Cara Membuat Workflow yang Efektif dalam Proses Operasional

Sebuah proses operasional terdiri dari rangkaian tahapan bisnis yang saling berkaitan satu sama lain. Beberapa proses yang berulang memungkinkan sebuah perusahaan melakukan efisiensi dalam penyelenggaraan tugas operasional.

Dalam praktiknya, workflow dapat disepakati bersama melalui penggunaan tools atau software pendukung. Jika dilakukan dengan baik, setiap jajaran manajerial yang agile dapat menciptakan kolaborasi yang efektif dengan tim dan karyawannya.

Apa Itu Workflow?

Workflow adalah proses end-to-end yang membantu tim mencapai tujuan dengan menghubungkan orang yang tepat pada waktu yang tepat. Alur kerja memindahkan data melalui serangkaian langkah dari inisiasi hingga penyelesaian. Setelah disiapkan, alur kerja membantu Anda mengatur informasi dengan cara yang tidak hanya dapat dipahami.

Seseorang dapat memanfaatkan sebuah workflow untuk mengembangkan proyeknya sendiri. Namun, workflow paling baik dimanfaatkan untuk tim dan departemen karena ada urutan langkah-langkah yang perlu diselesaikan. Secara alami, workflow meminimalisasi inefisiensi dengan memberikan kejelasan yang dibutuhkan tim untuk mencapai tujuannya.

Anda dapat membangun workflow yang efektif untuk inisiatif berbasis waktu dengan tujuan yang jelas. Hal ini mengarah pada content calendar dalam marketing campaign, program onboarding karyawan, dan proses pengadaan yang merupakan pekerjaan berulang.

Cara Membuat Workflow yang Efektif

Mengatur workflow berarti menyepakati pekerjaan sebagai sebuah proses berulang sehingga Anda tidak perlu memulai dari awal. Agar efektif, workflow harus dibuat dalam sebuah sistem yang dapat dipahami bersama untuk melacak informasi secara realtime. Berikut ini cara membuat workflow yang efektif dalam kegiatan operasional.

1. Mengumpulkan ide dan informasi

Setiap pekerjaan dimulai dengan ide, baik yang sudah pernah dilakukan maupun yang benar-benar baru. Dalam tahap pertama ini, kumpulkan semua informasi secara acak dan lakukan brainstorming atas ide tersebut. Pertimbangkan juga batasan-batasan proyek dan persayaratan sebelum bisa beralih ke tahap selanjutnya.

Misalnya saat ingin melakukan revamp pada sebuah halaman website. Jika sudah memiliki tujuan untuk membuat nuansa yang berbeda, kumpulkan beberapa inspirasi dan ide awal. Setelah itu, lanjutkan dengan membuat mockup yang lebih detail menggunakan tools atau software.

2. Buat rencana dan jadwal

Setelah mengetahui gambaran umum tentang apa yang sedang dikerjakan, selesaikan detail dan rencana proyek. Pada tahap ini, pastikan untuk menangkap data, informasi, atau kebutuhan bisnis yang relevan. Ini menginformasikan proses yang dibangun, stakeholder proyek yang terlibat, dan pekerjaan yang akhirnya Anda hasilkan.

Semua materi tidak selalu dibutuhkan untuk setiap alur kerja, tapi pastikan untuk mengembangkan materi yang cukup jelas. Hal ini dapat meminimalisasi kemungkinan bolak-balik meminta kejelasan, konteks, dan informasi tambahan tentang pekerjaan.

3. Atur prioritas dan sumber daya

Setelah memiliki rencana, mulailah mengalokasikan sumber daya. Anda memerlukan visibilitas ke dalam proses untuk memprioritaskan dan menugaskan pekerjaan secara efektif berdasarkan kapasitas tim.

Workflow yang efektif bukan hanya tentang menyelesaikan pekerjaan sebanyak mungkin, melainkan memberi ruang untuk kreativitas. Saat berhasil dilakukan, pengelolaan beban kerja akan membuat sebuah tim merasa puas daripada kewalahan setelah proyek selesai.

Agar langkah dalam alur kerja tersebut dapat diulang, lakukan otomatisasi. Setelah Anda memahami kapasitas setiap anggota tim dengan jelas, gunakan otomatisasi alur kerja untuk mendelegasikan pekerjaan secara akurat ke anggota tim yang tepat.

Perjelas prioritas setiap proyek, lalu berdayakan anggota tim untuk menyesuaikan tenggat waktu. Jika diperlukan, pastikan agar mereka menyelesaikan pekerjaan yang memiliki pengaruh paling penting dalam sebuah proyek.

4. Melakukan development dan review

Tahap ini adalah inti dari pekerjaan yang dilakukan dalam sebuah workflow. Pada tahap pengembangan proyek, meninjau dan mengulang feedback, hingga mendapatkan feedback melalui persetujuan stakeholder.

Jika tahap ini tidak disederhanakan, terlalu banyak hal yang dilakukan secara manual sehingga sulit untuk menciptakan hasil yang akurat. Sebaiknya, semua dokumen dan riwayat komunikasi dibagikan di tempat yang sama sehingga waktu bekerja menjadi lebih efektif tanpa harus menghabiskan waktu mencari data.

5. Menyediakan pelacakan progress

Bagian penting dari setiap workflow adalah memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama tentang pekerjaan. Data terlalu sering tersebar di berbagai tools terpisah untuk melaporkan progress dari sebuah proyek.

Alih-alih melakukannya secara manual, bagikan pembaruan status proyek secara realtime agar setiap orang memiliki konteks yang mereka butuhkan di waktu yang tepat pula. Jika tidak berjalan sesuai rencana, laporan status itu pula yang dapat menginformasikan konteks terhadap para stakeholder tanpa perlu bersitegang.

Itulah cara membuat workflow yang efektif dalam sebuah eksekusi proyek. Pada dasarnya, penting untuk melakukan transparansi agar proses pengerjaan sebuah proyek diketahui oleh semua stakeholder yang terlibat. Dengan begitu, workflow yang sedang berjalan tidak terganggu dan bisa berlangsung efektif untuk hasil akhir yang baik.