Fishbone Diagram untuk Proses Decision Making

Permasalahan adalah sebuah hal yang wajar dan pasti terjadi dalam perusahaan. Mengingat hal tersebut, tentu menjadi penting sekali bagi perusahaan untuk membekali para karyawannya berbagai keterampilan dalam memecahkan masalah. 

Ketika perusahaan sedang berada dalam upaya memecahkan suatu masalah atau tantangan, perusahaan pun akan dituntut untuk dapat mengambil keputusan. Keputusan penting pada perusahaan harus disertai strategi yang tepat. Hal ini penting agar implementasinya dapat mencapai tujuan bersama serta terhindar dari risiko-risiko yang mungkin hadir di masa depan.

Ada berbagai cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan ketika sedang melakukan proses pengambilan keputusan, terutama ketika menghadapi suatu masalah. Salah satunya adalah dengan menggunakan fishbone diagram.

Fishbone diagram memiliki fungsi pada sistem manajerial yang pada umumnya dijadikan sebagai alat untuk mengidentifikasi penyebab utama atau akar permasalahan. Penggunaan diagram ini dapat didukung dengan adanya sesi brainstorming yang dilakukan oleh tim untuk menganalisis berbagai faktor-faktor yang menjadi penyebab hadirnya suatu masalah.

Oleh karena itu, diagram ini seringkali disebut dengan istilah “Cause and Effect diagram. Di samping itu, ternyata terdapat beragam istilah lain yang digunakan untuk menyebut diagram ini, antara lain: Ishikawa diagram, Herringbone diagram, atau Fishikawa diagram.

Diagram ini pertama kali dirancang pada tahun 1960-an oleh Prof. Kaoru Ishikawa, seorang ahli di bidang manajemen mutu. Nama diagram ini diambil karena bentuk diagram yang dihasilkan menyerupai bentuk tulang ikan. 

Adapun tujuan utama ketika diagram ini dikembangkan pertama kali adalah untuk dijadikan sebagai alat penjaminan mutu pada perusahaan (quality control). Seiring dengan perkembangannya, diagram ini pun kemudian dapat pula digunakan untuk hal sebagai berikut:

- Menemukan akar permasalahan

- Membantu mengurai permasalahan dalam kondisi bottleneck

- Mendukung proses evaluasi dengan mengidentifikasi secara tepat lokasi dan alasan mengapa suatu proses mengalami kendala

Sekarang, mungkin Anda akan bertanya-tanya, “Mengapa diagram ini layak dijadikan opsi untuk mendukung proses pengambilan keputusan di perusahaan?”. Saat Anda dan perusahaan berhadapan dengan suatu isu serius, terkadang Anda dituntut untuk mengenali segala macam kemungkinan di baliknya terlebih dahulu sebelum melangkah pada pengambilan keputusan.

Setelah keputusan diambil, Anda tentu ingin meminimalisasi faktor risiko permasalahan serupa akan datang di kemudian hari. Selain itu, menggunakan fishbone diagram akan membantu Anda dalam memadukan proses brainstorming yang didukung dengan sebuah ilustrasi atau mind map.

Dengan mengakomodasi cara tersebut, hal ini dapat membantu Anda untuk menggali setiap faktor-faktor yang berkaitan dengan permasalahan yang tengah dihadapi. Penggunaan fishbone diagram dapat dilakukan dengan mengaplikasikan tahap-tahap berikut ini.

1. Mengidentifikasi permasalahan

Hal pertama yang dapat Anda lakukan adalah membuat sebuah daftar permasalahan utama yang menjadi penyebab kendala atau tantangan yang sedang dihadapi perusahaan. Anda dapat juga menuliskan fakta pendukung seperti di mana masalah itu muncul, siapa saja pihak yang terlibat, kendala yang sebetulnya dihadapi, atau waktu munculnya permasalahan tersebut.

Tuliskan permasalahan yang tadi ditemukan pada sebuah kotak di bagian kiri kertas. Dari kotak tersebut tariklah sebuah garis lurus secara horizontal. Garis ini akan terlihat seperti tulang belakang seekor ikan yang kemudian dapat Anda isi dengan berbagai ide-ide.

2. Fokus pada faktor potensial yang terlibat

Langkah kedua yang Anda ambil adalah mengidentifikasi setiap faktor yang mungkin menjadi bagian dari permasalahan. Faktor-faktor ini dapat saja berupa sistem, alat, bahan, keterlibatan faktor eksternal, pihak-pihak yang terlibat, dan lain sebagainya.

Setiap nama faktor yang berhasil ditemukan, dapat dituliskan pada cabang dari garis yang telah Anda buat sebelumnya. Anda pun dapat menuliskan faktor sebanyak mungkin yang bisa ditemukan. Jangan lupa untuk dengarkan juga masukan dari rekan kerja Anda ketika proses ini sedang dilakukan.

3. Mengidentifikasi berbagai penyebab di balik faktor

Setelah Anda menuliskan sejumlah faktor-faktor terkait permasalahan yang dihadapi, mulailah untuk mencari tahu apa saja kemungkinan penyebab yang melatarbelakangi kemunculan faktor-faktor tersebut. 

Anda dapat menuliskan penyebab ini dengan membuat cabang baru pada setiap faktor yang telah Anda tuliskan dan menggunakan istilah yang singkat agar  mudah dipahami. Apabila Anda berpikir jika penyebab ini masih terlalu kompleks, maka buatlah cabang lagi sehingga dapat membantu Anda mengurainya.

4. Lakukan analisis terhadap diagram

Ketika berada di tahap ini, pastinya Anda dapat melihat sebuah peta dalam bentuk tulang ikan yang berisi rangkaian masalah dan penyebabnya. Langkah selanjutnya adalah mencari faktor apa yang paling berpengaruh di dalam kondisi ini. Hal ini akan mengantarkan Anda pada upaya melakukan investigasi, melakukan survey, dan lain sebagainya.

Tujuannya untuk mendapatkan validasi atas temuan yang Anda dapatkan dan memberikan kesempatan untuk melihat permasalahan secara menyeluruh. Selain itu, Anda pun bisa saja mendapatkan perspektif lain terkait masalah yang ada. 

Melakukan fishbone decision making memberikan wawasan pada para eksekutif perusahaan untuk untuk menentukan keputusan berupa solusi yang tepat bagi perusahaan. Anda juga bisa melatih para manajer perusahaan untuk melakukan pengambilan keputusan berdasarkan rasionalitas yang tepat dengan mengikuti program Problem Solving & Decision Making.