Persiapan Elemen Operasional Produk dalam Sebuah Proyek

Kesiapan operasional menunjukkan bahwa sebuah produk telah siap untuk diterapkan, dioperasikan, dirawat tanpa masalah yang berarti. Suatu proyek dapat mengalami kegagalan jika dirancang tanpa mempertimbangkan fungsi di lingkungan yang diinginkan. 

Komponen penting dari project cycle management adalah memastikan tujuan kesiapan operasional telah termasuk di dalam siklus proyek. Cakupan proyek Anda sebaiknya menyertakan cukup waktu itu mengajukan pertanyaan tentang kesiapan operasional selama inisiasi proyek, desain, pengujian dan peluncuran proyek, serta kegiatan-kegiatan lainnya.

Elemen Penting untuk Menilai Kesiapan Operasional

Menilai kesiapan operasional membutuhkan waktu. Penting untuk membuat jadwal proyek yang memperhitungkan pengujian penuh dan ulasan produk sebelum diluncurkan. Berikut adalah lima pertanyaan yang dapat digunakan sebagai daftar periksa kesiapan operasional:

1. Persiapan Peran Staf

Saat menilai kesiapan operasional, pertimbangkan kesiapan staf Anda untuk peluncuran produk. Mengingat adanya komitmen waktu proyek yang diharapkan, pastikan Anda memiliki cukup karyawan untuk mengisi peran di bagian masing-masing, seperti peluncuran, operasional, dan pemeliharaan. Luangkan waktu untuk meninjau kembali kinerja karyawan di bagiannya, setelah itu Anda dapat menentukan jika ada peran yang perlu ditambahkan ke dalam tim. Kembangkan bahan dan sumber pelatihan sekaligus tentukan saluran komunikasi dengan jelas. Tim Anda perlu memahami prosedur operasional standar untuk dapat meminimalisir kesalahan dalam bekerja.

Terdapat beberapa pertanyaan yang dapat dijadikan sebagai bahan diskusi dan evaluasi dalam mempersiapkan karyawan, antara lain:

• Jumlah karyawan yang harus dikerahkan di help desk
• Cara berkomunikasi untuk melaporkan kesalahan dengan cepat kepada developer
• Melatih karyawan berkomunikasi dalam bahasa sederhana kepada pelanggan atau pengguna
• Koordinasi dengan mitra untuk memastikan semua melakukan prosedur operasional

2. Persiapan Situasi Operasional

Memastikan lingkungan operasional Anda siap membutuhkan banyak pengujian dan banyak mendengarkan. Diperlukan kesabaran dan kerendahan hati selama fase ini. Orang awam mungkin tidak memahami desain produk sesuai ekspektasi. Mengabaikan kritik dan saran karena mereka tidak mengerti bukanlah pilihan yang tepat. 

Produk Anda akan digunakan untuk orang lain, bukan hanya untuk Anda dan tim internal. Developer bukan satu-satunya pihak yang melakukan pengujian produk secara menyeluruh. Karena telah bekerja sangat dekat dengan produk, mereka cenderung mengabaikan masalah yang mungkin menonjol bagi seseorang yang baru mengenalnya. 

Gunakan sampel penguji dari masyarakat yang dituju di dunia nyata dan minta mereka memberikan catatan detail. Beberapa contoh masalah yang mungkin terjadi di antaranya gangguan produk sampai ketidakjelasan instruksi, atau fitur yang bisa disederhanakan lagi sehingga ramah bagi pengguna.

Tes kesiapan operasional untuk lingkungan Anda juga harus menganalisis data yang terkait dengan produk. Periksa apakah waktu saat memuat, pemahaman bacaan, dan elemen lainnya memenuhi target operasional Anda. Beberapa pertanyaan yang dapat jadikan bahan persiapan antara lain:

• Pemeriksaan elemen dalam produk yang akan diluncurkan
• Waktu untuk dapat mengakses produk Anda dengan berbagai macam skenario dan tipe pengguna
• Estimasi waktu yang diperlukan jika masih ada potensi maintenance

3. Kesiapan Pengguna dengan Memasarkan Produk

Calon pengguna perlu menyadari akan keberadaan produk Anda terlebih dahulu, sebelum Anda meluncurkannya secara resmi. Bahkan dari kesiapan operasional melibatkan pinjauan saluran komunikasi pengguna Anda untuk pemasaran produk yang efektif.

Informasikan waktu untuk dapat menggunakan produk yang Anda buat kepada pelanggan. Jelaskan apa manfaatnya bagi mereka, dan tempat untuk dapat mempelajarinya lebih lanjut. Berikan materi “pelatihan” untuk menggunakan produk dan ketahui prosedur distribusinya. Materi yang disampaikan dapat mencakup panduan pengguna, ringkasan, FAQ, webinar, atau video petunjuk singkat.

4. Perencanaan Penanggulangan risiko

Manajemen risiko proyek mengantisipasi terjadinya kesalahan pada saat peluncuran dan pemeliharaan produk serta merencanakan solusi jika hal tersebut terjadi. Saat Anda mempertimbangkan kesiapan operasional proyek, pikirkan berbagai skenario yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek Anda. 

Pikirkan tentang kebiasaan pengguna, kinerja produk, saluran komunikasi, dan jadwal karyawan. Makin Anda dapat mengantisipasi tantangan di awal, makin baik kelengkapan yang Anda milikiuntuk menyesuaikan jika ada perubahan yang diperlukan.

5. Rencana Maintenance

Kesiapan operasional tidak hanya berhenti di hari peluncuran produk. Bagian dari pemeriksaan kesiapan operasional harus mencakup peninjauan rencana maintenance saat produk sudah mulai operasional. Tim Anda mengetahui perbedaan antara tanggung jawab yang sedang berlangsung dan pembaruan yang dianggap sebagai pemeliharaan rutin dengan tugas baru atau perubahan besar. 

Menilai kesiapan operasional untuk memastikan kelancaran peluncuran dan pemeliharaan berkelanjutan menjadi hal yang sangat penting untuk dilakukan. Satu dan lain hal saling berkesinambungan sehingga penting untuk memiliki kinerja waktu yang sesuai dengan jadwal. Jika ada tanda bahaya, lakukan pemberhentian sementara daripada meluncurkan produk yang belum siap. Pada akhirnya, memeriksa kesiapan operasional dapat menghemat waktu, uang, dan reputasi bisnis Anda di masa depan.