Cara Mempersingkat Proses Rekrutmen

Pemilihan karyawan yang tidak tepat dapat berdampak besar pada perusahaan. Hal ini karena proses rekrutmen memakan waktu, tenaga, dan pikiran yang banyak, sehingga membuat tim HRD dan para kandidat lelah. Sementara itu saat ini banyak rekrutmen yang memiliki banyak proses, padahal tidak ada bukti bahwa cara tersebut efektif dan yang terbaik.

Jika proses rekrutmen tidak jelas dan tidak terstruktur, menemukan kandidat yang tepat pun akan sulit. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk merencanakan rekrutmen dengan baik. Meskipun, akan terasa sulit di awal, proses rekrutmen yang terstruktur memungkinkan Anda mempersingkat waktu. 

Cara efektif untuk mempersingkat proses rekrutmen

Rekrutmen adalah proses penting dan berdampak besar pada keberhasilan perusahaan. Untuk keberhasilan rekrutmen, pastikan Anda menggunakan cara yang mampu menyaring kandidat dengan tepat dan cepat. 

Proses rekrutmen sering memakan waktu yang cukup lama sehingga produktivitas tim HRD maupun perusahaan juga akan terpengaruh. Untuk mempersingkat proses rekrutmen, berikut cara-cara yang dapat dilakukan:

1. Pahami yang perusahaan butuhkan

Menemukan karyawan yang tepat adalah investasi jangka panjang yang penting untuk suatu perusahaan. Tanpa memahami rekrutmen yang dibutuhkan akan menimbulkan bumerang sendiri. Oleh karena itu, buatlah job description yang jelas dan spesifik.

Untuk membuat job description, libatkan ketua departemen sejak awal, sehingga mereka dapat membantu Anda membuat deskripsi yang sesuai. Pastikan juga Anda menulis sifat-sifat dan kepribadian yang sesuai dengan budaya perusahaan.

Sebelum mengiklankan lowongan pekerjaan, pastikan bahwa job description sudah berisikan profil pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkan. Tidak hanya itu, agar lebih informatif, perkenalkan perusahan Anda. Tulis juga nilai, misi, dan visi jangka panjang.

Ini dilakukan agar sebelum melamar calon kandidat tahu jika perusahaan sesuai dengan kepribadian mereka atau tidak. Terakhir, tambahkan kata kunci yang sesuai, sehingga iklan lowongan pekerjaan Anda muncul dalam search engine.

2. Gunakan software untuk rekrutmen

Mempersiapkan job description hanyalah tahap awal dari proses rekrutmen. Setelah itu, Anda harus mengumpulkan data kandidat, menyaring resume, menjadwalkan proses interviews, dan tahap-tahap lain, sampai menemukan kandidat yang tepat. Sementara itu mengumpulkan, menjaga, dan menyaring data-data secara manual ratusan kandidat akan memakan waktu dan rawan error.

Oleh karena itu, gunakanlan software rekrutmen, seperti Applicant Tracking System (ATS).  Sistem ini membantu Anda mengetahui kandidat yang cocok untuk setiap posisi yang kosong. Penggunaan software memiliki manfaat jangka panjang. Karena memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada pelatihan dan strategi retensi.

3. Jadwalkan proses screening Anda

Proses interview tidak menjamin kandidat akan bekerja dengan baik, sementara itu proses rekrutmen membebani Anda dan kandidat dengan tugas tambahan yang melelahkan. Untuk mempersingkat proses rekrutmen, pilih calon kandidat dengan bijaksana. Pelajari informasi yang tertera di resume, seperti profile, pengalaman kerja, ekspektasi gaji, dan kegiatan yang dilakukan saat masa senjangan.

Kemudian, buat timeline proses interviews. Hindari menjadwalkan proses interviews lebih dari tiga kali. Ini dilakukan agar Anda tidak kewalahan. Untuk membantu menilai kandidat lebih baik lagi nilai kandidat dengan panel manajemen. Sebelum kandidat melakukan interviews, Anda dapat mempersiapkan kuesioner dan catatan yang dibutuhkan. Setelah itu, atur interviews satu per satu dengan tes yang mungkin dibutuhkan.

4. Berikan feedback yang membangun

Ketika melakukan rekrutmen, penting untuk memberikan pandangan positif dan menunjukan bahwa Anda menghargai waktu yang telah diberikan oleh kandidat. Alih-alih mengabaikan kandidat, berikan mereka feedback yang membangun. Beritahu mereka faktor-faktor yang perlu diperbaiki dan cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkannya.

Tidak hanya memberikan kesan positif, hal ini akan mendorong kandidat untuk terus mengembangkan kemampuan diri di masa depan. Jaga komunikasi dengan kandidat yang terpilih. Ini dilakukan agar kandidat tidak pergi, sehingga proses rekrutmen selanjutnya akan lebih mudah untuk dikomunikasikan.

5. Kumpulkan data secukupnya

Dalam proses rekrutmen, sering kali muncul perasaan kalau informasi yang dimiliki kurang, sehingga membuat gelisah dan ingin mengumpulkan data kandidat sebanyak mungkin. Namun, kenyataannya semakin banyak data yang Anda miliki, semakin sulit juga memilih kandidat dan membuat keputusan. Ini juga dilakukan agar para kandidat tidak perlu mengisi formulir panjang dan memberikan data yang nantinya hanya akan diabaikan.

Untuk mempermudah, Anda dapat membuat kuesioner yang nantinya akan diisi oleh kandidat. Ajukan pertanyaan relevan yang mungkin tidak tersedia dalam resume kandidat. Gunakan pula software yang dapat membuat reminders, dan interviews dengan kandidat lebih mudah. Baik interviews secara langsung atau virtual, pastikan Anda memberi tahu para kandidat hal-hal yang perlu dibawa dan dipersiapkan.

6. Perhatikan sifat dan kepribadian kandidat

Selama mencari kandidat yang sesuai, pikirkan pula tentang nilai yang akan mereka bawa ke perusahaan. Karena tidak hanya keterampilan dan masalah teknis, kepribadian dan pola pikir kandidat juga penting untuk jangka panjang perusahaan.

Oleh karena itu, periksa pengalaman kerja kandidat. Manfaatkan nomor referensi yang diberikan. Hubungi nomor tersebut dan tanyakan pengalaman mereka bekerja dengan kandidat. Selain itu manfaatkan tes psikotes untuk memahami sifat dan kepribadian kandidat lebih baik lagi.

Rekrutmen bukanlah proses yang mudah. Untuk menemukan kandidat yang sesuai dengan ekspektasi, dan standar perusahaan memang dibutuhkan upaya dan proses yang cukup sulit. Namun, selama melakukan cara-cara yang efektif, Anda dapat mempersingkat dan mengerucutkan kandidat yang cocok untuk perusahaan.