Cara Melakukan Phone Interview yang Efektif

Sebagai makhluk sosial, tidak hanya lewat verbal, tetapi sebagian besar manusia juga berkomunikasi dengan bahasa tubuh dan sinyal non-verbal. Ketika melakukan interview untuk mengenali dan mengetahui keterampilan yang dimiliki kandidat lebih dalam lagi, interview lewat telepon bisa jadi lebih sulit.

Sejak pandemi COVID-19, phone interview menjadi hal yang sangat umum untuk dilakukan oleh HRD. Tidak hanya lebih fleksibel untuk kedua belah pihak, yaitu HRD dan kandidat, phone interview memungkinkan Anda untuk lebih bersiap-siap. Meskipun tidak memberi perasaan yang sama seperti interview tatap muka, interaksi lewat telepon tetap efektif untuk menilai kemampuan kandidat.

Keuntungan melakukan interview via telepon

Saat ini proses interview dapat dilakukan lewat beberapa cara, seperti tatap muka, video, dan telepon. Namun, hanya dengan interview tatap muka dan video Anda dapat menilai jawaban yang mereka berikan lewat tingkah laku dan penampilan. Berbeda dengan telepon yang Anda hanya dapat mengandalkan jawaban kandidat.

Hal ini sebetulnya dapat sangat menguntungkan. Karena perlu diakui bahwa tidak sedikit kandidat yang merasa gugup ketika bertatap muka dengan perekrut. Ini memungkinkan jawaban yang dikeluarkan tidak maksimal. Phone interview diharapkan dapat membuat kandidat lebih nyaman sehingga jawaban yang diberikan pun lebih maksimal. Agar phone interview berjalan efektif perhatikan beberapa cara berikut:

1. Persiapan

Interview yang gagal tidak hanya dapat disebabkan oleh ketidak siapan kandidat, tetapi juga perekrut. Menghubungi kandidat tanpa mengetahui detail mereka atau detail pekerjaan yang ditawarkan akan menciptakan citra tidak profesional. 

Saat hal ini terjadi, kandidat mungkin akan berpikir bahwa perusahaan Anda bukanlah perusahaan yang tepat, sehingga mereka akan menggundurkan diri. Oleh karena itu, persiapkan diri dan asah kemampuan Anda sebaik mungkin.

2. Transparansi

Penting untuk meningat bahwa interview dilakukan untuk memastikan bahwa kandidat sesuai dengan posisi yang dilamar. Sementara itu, Anda tidak dapat melakukan ini kecuali mereka terbuka dan jujur. Oleh karena itu, beri tahu kandidat tentang cara interview yang akan dilakukan, ringkasan yang akan ditanyakan saat interview, dan proses rekrutmen selanjutnya.  Jelaskan pula maksud dan tujuan Anda bertanya. Ini dilakukan agar kandidat merasa nyaman dan dapat memberikan jawaban yang jujur.

3. Pilih tempat yang hening

Tidak hanya isi, tempat interview juga penting untuk Anda perhatikan. Tempat yang berisik dapat membuat Anda dan kandidat merasa tidak nyaman hingga frustasi. Jika terjadi, ditakutkan akan banyak informasi yang tidak tersampaikan, sehingga penilaian pada kandidat akan berkurang. Oleh karena itu, pilihlah tempat yang hening dan jauh dari gangguan. 

4. Hindari bicara berlebih

Proses interview dilakukan untuk mengetahui kemampuan kandidat lebih dalam lagi. Oleh karena itu, akan sangat sulit untuk mengetahui kandidat bila Anda yang lebih banyak bicara. Ketahui kemampuan kandidat dengan ajukan beberapa pertanyaan yang sudah Anda siapkan.

Di sini Anda perlu memperhatikan proses interview ketika berjalan. Karena jawaban yang mereka berikan dapat dipengaruhi oleh kata-kata dan pilihan bahasa yang Anda gunakan ketika interview. Ditakutkan kandidat akan memberikan jawab yang tidak jujur. 

5. Buat checklist

Hal terakhir yang ingin Anda lakukan ketika melakukan interview adalah menghubungi kembali kandidat untuk mendapatkan jawaban yang lupa Anda tanyakan. Tidak hanya memalukan dan menimbulkan kesan tidak profesional, hal ini dapat menunda proses rekrutmen.

Oleh karena itu, buatlah daftar pertanyaan yang ingin disampaikan dan jangan mengakhir telepon sampai Anda menyentang seluruh list. Dengan melakukan ini Anda juga berarti telah memposisikan seluruh kandidat secara setara, sebab Anda telah memberi mereka kesempatan untuk menjawab pertanyaan yang sama.

6. Hindari interview sembari makan dan minum

Meskipun, terdengar sepele makan dan minum selama phone interview sangatlah tidak boleh. Jika melakukan ini, Anda akan dinilai tidak sopan dan tidak menghargai kandidat. Untuk minum mungkin masih wajar. 

Jika Anda memang butuh minum saat interview, mintalah izin kepada kandidat. Ini dilakukan untuk meninggalkan kesan sopan dan menghargai kandidat. Sebelum interview berlangsung, pastikan sudah makan dan minum sehingga Anda tidak merasa lapar dan haus.

Mungkin terdapat beberapa cara lagi yang dapat Anda lakukan untuk membuat phone interview efektif. Namun, mempraktikan cara-cara tersebut sebagai fondasi dasar sudah dapat membantu Anda untuk meminimalisir kesalahan dan hal-hal yang tidak diinginkan lainnya.