Mengenal Pengertian dan Cara Mengukur Kesuksesan Sebuah Proyek

Perusahaan memiliki peran untuk mengatur tujuan yang dapat dicapai dalam menjalankan bisnisnya. Tujuan yang dibuat oleh perusahaan juga menjadi tolok ukur agar bisa digunakan dalam menyusun strategi. Strategi perusahaan menjadi aktivitas operasional proyek yang melibatkan setiap karyawan untuk berkontribusi dalam kesuksesannya.

Kepuasan stakeholders merupakan indikator utama yang menunjukkan keberhasilan dari sebuah proyek. Anda dapat meningkatkan efektivitas keberlangsungan proyek yang efektif dengan mempelajari cara mengukur kesuksesan proyek dengan tepat.

Apa yang Dimaksud dengan Kesuksesan Proyek?

Proyek yang sukses mengacu pada keberhasilan sebuah strategi yang selaras dengan tujuan perusahaan. Berakhirnya sebuah proyek biasanya diikuti dengan peluncuran campaign atau pengenalan layanan baru. Perkembangan sebuah proyek juga bisa dibagi menjadi beberapa fase yang dapat menjadi proyeksi peluang keberhasilan secara keseluruhan.

Setiap perusahaan mungkin memiliki standar kesuksesan yang berbeda tergantung dari indikator kinerjanya. Contohnya ada proyek kesuksesan yang diukur melalui feedback pelanggan atau ada pula yang ditentukan berdasarkan persetujuan dari manajemen senior.

Meski istilah kesuksesannya berbeda, setiap perusahaan atau organisasi akan mendapatkan manfaat setiap menyelesaikan proyek. Pencapaian proyek dapat memberikan pencapaian kolektif dalam sebuah tim, indikator produktivitas, dan memberikan reputasi positif bagi sebuah tim.

Cara Mengukur Kesuksesan Proyek

Sebuah perusahaan tentu memiliki lebih dari satu proyek yang sedang berlangsung. Proyek yang berlangsung juga bisa dilakukan oleh satu tim atau lebih. Dalam situasi seperti ini, penting untuk dapat menentukan panduan yang bisa menjadi cara mengukur kesuksesan.

1. Periksa panduan formal proyek

Sebelum dapat dilaksanakan secara optimal, dibutuhkan acuan yang menekankan tujuan proyek, tenggat waktu, sumber daya, dan ketentuan-ketentuan lain dalam panduan formal. Hal ini penting untuk dapat mengukur pencapaian yang merepresentasikan progres.

Panduan formal ini dapat berupa tabel atau grafik sederhana yang memudahkan setiap orang dalam sebuah tim untuk menyelesaikannya. Seorang project manager dapat menemukan permintaan spesifik dari klien dalam dokumen tersebut dan menggunakannya sebagai key performance indicator (KPI).

2. Buat jadwal atau timeline proyek

Menyelesaikan proyek tepat waktu juga menjadi salah satu pencapaian penting bagi sebuah tim. Karena itulah, penting untuk membuat tenggat waktu yang lebih kecil terkait tugas dan spesifikasi detail dalam penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Timeline dapat berupa penyelesaian laporan, progres pengembangan dari tahap desain ke tahap produksi, persetujuan klien, hingga pencapaian target penjualan. Mengukur setiap perkembangan kecil dapat membantu menganalisis ketepatan waktu untuk menyelesaikan proyek.

Seorang project manager juga dapat berkomunikasi dengan baik dengan tim, klien, dan departemen terkait lainnya. Keterampilan komunikasi dapat membantu menyampaikan update kepada manajemen senior dan mengomunikasikan permintaan klien tertentu secara jelas dengan tim untuk mengetahui tugas selesai sesuai dengan tenggat waktu mereka.

3. Berikan jaminan kualitas yang jelas

Saat Anda menyelesaikan sebuah proyek, penting untuk meninjau kualitas hasil akhir proyek. Pertimbangkan faktor sumber daya, pemenuhan ekspektasi klien, tinjau kekurangan atau perbaikan yang perlu dilakukan, dan pemenuhan kebutuhan dari target audiens.

Meskipun kualitas dari sebuah proyek memiliki banyak kemungkinan interpretasi yang berbeda, Anda dapat membandingkan hasil proyek dengan panduan formal proyek untuk melihat tujuan yang sudah berhasil dicapai.

Merefleksikan proses manajemen proyek juga penting karena dapat memengaruhi cara mengelola keberhasilannya di masa mendatang. Hal ini mengacu pada cara project manager memanfaatkan kekuatan anggota tim, memelihara komunikasi, dan memenuhi deadline.

4. Tentukan budget yang dibutuhkan

Menghabiskan anggaran perusahaan dengan efisien adalah cara yang baik untuk menentukan keberhasilan proyek. Anda dapat mengevaluasi sumber daya dan uang yang tersisa dari perusahaan setelah menyelesaikan proyek. Pertimbangkan hal-hal yang telah dialokasikan untuk tenaga kerja, proses produksi, peralatan, dan biaya lainnya.

5. Tinjau kepuasan tim dan kepuasan pelanggan

Feedback dari pelanggan, klien, atau stakeholder bergantung pada persetujuan seseorang yang menentukan keberhasilan proyek. Jika output proyek adalah produk atau layanan yang dapat diinvestasikan oleh pelanggan, Anda dapat meninjau profitabilitas dalam kerangka waktu yang dirinci dalam spesifikasi setelah peluncurannya.

Misalnya, Anda dapat menganalisis seberapa menguntungkan produk setelah enam bulan dirilis resmi. Mendapatkan feedback pelanggan adalah cara lain yang berguna untuk mengukur keberhasilan. Anda dapat menawarkan survei, berbicara dengan pelanggan secara langsung, atau memberikan ruang bagi orang untuk meninggalkan ulasan online.

Menganalisis kepuasan anggota tim juga tidak kalah penting untuk mengelola proyek yang sukses. Karyawan yang berkontribusi pada setiap tahap proyek menggunakan metrik berbeda dari klien atau stakeholders. Jika sebuah tim merasa bangga dengan pekerjaan yang diselesaikan, kemungkinan mereka bekerja dengan baik selama proyek berlangsung.

Secara keseluruhan, kesuksesan proyek harus dipantau secara teratur oleh seorang project manager. Setiap pencapaian harus diidentifikasi dengan baik untuk membantu setiap karyawan berkontribusi dalam perkembangan proyek. Komunikasikan setiap strategi dan lakukan evaluasi berkala agar dapat memantau progres dan pencapaian dengan baik.