Macam-macam Konflik dalam Sebuah Projek dan Cara Mengatasinya

Konflik terjadi karena satu, atau beberapa aspek lain, sehingga konflik tidak dapat dihindari. Namun, dapat diatasi. Di sini project manager bekerja layaknya seorang kapten pada kapal perang. Mereka harus mampu membina, mengatur, dan meredakan konflik dalam sebuah tim.

Tidak hanya seorang pemula, konflik juga dapat terjadi ketika tim dipimpin oleh seorang project manager yang berpengalaman. Oleh karena itu, penting bagi Anda seorang project manager untuk mengetahui cara mengatasi konflik. 

Jenis konflik dalam manajemen proyek

Manajemen konflik adalah salah satu keterampilan emas yang harus dimiliki. Dengan melakukan manajemen konflik tidak hanya membuat tim tetap produktif, tetapi juga menghemat sumber daya. Agar lebih mudah dimengerti berikut jenis-jenis dan cara mengatasi konflik:

1. Ketidakpastian

Ketika mengelola sebuah proyek berarti Anda akan mengalokasikan sumber daya hingga manajemen tugas dan orang. Semuanya perlu dikelola dengan baik agar proyek berjalan dengan benar.

Karena banyaknya faktor-faktor tersebut, maka konflik cenderung terjadi. Untuk mengatasi konflik tersebut, Anda dapat melakukan beberapa hal, yaitu:

• Kumpulkan seluruh tim dan beri mereka gambaran yang jelas tentang tujuan bersama;

• Tugaskan tim untuk mengerjkan tugas dalam aplikasi, sehingga Anda dapat melacak semua tugas; dan

• Berikan tools atau program untuk merincikan pembicaraan yang sulit agar bisa didokumentasikan.

2. Proyek dan penjadwalan tugas yang tidak tepat

Menunda pekerjaan dapat mempengaruhi kelancaran proyek. Hal ini tidak hanya mengakibatkan keterlambatan menyerahkan pekerjaan, tetapi juga mengakibatkan stres dan panik dalam tim.

Ini berpotensi membahayakan seluruh linimasa proyek, belum lagi hasil proyek secara keseluruhan. Untuk menghindari hal tersebut, ada baiknya Anda melakukan:

• Siapkan beberapa teknik manajemen proyek yang berbeda untuk mengetahui timeline yang sesuai;

• Lakukan uji coba proyek, sehingga membantu kecepatan kerja dan manajemen;

• Lihat sumber daya yang dibutuhkan dan sudah dimiliki sebelum memulai pekerjaan;

• Perhatikan deadline sehingga setiap orang memiliki waktu untuk bekerja lebih baik; dan

• Siapkan beberapa rencana manajemen risiko untuk mengatasi situasi yang tidak diinginkan.

3. Sumber daya yang tidak dialokasikan secara optimal

Kelangkaan sumber daya dapat menyebabkan kerusakan fatal. Masalah ini akan menurunkan proyek, organisasi, dan reputasi Anda secara keseluruhan. Tidak hanya itu, masalah ini dapat menyebabkan tim berada dalam situasi yang tidak nyaman.

Cara terbaik untuk menangani konflik semacam itu adalah bersiap-siap dengan kemungkinan terburuk. Namun, jika terjebak dalam konflik ini, Anda dapat melakukan beberapa hal, seperti:

• Identifikasi masalah dalam gameplay Anda;

• Tentukan masalah yang tim Anda miliki dengan sumber daya dan manajemen;

• Buat gugus tugas untuk menemukan jalan keluar tercepat dari situasi tersebut;

• Nilai ketersediaan sumber daya yang mungkin Anda butuhkan;

• Simpan daftar sumber daya dalam keadaan siaga; dan

• Tentukan semua sumber daya yang dimiliki dan lakukan dokumentasi untuk melacak sumber daya Anda.

4. Ketika anggota tidak diberikan peran dan tanggung jawab yang pasti

Sejak awal proyek seorang anggota harus mengerti peran dan tanggung jawabnya. Jika tim tidak mengetahui tugasnya, mereka akan bingung, sehingga mempengaruhi kerja sama, dan harmonisasi tim.

Oleh karena itu, seorang project manager harus menentukan sumber daya, melihat yang dibutuhkan dan dimiliki untuk proyek, memutuskan arah kinerja proyek, membagi tugas, dan mengalokasikan tugas kepada anggota tim.

Meskipun memiliki pendekatan yang berbeda dalam memecahkan masalah, setiap project manager diharapkan dapat melakukan:

• Pemeriksaan rekam jejak anggota dan lihat kinerja mereka;

• Membagi tugas tim dengan tanggung jawab;

• Mencatat yang perlu dilakukan, dan lihat anggota tim yang dapat melakukan tugas tersebut;

• Menjelaskan kepada setiap anggota tentang peran mereka dalam proyek;

• Mengomunikasikan tujuan bersama dan individu secara efektif kepada tim;

• Melakukan obrolan dengan anggota tim satu per satu, dan tanya jika mereka cocok dengan rencana tersebut; dan

• Menggunakan alat atau program yang dapat mengingatkan pekerjaan tim.

5. Adanya alat atau program yang digunakan tiba-tiba

Ketika memperkenalkan alat atau program baru, Anda harus siap dengan berbagai reaksi tim. Karena tidak semua orang setuju dengan suatu perubahan. Menggunakan atau melakukan sesuatu yang baru akan membuat mereka kembali beradaptasi, dan itu tidaklah mudah.

Namun, ada beberapa cara untuk membuat tim Anda terbiasa dengan perubahan, yaitu:

• Perkenalkan tool atau program baru tersebut kepada dua atau tiga anggota tim terlebih dahulu;

• Anggota tim tersebut akan membantu anggota tim lain untuk terbiasa dengan menggunakan tools atau program tersebut; dan

• Untuk memberi kesempatan anggota tim belajar, gunakan tools atau program baru tersebut secara perlahan.

6. Hierarki yang tidak didefinisikan dengan baik

Project manager harus menjelaskan hierarki dalam tim sebaik mungkin, dan anggota harus memahaminya. Jika hierarki dalam tim masih tidak jelas, artinya informasi tidak disampaikan dengan baik. Untuk mengatasinya, Anda dapat melakukan:

• Tetapkan peran dan tanggung jawab secara tertulis;

• Lakukan meeting untuk mengatasi kesalah pahaman dan yakinkan tim Anda bahwa masalah akan segera diselesaikan;

• Ketahui tugas yang telah dilakukan seluruh tim, dan kepada siapa mereka menyerahkan pekerjaan sebelumnya; dan

• Untuk menentukan posisi terbaik untuk semua orang, selalu berkomunikasi dengan tim dan dengarkan pendapat mereka.

7. Ketika manajer atau pemimpin yang bertanggung jawab tidak memiliki keterampilan kepemimpinan

Kepemimpinan seorang manajer berdampak besar pada sebuah proyek. Ketika pemimpin dapat bekerja dengan optimal, maka proyek akan berjalan dengan lancar dan sukses. Sebaliknya jika pemimpin tidak efektif, proyek akan hancur.

Situasi tersebut biasanya terjadi ketika manajer atau seorang pemimpin tidak tahu cara menjalankan proyek yang gesit sehingga anggota tim kesulitan memahami dan menjalankan tugasnya. Untuk memperbaiki situasi seperti itu, berikut cara-cara yang dapat dilakukan:

• Lacak semua tugas Anda sebagai seorang pemimpin;

• Berorientasi pada tujuan sehingga semua orang dapat melihat Anda dan mengikuti langkah Anda;

• Jadilah pemimpin yang menjunjung tinggi komunikasi yang efektif dan menyelesaikan konflik;

• Cobalah temukan solusi untuk masalah secara sistematis; dan

• Bersabarlah dengan anggota tim Anda dengan berikan tanggung jawab secara efisien.

Selalu ada cara untuk menghindari, dan mengatasi konflik. Dengan mempelajari menejemen konflik yang baik, maka akan lebih mudah untuk Anda dan tim menemukan solusi, dan menyelesaikan konflik.