tetap berada di jalur yang benar, Anda harus mengandalkan tata kelola, kontrol perubahan, dan proses manajemen risiko pada proyek yang sedang berlangsung.

3. Lakukan komunikasi yang jelas dengan manajemen

Perubahan prioritas sering kali terjadi biasanya akibat perubahan ruang lingkup proyek yang berdampak langsung pada biaya dan jadwal. Hal ini berpotensi terjadi pada proyek skala besar maupun kecil. Pada tahap ini, seorang project manager harus mampu memahami dampaknya terhadap sebuah proyek.

Mengomunikasikan tingkat keparahan dampak kepada tim dan manajemen senior sangat penting untuk menjaga profitabilitas dan hasil akhir. Pergeseran prioritas yang sering terjadi memang dapat disebabkan oleh kondisi bisnis, tapi juga dapat disebabkan oleh manajemen yang buruk. Karena itu, penting bagi manajemen untuk memahami pengaruhnya.

4. Manfaatkan software atau tools yang tepat

Ketika prioritas sering berubah dan tidak dapat diprediksi sejalan dengan arah perusahaan atau kebutuhan klien yang berubah, penggunaan software akan sangat membantu. Banyak software yang mampu mendukung banyak proyek secara bersamaan meskipun memiliki sistem prioritas yang fleksibel. Anda bahkan bisa mendapatkan perkiraan skala waktu untuk beradaptasi dengan lanskap proyek yang terus berubah.

5. Amati perkembangan proyek dengan cermat

Terlepas dari pemanfaatan fitur project software berbasis cloud yang dapat mempermudah bisnis, seorang project manager harus mampu mengawasi setiap perkembangannya dengan cermat. Hal ini tidak hanya terkait dengan tenggat waktu, tetapi juga pencapaian, pemasok, kontraktor, anggota tim, dan sumber daya lain yang dibutuhkan saat proyek berlangsung.

Perubahan prioritas juga sangat memengaruhi perubahan alokasi sumber daya dan konsentrasi seorang project manager. Kemampuan Anda mungkin akan lebih dibutuhkan untuk menangani hal lain sebelum akhirnya kembali ke proyek yang Anda kuasai.

Pada akhirnya, seorang project manager yang gesit juga perlu didukung dengan adanya pengelolaan proyek yang baik, termasuk dengan adanya penggunaan alat bantu. Hal ini membantu mereka untuk mempertimbangkan risiko sebanyak mungkin. Dengan begitu, project manager dapat memprediksi respons yang tepat terhadap sebuah proyek atau produk agar dapat diterima lebih baik di pasar.