Mengenal Rencana Implementasi Proyek dan 8 Cara Membuatnya

Sebuah rencana implementasi akan membantu proyek Anda berjalan lancar dan sesuai dengan rencana. Baik untuk proyek marketing atau jenis apa pun, rencana implementasi akan membantu Anda mendokumentasikan proses dan kemajuan sebuah proyek.

Rencana ini juga harus menjadi hal pertama yang Anda buat sebelum proyek berjalan. Nah, untuk membantu Anda menyiapkannya yang tepat, artikel berikut ini akan menjelaskannya secara mendalam. 

Pengertian Rencana Implementasi

Rencana implementasi adalah sebuah catatan dan dokumen yang berisi strategi, rencana, lingkup kerja tim, target dan tujuan proyek, detail aktivitas, hingga ragam kebutuhan tim untuk menjalankan proyek.

Dikutip dari TeamWork, dokumen tersebut juga sering disebut sebagai rencana strategis yang memastikan proyek berjalan dengan semestinya. Rencana implementasi akan menjadi acuan dan sumber informasi utama bagi Anda dan tim selama proyek berlangsung.

Setiap ada pertanyaan terkait apa yang harus dilakukan hingga siapa yang melakukannya, semua akan tercantum dalam rencana implementasi tersebut.

Jika proyek yang Anda jalani masih dalam skala kecil, pastikan ada empat komponen ini:

• target proyek
• timeline proyek
• penanggung jawab dan tugas tim
• aset yang digunakan

Manfaat Rencana Implementasi

Rencana implementasi dapat membuat tim Anda memiliki visi dan pemahaman yang sama terkait tujuan sebuah proyek.

Pahami empat manfaat pentingnya berikut ini.

1. Proyek punya arahan dan tujuan yang jelas

Tanpa rencana implementasi yang detail dan rapi, Anda akan kesulitan untuk mengetahui progres serta masalah yang dihadapi. Terlebih jika proyek dalam skala sedang atau besar.

Rencana tersebut akan menjadi tolok ukur dan acuan utama oleh tim Anda. Setiap keputusan dari sebuah proyek akan mengacu pada dokumen yang telah dibuat.

2. Memperlancar komunikasi dan kolaborasi

Tentunya rencana implementasi tidak akan hanya dipegang oleh tim Anda. Tim lain, terutama yang berkolaborasi dengan Anda, harus mengetahui dan berandil dalam membuat rencana ini.

Hal ini juga dapat membantu setiap anggota tim mengatur ekspektasi atau harapannya terhadap progres proyek.

3. Meningkatkan rasa percaya dan tanggung jawab tim

Seperti yang disinggung di atas, dalam sebuah rencana implementasi, harus jelas siapa penanggung jawab dan apa saja tugas masing-masing anggota tim.

Informasi ini akan membantu Anda dalam mengetahui siapa saja yang harus dihubungi untuk bagian tertentu dalam proyek. Pembagian tugas ini akan membuat anggota tim lebih mandiri dan memahami perannya dalam kesuksesan proyek.

4. Semua anggota tim punya tujuan yang sama

Berkaitan dengan poin sebelumnya, tim Anda harus tahu perannya dalam kesuksesan proyek. Dengan begitu, setiap individu yang terlibat dalam sebuah proyek akan punya tujuan dan mindset yang sama.

Sepakati Hal Ini Sebelum Membuat Rencana Implementasi

Menurut Nifty, ada beberapa hal yang harus seluruh tim Anda sepakati sebelum membuat rencana implementasi.

1. hasil yang diharapkan dalam proyek harus terukur
2. sepakati tolok ukur kesuksesan
3. apa saja small wins dan progres yang diharapkan
4. timeline proyek yang jelas dan sesuai kemampuan
5. kemungkinan adanya masalah tak terduga
6. fleksibilitas untuk mengubah target dan timeline proyek

8 Cara Membuat Rencana Implementasi

Berikut langkah serta cara-cara membuat rencana implementasi:

1. Buat daftar tim dan individu yang terlibat

Tidak hanya siapa saja anggota tim yang akan membantu Anda selama proyek berlangsung, tapi juga stakeholder atau tim lain dalam perusahaan. Pastikan juga Anda membangun komunikasi yang jelas untuk menghindari kesalahpahaman.

Jangan lupa untuk memberikan pemahaman kepada anggota tim Anda siapa saja dalam daftar tim dan individu yang terlibat.

2. Bagi peran berdasarkan kemampuan individu dan kebutuhan tim

Setelah semua orang dan tim yang terlibat sudah mendapatkan informasi terkait proyek, tugas Anda berikutnya adalah membagi peran mereka.

Tentunya peran dan tugas tersebut harus sesuai kemampuan individu serta kebutuhan tim Anda. Jelaskan secara detail juga apa harapan Anda untuk tiap tugas dan peran.

3. Buat daftar peralatan dan aset yang diperlukan

Daftar ini sering terlewatkan atau hanya jadi informasi tambahan. Namun, jika proyek Anda berskala besar, tentu sejak awal Anda dan tim sudah harus tahu peralatan dan aset yang diperlukan.

Hal ini untuk menghindari timeline dan progres yang terganggu selama proyek berlangsung.

4. Siapkan timeline, tujuan, dan target proyek

Anda dapat membahas ini dengan tim lain. Anda juga dapat melibatkan anggota tim untuk membuat estimasi yang lebih detail.

5. Siapkan daftar KPI yang harus dicapai masing-masing tim

Setelah timeline, tujuan, target, penanggung jawab, dan aset terbentuk, saatnya siapkan tolok ukur kesuksesan atau KPI.

KPI dapat membantu Anda dan perusahaan untuk mengukur kelancaran proyek hingga perbaikan apa yang dibutuhkan nantinya.

6. Jabarkan persiapan, seluruh aktivitas, dan hasil yang diharapkan

Pastikan Anda membuat daftar yang jelas dan mendetail terkait keseluruhan proyek. Anda dapat membagi masing-masing poin berdasarkan tahapannya (persiapan, proyek berlangsung, atau akhir proyek) dan menambahkan detail atau subpoin untuk masing-masing tahapan.

7. Buat perkiraan durasi dan biaya untuk masing-masing aktivitas

Bagian ini merupakan turunan dari timeline dan KPI. Anda harus membuat estimasi durasi untuk masing-masing aktivitas dan tahapan proyek.

Jika proyek ini punya budget, Anda harus memanfaatkannya dengan tepat dan mencantumkannya dalam dokumen rencana implementasi tersebut.

8. Buat rencana cadangan untuk kejadian tak terduga

Meski Anda dan tim telah sepakat bahwa akan ada kejadian tak terduga, tetap buat rencana cadangan.

Hal ini untuk membantu Anda lebih siap dan tidak sampai menunda keberlangsungan proyek.

Sebuah rencana implementasi adalah dokumen krusial baik untuk proyek kecil, sedang, ataupun besar.

Rencana implementasi akan memastikan Anda tahu progres, masalah, hingga hasil proyek.

Jika Anda ingin mempelajari lebih jauh soal membuat dan menerapkan rencana implementasi proyek yang tepat, bergabunglah di short training program prasmul-eli!

Anda dapat belajar langsung dari para ahlinya! Tunggu apa lagi, daftar dan ikuti kelasnya dengan klik di sini sekarang!