Cara Membuat Program Onboarding Online yang Baik

Aktivitas onboarding bisa menjadi momen yang paling penting bagi karyawan baru. Fresh Graduate perlu sebuah pengenalan dunia kerja yang berbeda dengan masa studi. Begitu juga dengan karyawan yang memutuskan untuk berpindah dari perusahaan lain perlu tahu lebih banyak tentang perusahaan barunya.

Mengingat ada sejumlah kondisi, sejumlah perusahaan mungkin memilih onboarding online untuk menyambut para wajah baru. Biarpun ada hal yang mungkin efektif untuk dilakukan, bertemu secara online melalui kamera laptop bisa terasa kurang.

Karena itulah, perlu ada persiapan yang tepat untuk membuat proses ini tetap menarik meskipun dilakukan secara online. Cari tahu lebih tentang cara membuat onboarding online terasa lebih dekat dan terhubung.

Cara Membuat Program Onboarding Online yang Baik

Baik bisa diartikan dengan tidak membosankan dan menarik karyawan baru untuk bisa ambil bagian dalam setiap acaranya. Berikut Langkah-langkah yang bisa dilakukan dalam onboarding online.

1. Membuat sistem mentoring

Karyawan baru mungkin akan langsung mendapatkan tugas yang banyak saat aktif di perusahaan baru. Kesibukan ini yang kadang membuat mereka mengabaikan hal-hal kecil. Tanpa ada yang mengingatkan, karyawan baru akan merasa terisolasi di lingkungan barunya.

Untuk alasan itu, Anda bisa menggunakan sistem mentoring dengan memilih rekan kerja untuk membantu membimbing karyawan baru. Sistem ini bisa dilakukan secara random atau membuat karyawan baru untuk memilih mentor mereka sendiri.

Lakukan perubahan mentor setiap satu minggu sekali untuk membuat mereka lebih akrab dengan banyak orang. Cara ini juga memberikan karyawan baru kesempatan untuk mengenal divisi lain dalam struktur perusahaan. Jadi, mereka pun bisa mengetahui pentingnya setiap elemen dalam perusahaan.

2. Menjelaskan struktur organisasi

Lebih baiknya lagi jika Anda memberikan akses terhadap background dari seluruh karyawan. Informasi ini terkait deskripsi pekerjaan dan keahlian yang mereka miliki, termasuk waktu mereka bergabung dengan perusahaan. Dengan begitu, karyawan baru bisa melihat peluang mereka tentang untuk belajar pada kolega yang tepat.

Namun, informasi tersebut bukan untuk dihapal. Manfaat yang bisa didapatkan dari karyawan baru adalah mereka bisa pergi ke orang yang tepat untuk sebuah kebutuhan. Hal ini bisa saja terkait urusan penyelesaian pekerjaan, penyediaan barang dan alat-alat kerja, dan urusan tentang karyawan lainnya.

Langkah ini juga memberikan gambaran kepada karyawan baru tentang jenjang karier yang bisa mereka dapatkan di perusahaan. Karyawan baru pun bisa tahu tentang perkembangan yang bisa didapatkan dengan para koleganya.

3. Menjabarkan visi, misi, dan nilai-nilai budaya perusahaan

Bagian ini juga tetap penting untuk disampaikan dalam onboarding, baik pertemuan tatap muka maupun daring. Semua orang mungkin tahu bahwa ada sebuah jarak yang memisahkan antara manajer dan staf. Namun, bisa jadi hal tersebut tidak terlalu terasa di perusahaan Anda.

Sampaikan semua hal yang boleh, mungkin tidak masalah, hingga tindakan yang dilarang saat berada di lingkungan kantor. Begitu juga dengan konsekuensi yang bisa diterima oleh karyawan jika melanggar norma yang sudah ditentukan. Memberi tahu nilai ini pun memberikan gambaran tentang situasi perusahaan kepada karyawan baru.

Akan lebih baik jika nilai-nilai ini disampaikan oleh mereka yang sudah berada di level yang cukup tinggi dalam perusahaan. Jika para atasan cukup terbuka dengan masukan, karyawan baru—dan juga lama—perlu tahu tentang hal ini.

4. Berikan gambaran denah kantor

Layaknya seseorang yang datang ke tempat asing, karyawan baru mungkin akan kebingungan. Biarpun aka nada office tour pada hari pertama, sulit untuk mereka menghapal semuanya dalam waktu yang singkat. Terlebih lagi jika kantor Anda cukup luas dengan banyak Lorong dan ruangan di dalamnya.

Karena itu, berikan mereka peta kantor pada saat onboarding. Tidak perlu dijelaskan secara terperinci, tapi Anda perlu membuatnya secara komprehensif dan mudah dibaca. Peta kantor perlu berisi pintu masuk dan keluar, tangga darurat, departemen, hingga meja setiap orang.

Lebih baiknya lagi, Anda perlu menyebutkan lebih dari sekadar nama untuk setiap meja. Anda bisa menyebutkan fakta menarik tentang karyawan tersebut, seperti makanan kesukaannya hingga hobi yang dijalani. Hal tersebut bisa membantu karyawan baru saat berkomunikasi dengan mereka untuk pertama kalinya.

5. Buat forum terbuka

Onboarding mungkin penuh dengan aktivitas di dalamnya. Karyawan baru pasti akan mendapatkan pelatihan tentang pekerjaan barunya sekaligus momen mengenalkan diri. Namun, pastikan juga mereka dapat kesempatan untuk berkenalan dengan koleganya dan bertanya tentang apa pun.

Setelah semua kegiatan yang resmi selesai, pastikan Anda membuat sebuah forum untuk memastikan semuanya bisa berjalan lancer. Anda bisa membuat grup di aplikasi berkirim pesan atau memanfaatkan Google Space.

Forum tersebut membuat karyawan baru bisa bertanya serta menyampaikan pendapat di lingkup yang lebih kecil. Tidak ada salahnya juga membuat forum offline secara rutin di sela-sela pekerjaan. Langkah ini membuat karyawan baru bisa lebih cepat beradaptasi di kantor baru.

Itulah sejumlah langkah yang bisa dilakukan dalam menyambut karyawan baru di perusahaan. Dengan sambutan yang hangat, diharapkan karyawan baru bisa bekerja dengan lebih semangat dan betah untuk terus berkarier di perusahaan Anda.