Training Need Assesment: Pengertian dan Manfaat

Training Needs Analysis atau yang biasa disebut juga dengan Training Needs Assessment merupakan proses untuk menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan. 

Pelatihan meliputi pengetahuan dan keterampilan yang karyawan butuhkan, sedangkan pengembangan mencakup sesuatu yang lebih bersifat jangka panjang terkait karir seseorang, misalnya menempuh jenjang pendidikan formal atau penugasan di posisi tertentu. Melalui tahapan tersebut, perusahaan bisa melakukan program pelatihan dan pengembangan yang tepat sasaran dan sesuai dengan kebutuhan dan potensi dasar karyawan.

Training Needs Assesment Berdasarkan Pendekatannya

Pada dasarnya, ada tiga pendekatan dalam melakukan TNA, yaitu dari sisi organisasi, kelompok dan individu. Berikut penjelasan dari ketiga pendekatan tersebut.

1. Pendekatan berdasarkan organisasi

Nama lain dari pendekatan ini adalah organizational based needs analysis. Analisis dilakukan dengan melihat strategi bisnis dalam melihat peluang di masa depan. Dalam pendekatan analisis berbasis organisasi, akan lebih fokus pada tujuan, iklim, lingkungan internal dan eksternal, sampai sumber daya dalam sebuah perusahaan. Pihak manajemen akan mengumpulkan data kemampuan karyawan secara menyeluruh. Setelah itu, melakukan analisis terhadap kompetensi karyawan lebih dalam lagi. Training yang dilakukan karyawan harus berdasarkan pada kebutuhan organisasi atau perusahaan untuk menghadapi tantangan bisnis di masa depan.

Contoh perusahaan melihat peluang yang besar dengan hadirnya Industry 5.0, namun masih ada kesenjangan karyawan dari sisi kompetensi digital. Sebagian besar karyawan masih belum melek digital, atau istilah kerennya technology savvy. Untuk itu dibuat program-program pelatihan untuk menambah pengetahuan dan ketrampilan karyawan. 

2. Pendekatan berdasarkan kelompok/ tim

Nama lain dari pendekatan ini adalah team based needs analysis. Jadi ruang lingkup analisisnya adalah suatu kelompok atau unit tertentu.

Ambil contoh, saat manajemen melihat peluang untuk membuka pasar di Indonesia Timur, perusahaan akan melakukan evaluasi pada tim marketing. Sejauh apa pemahaman tim marketing untuk pasar di Indonesia Timur. Bila masih terjadi kesenjangan dengan kebutuhan, maka tim marketing akan dibekali dengan pemahaman dan ketrampilan terkait pasar di Indonesia Timur.

3. Pendekatan berdasarkan individu

Sesuai namanya, individual based needs analysis adalah proses mencari tahu kebutuhan masing-masing individu karyawan. 

Bagaimana cara mengetahui kebutuhan pelatihan karyawan? Perusahaan bisa melihat dari perbedaan antara level kompetensi yang karyawan miliki dengan persyaratan dari perusahaan.

Ambil contoh, sebuah perusahaan memiliki syarat seorang supervisor bisa menggunakan microsoft excel dengan baik. Namun, karyawan tersebut tidak terlalu mahir dalam mengoperasikan microsoft excel. Kemudian perusahaan membuat pelatihan khusus untuk karyawan agar lebih mahir dalam menggunakan tools tersebut.

Manfaat Training Needs Assement dalam perusahaan

Bagi karyawan mungkin bertanya-tanya, apa fungsi dari melakukan serangkaian analisis pelatihan dalam sebuah perusahaan? Untuk menjawabnya, berikut penjelasan mengenai fungsi dan manfaat training need analysis dalam sebuah perusahaan.

1. Mengetahui kompetensi karyawan

Lewat analisis kebutuhan pelatihan, manajemen bisa mengetahui kompetensi yang karyawan miliki dan menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Selain itu juga bisa mengetahui kemampuan dan pengetahuan karyawan terkait job description dan visi misi perusahaan lebih jauh.

Pengetahuan dan informasi ini perusahaan butuhkan agar pihak manajemen lebih paham mengenai karyawan dan langkah-langkah yang sekiranya akan mereka lakukan.

2. Memperbaiki kesenjangan kompetensi

Tujuan melakukan pelatihan karyawan dalam sebuah perusahaan adalah untuk mengetahui kesenjangan antara kemampuan karyawan dan persyaratan perusahaan.

Setelah mengetahui adanya kesenjangan kompetensi atau kemampuan, perusahaan berusaha untuk memperbaikinya.

Selain untuk mencapai target bisnis, training needs assessment juga bermanfaat untuk menambah kemampuan atau skill karyawan sebagai bekal untuk karir selanjutnya.

3. Mempermudah suatu perencanaan

Setiap perusahaan tentu perlu melakukan perencanaan matang untuk memajukan bisnisnya. Agar tepat sasaran, pihak manajemen perlu membuat rencana sesuai dengan keadaan dan data valid tentang karyawan dan perusahaan.

Analisis dari training need analysis membantu perusahaan dalam membuat perencanaan yang tepat. Perencanaan di sini masih berhubungan erat dengan hasil program pelatihan dan visi misi perusahaan.

Bila tidak menggunakan training need assesment sebelum melakukan perencanaan, tim manajemen hanya menebak dan berjalan tanpa panduan.

Pasalnya, pelatihan ini sangat membantu dalam pencarian data valid sebagai pedoman yang mendasari kegiatan pengembangan kompetensi karyawan. Tanpa pedoman yang valid, perusahaan hanya meraba-raba bahkan pada kemungkinan terburuk, bisnis bisa berhenti di tengah jalan.

Pencarian data tentang kompetensi karyawan yang valid sangat penting sebagai landasan dalam melakukan pelatihan. Maka dari itu, training need assessment harus perusahaan siapkan sebelum programnya berjalan. Dengan kata lain, TNA dapat menjadi sebuah pondasi awal pelatihan dan pengembangan perusahaan.