Manfaat Organizational Awareness untuk Pengambilan Keputusan

Organizational awareness atau kesadaran organisasi adalah sebuah praktik membaca situasi untuk memahami hierarki informal, saluran komunikasi, dan dinamika antartim dalam organisasi. Organizational awareness yang digambarkan sebagai kemampuan yang tidak tertulis yang dapat digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah.

Setiap organisasi memiliki hierarki yang dijelaskan dalam bagan organisasinya. Namun, bagan organisasi tidak menceritakan keseluruhan situasi terkait dinamika tim atau kompleksitas kerjasama lintas fungsi. Organizational awareness dapat membantu Anda terhubung satu sama lain di tingkat yang lebih dalam sehingga membuka peluang kolaborasi, komunikasi, dan pengambilan keputusan yang tepat.

Manfaat Organizational Awareness dalam Perusahaan

Berikut adalah cara organizational awareness dapat membantu Anda dan tim produk untuk membuat keputusan terbaik bagi produk serta pelanggan Anda:

1.Mengenali Pembuat Keputusan

Sebagian besar tim produk memiliki produktivitas tinggi sehingga keputusan tidak selalu dibuat oleh orang yang sama. Untuk membuat pilihan yang tepat, penting untuk mengenali pembuat keputusan  agar bisa mempertimbangkan masukan profesional dari seseorang sesuai jabatannya. Namun, Anda tetap perlu memahami kondisi informal untuk mengetahui orang yang berada di posisi terbaik dalam membuat keputusan pada situasi tertentu.

2. Memahami Informasi yang Dibutuhkan untuk Mengambil Keputusan

Organizational awareness adalah aset besar dalam membuat keputusan yang tepat waktu dan terinformasi. Ketika Anda memahami organisasi Anda, Anda tahu dengan siapa Anda perlu berbicara untuk mendapatkan semua informasi yang diperlukan. Anda juga akan tahu kepada siapa Anda perlu berbagi informasi spesifik untuk memastikan keputusan terbaik dibuat untuk produk Anda. 

Jika pada alur kerja produk Anda memiliki hambatan bagi konsumen, Anda membutuhkan informasi tambahan untuk mengetahui masalah mana yang harus ditangani terlebih dahulu. Tim Anda dapat bekerja sama dengan tim lain untuk menyelesaikan hambatan dengan pengetahuan  yang dimiliki agar mempermudah pengambilan keputusan.

3. Bangun Dukungan untuk Keputusan Tersebut

Mungkin tidak semua orang setuju dalam saat Anda mengambil sebuah keputusan. Dalam upaya memastikan keputusan yang diambil dapat berjalan dengan baik, gunakan organizational awareness untuk membangun dukungan atas keputusan yang Anda ambil.

Bicara dengan orang-orang di luar tim Anda yang dapat berpengaruh oleh keputusan Anda. Anda juga bisa meminta anggota tim untuk melakukan hal yang sama dengan orang-orang yang memiliki relasi kuat dengan mereka.

Jika muncul masalah dengan keputusan yang diambil, jadwalkan waktu untuk bertemu, berdiskusi, dan mendengarkan kekhawatirannya. Anda perlu menjelaskan alasan pengambilan keputusan dengan data kualitatif dan kuantitatif untuk memastikan keputusan Anda dibuat untuk kepuasan konsumen.

4. Sesuaikan Cara Komunikasi dengan Stakeholders

Berusahalah untuk memahami cara komunikasi masing-masing orang yang bekerja dengan Anda, terutama dari cara bicara. Tidak semua orang menyerap informasi dengan cara yang sama. Karena itu, penting untuk menyesuaikan cara komunikasi agar informasi dan pesan yang dimaksud akan tersampaikan.

5. Pahami Kepentingan dan Pengaruh Para Stakeholders

Setelah mengetahui preferensi komunikasi ke stakeholders, Anda memerlukan perspektif independen tentang intensitas komunikasi dengan mereka. Anda dapat menggunakan Stakeholder Map untuk menentukan pendekatan Anda. Pertimbangkan influence dan interest dari para stakeholder terkait produk Anda dan gunakan klasifikasi mereka untuk memandu pendekatan Anda terhadap komunikasi.

• Monitor: beri tahu orang-orang dalam grup ini untuk dapat menemukan informasi dan hubungi mereka secara berkala untuk memastikan mereka mendapatkan apa yang dibutuhkan
• Keep informed: pahami kebutuhan orang-orang di grup ini dan minta masukan mereka
• Keep satisfied: pahami dan libatkan orang-orang dalam grup ini dan penuhi kebutuhan mereka, terutama ketika kebutuhan mereka selaras dengan hasil Anda
• Manage closely: libatkan orang yang mungkin harus menjadi bagian dari tim lintas fungsi Anda

6. Ukur Dukungan Terhadap Produk Anda

Gunakan teknik analisis pemangku kepentingan seperti commitment scale atau skala komitmen untuk mengukur seberapa suportif orang-orang di organisasi Anda terhadap produk Anda, dan tingkat komitmen apa yang diperlukan untuk memastikan keberhasilan produk. 

Skala komitmen digunakan sebagai cara untuk membingkai diskusi dalam tim untuk mencerminkan kesan tim tentang dukungan stakeholder pada produk Anda. Jika Anda menemukan beberapa orang yang tidak mendukung, tentukan cara untuk meningkatkan dukungan mereka.

7. Buat Dukungan untuk Produk Anda

Selain dukungan dari stakeholders yang Anda butuhkan pada tahap pengambilan keputusan, Anda juga perlu membangun dukungan dan mendapatkan dukungan untuk produk itu sendiri. Untuk membangun dukungan bagi produk Anda, bicaralah langsung kepada orang-orang yang dukungannya Anda butuhkan.

Saat berbicara dengan mereka, bagikan pengetahuan yang telah dikumpulkan. Dengarkan kekhawatiran dan pertimbangkan produk Anda dari sudut pandang mereka. Ketika mereka melihat Anda berusaha untuk memahami berbagai hal dari sudut pandang mereka.

8. Mendengarkan untuk Memahami

Dalam upaya membangun pemahaman secara efektif, Anda perlu mengetahui dari mana setiap orang memulai. Jangan paksakan pandangan Anda kepada setiap orang tentang situasi tertentu. Bantu tim Anda untuk mencapai pemahaman bersama tentang tujuan dan nilai produk Anda dengan mendengarkan untuk memahami perspektif orang lain.

9. Bantu Anggota Tim Mengungkapkan Tujuan 

Untuk membangun pemahaman bersama, sebaiknya mulai dari anggota tim internal. Anda harus merumuskan pemahaman bersama sebagai sebuah kelompok. Pemahaman bersama ini akan membantu Anda membentuk koalisi yang diperlukan untuk mewujudkan sesuatu. Semua orang yang terlibat memahami hasil yang Anda perjuangkan dan peran mereka dalam mencapainya.

Luangkan waktu untuk memahami situasi dalam organisasi dan terus bekerja dengan sadar diri, empati, dan pengendalian diri. Perlu diingat bahwa organizational awareness adalah perjalanan