Cara Mengelola Product Backlog dalam Product Management

Product backlog adalah daftar yang berisi urutan dari hal-hal yang perlu dikerjakan untuk meningkatkan value dari suatu produk. Daftar ini dapat terus berkembang dan menjadi satu-satunya acuan pekerjaan bagi Scrum Team.

Tujuan dari product backlog adalah agar setiap tim bisa fokus terhadap apa yang dikerjakan saat ini, namun tidak melupakan tugas lain yang harus dikerjakan. Pasalnya, ada tenggat waktu yang diberikan setiap tugas. 

Namun, product backlog juga bersifat fleksibel. Artinya, product owner sebagai stakeholder utama proyek dapat mengubah prioritas tugas berdasarkan pada faktor yang telah disebutkan sebelumnya. Namun, perubahan itu harus seminimal mungkin agar tidak mengganggu pekerjaan tim development. 

Cara Mengelola Product Backlog

Product backlog berfungsi sebagai panduan bagi seluruh tim yang terlibat. Oleh sebab itu, product backlog harus ditulis dengan bahasa yang sederhana, jelas, dan selengkap mungkin untuk menghindari miskomunikasi. 

Dalam praktiknya, tim sering menemui hambatan karena backlog yang terlalu besar. Product backlog yang terlalu besar dapat menyebabkan banyak masalah karena bisa memperlambat pengembangan produk, menghambat inovasi, hingga menambah biaya pemeliharaan. Agar dapat menghindari risikonya, berikut cara mengelola product backlog.

1. Tentukan product owner

Harus ada satu orang yang bertanggung jawab atas backlog pada Scrum Team. Tanggung jawab tersebut biasanya dipegang oleh product owner. Nantinya, product owner akan bertanggung jawab untuk mengurusi konten, ketersediaan, dan urutan prioritasnya.

Selain itu, product owner juga harus bekerja sama dengan tim dan pemangku kepentingan eksternal. Yang terpenting, product owner harus memiliki pengetahuan tentang produk dan memiliki otoritas dalam membuat keputusan backlog tanpa keterlibatan pihak lain. 

2. Tentukan product goal

Untuk bisa menyusun product backlog, product owner harus memahami mengenai business needs atau product goal yang ingin dicapai. Karena itu, product owner harus terlebih dahulu memahami kebutuhan stakeholder dengan menentukan masalah yang akan diselesaikan oleh produk (problem to be solved), mengajukan solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut (proposed solution), dan menentukan kriteria untuk mengukur kesuksesan solusi yang dibuat (success indicator). 

3. Buat Product Backlog Item (PBI)

Setelah selesai menentukan problem, solution, dan success indicator, product owner bisa menentukan backlog yang akan dikerjakan. Untuk membuat backlog, perlu dipahami terlebih dahulu komponen yang membentuk sebuah PBI dan kriteria yang harus dimiliki. 

4. Tentukan urutan prioritas backlog

Urutan backlog dapat ditentukan dengan melihat business value dari masing-masing backlog. PBI akan diurutkan mulai dari yang memiliki business value tertinggi ke yang terendah. Setelah itu, eksekusi backlog yang dilakukan berurutan dari atas ke bawah. 

5. Buat strategi sederhana dalam mengelola backlog

Saat melakukan tips ini, penting bagi product owner untuk membuat strategi sederhana dan jelas mengenai cara mengelola simpanan. Jangan lupa libatkan tim dalam proses tersebut, karena product owner bukanlah satu-satunya yang bertanggung jawab memelihara backlog. 

Ajak setiap anggota tim untuk berkontribusi dalam menjaga serta mengelola backlog. Agar cara ini berhasil, setiap anggota tim harus memiliki pemahaman dasar mengenai backlog. 

6. Tetapkan batasan

Agar backlog tidak over capacity, product owner perlu menetapkan batasan mengenai berapa banyak item yang tersedia di backlog. Tidak ada jumlah yang saklek, namun hal tersebut bisa ditentukan oleh product owner. Hal itu dikarenakan product owner bertanggung jawab atas backlog, sehingga kapasitas untuk mengelola informasinya pun ditentukan oleh product owner itu sendiri. 

Itulah enam cara mengelola product backlog. Cara-cara di atas bisa membantu product owner dalam mengelola product backlog dengan baik. Dengan pengelolaan product backlog yang tepat, perusahaan bisa mempercepat inovasi dan memberikan produk dengan kualitas terbaik kepada konsumen.