Beranda
>
Gagasan
>
Artikel

Mengenal Rencana Implementasi Proyek dan 8 Cara Membuatnya


08 July 2024
Banner-Article-Juni-No.3.jpg

Sebuah rencana implementasi akan membantu proyek Anda berjalan lancar dan sesuai dengan rencana. Baik untuk proyek marketing atau jenis apa pun, rencana implementasi akan membantu Anda mendokumentasikan proses dan kemajuan sebuah proyek.

Rencana ini juga harus menjadi hal pertama yang Anda buat sebelum proyek berjalan. Nah, untuk membantu Anda menyiapkannya yang tepat, artikel berikut ini akan menjelaskannya secara mendalam. 

Pengertian Rencana Implementasi

Rencana implementasi adalah sebuah catatan dan dokumen yang berisi strategi, rencana, lingkup kerja tim, target dan tujuan proyek, detail aktivitas, hingga ragam kebutuhan tim untuk menjalankan proyek.

Dikutip dari TeamWork, dokumen tersebut juga sering disebut sebagai rencana strategis yang memastikan proyek berjalan dengan semestinya. Rencana implementasi akan menjadi acuan dan sumber informasi utama bagi Anda dan tim selama proyek berlangsung.

Setiap ada pertanyaan terkait apa yang harus dilakukan hingga siapa yang melakukannya, semua akan tercantum dalam rencana implementasi tersebut.

Jika proyek yang Anda jalani masih dalam skala kecil, pastikan ada empat komponen ini:

  • target proyek
  • timeline proyek
  • penanggung jawab dan tugas tim
  • aset yang digunakan

Manfaat Rencana Implementasi

Rencana implementasi dapat membuat tim Anda memiliki visi dan pemahaman yang sama terkait tujuan sebuah proyek.

Pahami empat manfaat pentingnya berikut ini.

  1. Proyek punya arahan dan tujuan yang jelas

Tanpa rencana implementasi yang detail dan rapi, Anda akan kesulitan untuk mengetahui progres serta masalah yang dihadapi. Terlebih jika proyek dalam skala sedang atau besar.

Rencana tersebut akan menjadi tolok ukur dan acuan utama oleh tim Anda. Setiap keputusan dari sebuah proyek akan mengacu pada dokumen yang telah dibuat.

  1. Memperlancar komunikasi dan kolaborasi

Tentunya rencana implementasi tidak akan hanya dipegang oleh tim Anda. Tim lain, terutama yang berkolaborasi dengan Anda, harus mengetahui dan berandil dalam membuat rencana ini.

Hal ini juga dapat membantu setiap anggota tim mengatur ekspektasi atau harapannya terhadap progres proyek.

  1. Meningkatkan rasa percaya dan tanggung jawab tim

Seperti yang disinggung di atas, dalam sebuah rencana implementasi, harus jelas siapa penanggung jawab dan apa saja tugas masing-masing anggota tim.

Informasi ini akan membantu Anda dalam mengetahui siapa saja yang harus dihubungi untuk bagian tertentu dalam proyek. Pembagian tugas ini akan membuat anggota tim lebih mandiri dan memahami perannya dalam kesuksesan proyek.

  1. Semua anggota tim punya tujuan yang sama

Berkaitan dengan poin sebelumnya, tim Anda harus tahu perannya dalam kesuksesan proyek. Dengan begitu, setiap individu yang terlibat dalam sebuah proyek akan punya tujuan dan mindset yang sama.

Sepakati Hal Ini Sebelum Membuat Rencana Implementasi

Menurut Nifty, ada beberapa hal yang harus seluruh tim Anda sepakati sebelum membuat rencana implementasi.

  1. hasil yang diharapkan dalam proyek harus terukur
  2. sepakati tolok ukur kesuksesan
  3. apa saja small wins dan progres yang diharapkan
  4. timeline proyek yang jelas dan sesuai kemampuan
  5. kemungkinan adanya masalah tak terduga
  6. fleksibilitas untuk mengubah target dan timeline proyek

8 Cara Membuat Rencana Implementasi

Berikut langkah serta cara-cara membuat rencana implementasi:

  1. Buat daftar tim dan individu yang terlibat

Tidak hanya siapa saja anggota tim yang akan membantu Anda selama proyek berlangsung, tapi juga stakeholder atau tim lain dalam perusahaan. Pastikan juga Anda membangun komunikasi yang jelas untuk menghindari kesalahpahaman.

Jangan lupa untuk memberikan pemahaman kepada anggota tim Anda siapa saja dalam daftar tim dan individu yang terlibat.

  1. Bagi peran berdasarkan kemampuan individu dan kebutuhan tim

Setelah semua orang dan tim yang terlibat sudah mendapatkan informasi terkait proyek, tugas Anda berikutnya adalah membagi peran mereka.

Tentunya peran dan tugas tersebut harus sesuai kemampuan individu serta kebutuhan tim Anda. Jelaskan secara detail juga apa harapan Anda untuk tiap tugas dan peran.

  1. Buat daftar peralatan dan aset yang diperlukan

Daftar ini sering terlewatkan atau hanya jadi informasi tambahan. Namun, jika proyek Anda berskala besar, tentu sejak awal Anda dan tim sudah harus tahu peralatan dan aset yang diperlukan.

Hal ini untuk menghindari timeline dan progres yang terganggu selama proyek berlangsung.

  1. Siapkan timeline, tujuan, dan target proyek

Anda dapat membahas ini dengan tim lain. Anda juga dapat melibatkan anggota tim untuk membuat estimasi yang lebih detail.

  1. Siapkan daftar KPI yang harus dicapai masing-masing tim

Setelah timeline, tujuan, target, penanggung jawab, dan aset terbentuk, saatnya siapkan tolok ukur kesuksesan atau KPI.

KPI dapat membantu Anda dan perusahaan untuk mengukur kelancaran proyek hingga perbaikan apa yang dibutuhkan nantinya.

  1. Jabarkan persiapan, seluruh aktivitas, dan hasil yang diharapkan

Pastikan Anda membuat daftar yang jelas dan mendetail terkait keseluruhan proyek. Anda dapat membagi masing-masing poin berdasarkan tahapannya (persiapan, proyek berlangsung, atau akhir proyek) dan menambahkan detail atau subpoin untuk masing-masing tahapan.

  1. Buat perkiraan durasi dan biaya untuk masing-masing aktivitas

Bagian ini merupakan turunan dari timeline dan KPI. Anda harus membuat estimasi durasi untuk masing-masing aktivitas dan tahapan proyek.

Jika proyek ini punya budget, Anda harus memanfaatkannya dengan tepat dan mencantumkannya dalam dokumen rencana implementasi tersebut.

  1. Buat rencana cadangan untuk kejadian tak terduga

Meski Anda dan tim telah sepakat bahwa akan ada kejadian tak terduga, tetap buat rencana cadangan.

Hal ini untuk membantu Anda lebih siap dan tidak sampai menunda keberlangsungan proyek.

Sebuah rencana implementasi adalah dokumen krusial baik untuk proyek kecil, sedang, ataupun besar.

Rencana implementasi akan memastikan Anda tahu progres, masalah, hingga hasil proyek.

Jika Anda ingin mempelajari lebih jauh soal membuat dan menerapkan rencana implementasi proyek yang tepat, bergabunglah di short training program prasmul-eli!

Anda dapat belajar langsung dari para ahlinya! Tunggu apa lagi, daftar dan ikuti kelasnya dengan klik di sini sekarang!

ARTIKEL TERKAIT
Banner-Article-Juni-No.3.jpg
Mengenal Rencana Implementasi Proyek dan 8 Cara Membuatnya
08 July 2024

Sebuah rencana implementasi akan membantu proyek Anda berjalan lancar dan sesuai dengan rencana. Baik untuk proyek marketing atau jenis apa pun, rencana implementasi akan membantu Anda mendokumentasikan proses dan kemajuan sebuah proyek.

Rencana ini juga harus menjadi hal pertama yang Anda buat sebelum proyek berjalan. Nah, untuk membantu Anda menyiapkannya yang tepat, artikel berikut ini akan menjelaskannya secara mendalam. 

Pengertian Rencana Implementasi

Rencana implementasi adalah sebuah catatan dan dokumen yang berisi strategi, rencana, lingkup kerja tim, target dan tujuan proyek, detail aktivitas, hingga ragam kebutuhan tim untuk menjalankan proyek.

Dikutip dari TeamWork, dokumen tersebut juga sering disebut sebagai rencana strategis yang memastikan proyek berjalan dengan semestinya. Rencana implementasi akan menjadi acuan dan sumber informasi utama bagi Anda dan tim selama proyek berlangsung.

Setiap ada pertanyaan terkait apa yang harus dilakukan hingga siapa yang melakukannya, semua akan tercantum dalam rencana implementasi tersebut.

Jika proyek yang Anda jalani masih dalam skala kecil, pastikan ada empat komponen ini:

  • target proyek
  • timeline proyek
  • penanggung jawab dan tugas tim
  • aset yang digunakan

Manfaat Rencana Implementasi

Rencana implementasi dapat membuat tim Anda memiliki visi dan pemahaman yang sama terkait tujuan sebuah proyek.

Pahami empat manfaat pentingnya berikut ini.

  1. Proyek punya arahan dan tujuan yang jelas

Tanpa rencana implementasi yang detail dan rapi, Anda akan kesulitan untuk mengetahui progres serta masalah yang dihadapi. Terlebih jika proyek dalam skala sedang atau besar.

Rencana tersebut akan menjadi tolok ukur dan acuan utama oleh tim Anda. Setiap keputusan dari sebuah proyek akan mengacu pada dokumen yang telah dibuat.

  1. Memperlancar komunikasi dan kolaborasi

Tentunya rencana implementasi tidak akan hanya dipegang oleh tim Anda. Tim lain, terutama yang berkolaborasi dengan Anda, harus mengetahui dan berandil dalam membuat rencana ini.

Hal ini juga dapat membantu setiap anggota tim mengatur ekspektasi atau harapannya terhadap progres proyek.

  1. Meningkatkan rasa percaya dan tanggung jawab tim

Seperti yang disinggung di atas, dalam sebuah rencana implementasi, harus jelas siapa penanggung jawab dan apa saja tugas masing-masing anggota tim.

Informasi ini akan membantu Anda dalam mengetahui siapa saja yang harus dihubungi untuk bagian tertentu dalam proyek. Pembagian tugas ini akan membuat anggota tim lebih mandiri dan memahami perannya dalam kesuksesan proyek.

  1. Semua anggota tim punya tujuan yang sama

Berkaitan dengan poin sebelumnya, tim Anda harus tahu perannya dalam kesuksesan proyek. Dengan begitu, setiap individu yang terlibat dalam sebuah proyek akan punya tujuan dan mindset yang sama.

Sepakati Hal Ini Sebelum Membuat Rencana Implementasi

Menurut Nifty, ada beberapa hal yang harus seluruh tim Anda sepakati sebelum membuat rencana implementasi.

  1. hasil yang diharapkan dalam proyek harus terukur
  2. sepakati tolok ukur kesuksesan
  3. apa saja small wins dan progres yang diharapkan
  4. timeline proyek yang jelas dan sesuai kemampuan
  5. kemungkinan adanya masalah tak terduga
  6. fleksibilitas untuk mengubah target dan timeline proyek

8 Cara Membuat Rencana Implementasi

Berikut langkah serta cara-cara membuat rencana implementasi:

  1. Buat daftar tim dan individu yang terlibat

Tidak hanya siapa saja anggota tim yang akan membantu Anda selama proyek berlangsung, tapi juga stakeholder atau tim lain dalam perusahaan. Pastikan juga Anda membangun komunikasi yang jelas untuk menghindari kesalahpahaman.

Jangan lupa untuk memberikan pemahaman kepada anggota tim Anda siapa saja dalam daftar tim dan individu yang terlibat.

  1. Bagi peran berdasarkan kemampuan individu dan kebutuhan tim

Setelah semua orang dan tim yang terlibat sudah mendapatkan informasi terkait proyek, tugas Anda berikutnya adalah membagi peran mereka.

Tentunya peran dan tugas tersebut harus sesuai kemampuan individu serta kebutuhan tim Anda. Jelaskan secara detail juga apa harapan Anda untuk tiap tugas dan peran.

  1. Buat daftar peralatan dan aset yang diperlukan

Daftar ini sering terlewatkan atau hanya jadi informasi tambahan. Namun, jika proyek Anda berskala besar, tentu sejak awal Anda dan tim sudah harus tahu peralatan dan aset yang diperlukan.

Hal ini untuk menghindari timeline dan progres yang terganggu selama proyek berlangsung.

  1. Siapkan timeline, tujuan, dan target proyek

Anda dapat membahas ini dengan tim lain. Anda juga dapat melibatkan anggota tim untuk membuat estimasi yang lebih detail.

  1. Siapkan daftar KPI yang harus dicapai masing-masing tim

Setelah timeline, tujuan, target, penanggung jawab, dan aset terbentuk, saatnya siapkan tolok ukur kesuksesan atau KPI.

KPI dapat membantu Anda dan perusahaan untuk mengukur kelancaran proyek hingga perbaikan apa yang dibutuhkan nantinya.

  1. Jabarkan persiapan, seluruh aktivitas, dan hasil yang diharapkan

Pastikan Anda membuat daftar yang jelas dan mendetail terkait keseluruhan proyek. Anda dapat membagi masing-masing poin berdasarkan tahapannya (persiapan, proyek berlangsung, atau akhir proyek) dan menambahkan detail atau subpoin untuk masing-masing tahapan.

  1. Buat perkiraan durasi dan biaya untuk masing-masing aktivitas

Bagian ini merupakan turunan dari timeline dan KPI. Anda harus membuat estimasi durasi untuk masing-masing aktivitas dan tahapan proyek.

Jika proyek ini punya budget, Anda harus memanfaatkannya dengan tepat dan mencantumkannya dalam dokumen rencana implementasi tersebut.

  1. Buat rencana cadangan untuk kejadian tak terduga

Meski Anda dan tim telah sepakat bahwa akan ada kejadian tak terduga, tetap buat rencana cadangan.

Hal ini untuk membantu Anda lebih siap dan tidak sampai menunda keberlangsungan proyek.

Sebuah rencana implementasi adalah dokumen krusial baik untuk proyek kecil, sedang, ataupun besar.

Rencana implementasi akan memastikan Anda tahu progres, masalah, hingga hasil proyek.

Jika Anda ingin mempelajari lebih jauh soal membuat dan menerapkan rencana implementasi proyek yang tepat, bergabunglah di short training program prasmul-eli!

Anda dapat belajar langsung dari para ahlinya! Tunggu apa lagi, daftar dan ikuti kelasnya dengan klik di sini sekarang!

Banner-Article-Juni-No.14.jpg
Mengenal ERP yang Memudahkan Pengelolaan Data Bisnis
24 June 2024

ERP atau Enterprise Resource Planning merupakan sistem yang dirancang untuk mengelola seluruh aspek bisnis suatu organisasi dalam satu platform terpadu. Dengan hal tersebut, perusahaan dapat mengotomasi berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, produksi, rantai pasokan, layanan, dan lainnya.

Konsep ERP berkembang dari Material Requirements Planning (MRP) yang pertama kali muncul pada tahun 1960-an. MRP berfokus pada perencanaan dan pengendalian produksi. Seiring perkembangan teknologi informasi, pada awal 1990-an, MRP berevolusi menjadi ERP, yang mencakup tidak hanya fungsi manufaktur tetapi juga seluruh proses bisnis.

Sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memberikan wawasan yang lebih baik melalui data yang terpadu dan real-time. Ingin memahami lebih lanjut soal ERP dan penggunaannya dalam bisnis? Simak artikel ini sampai selesai!

Apa Itu ERP?

ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sebuah sistem pengumpulan dan organisasi data yang dilakukan sebuah software yang terintegrasi. Sistem ERP adalah solusi untuk memudahkan bisnis dalam pengelolaan data sehari-hari.

Data yang dapat dikelola cukup beragam seperti; data akuntansi, manufaktur, pemasaran hingga SDM. Dengan adanya sistem ini, data bisa sinkron dan bergerak secara otomatis sehingga memudahkan para managerial untuk memantau bisnis secara keseluruhan. 

Aplikasi ERP memfasilitasi komunikasi dan pertukaran informasi yang lebih mudah antar departemen di seluruh perusahaan. Sistem ini mengumpulkan informasi tentang aktivitas berbagai divisi, sehingga informasinya tersedia bagi bagian lain dan dapat digunakan secara produktif.

Cara Kerja ERP

Setelah memahami pengertiannya, tentu menarik sekali untuk tahu bagaimana cara kerjanya. Secara proses, ERP akan membantu mengumpulkan semua data dalam organisasi yang kemudian disimpan dalam satu database pusat. 

Setelah itu, data akan dianalisis oleh sistem untuk mengoptimalkan proses bisnis dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah untuk melakukan otomatisasi tugas-tugas, meningkatkan kolaborasi kerja tim, serta pengawasan dan kontrol yang lebih baik. 

Perlu diketahui bahwa ERP adalah alat digital baru yang saat ini bertujuan menjadi solusi pengelolaan data. Tetapi tidak menutup kemungkinan sistemnya akan berkembang dan memberikan berbagai solusi lain untuk menjalankan bisnis dari segi pengelolaan data. 

Jenis-Jenis ERP

Dengan sistem yang dinamis, tentu ERP pun memiliki beberapa jenis yang bisa digunakan. Jenis-jenisnya secara implementasi juga cukup beragam sesuai dengan kebutuhan dari organisasi atau perusahaan yang ingin menggunakannya.

Ini dia jenis-jenis sistem ERP berdasarkan implementasinya:

  1. Berbasis Cloud

Bagi yang menginginkan data secara real-time, penggunaan ERP berbasis cloud bisa jadi pilihan. Sistem implementasi ini tersedia melalui layanan hosting cloud.

Sistem berbasis cloud ini umumnya cocok digunakan untuk organisasi atau perusahaan skala besar. Hal ini karena semakin besar organisasi, semakin besar juga kebutuhan analisis data secara real-time untuk optimasi bisnis.

  1. On Premise

Untuk jenis ini, sistem yang digunakan dalam sebuah perangkat secara langsung di organisasi atau perusahaan. Sistem ERP on premise dirancang untuk semua skala bisnis, tapi biasa digunakan oleh organisasi atau perusahaan skala kecil dan menengah.

  1. Open Source

Sama seperti software open source lain, sistem ERP ini memungkinkan perusahaan untuk memeriksa, memodifikasi dan mengubah kode source. Manfaat menggunakan open source adalah bisa membuat aplikasi lebih sesuai dengan organisasi atau perusahaan. 

  1. Hybrid

Jenis sistem ini menggabungkan dua implementasi yaitu cloud dan on premise. Penggunaan sistem ini memungkinkan untuk dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan data dan seberapa banyak data yang dikelola.

Manfaat ERP untuk Bisnis

Berbagai jenis implementasi sistem ERP membuka mata kita bahwa saat ini ada sistem yang memudahkan dan bisa disesuaikan. Akan tetapi, apa sebenarnya manfaat yang diberikan oleh penggunaan sistem tersebut untuk pengembangan bisnis dalam sebuah organisasi atau perusahaan?

Berikut ini beberapa manfaat sistem ERP untuk keperluan bisnis:

  1. Analisis Data

Dalam menentukan sebuah keputusan, tentu harus ada sumber data yang valid sebagai pendukungnya. Di sini lah fungsi dari sistem ERP yang dapat membantu menyediakan data yang valid baik secara kuantitas maupun kualitas.

Selain itu dengan adanya sistem ini, analisis data harian pun bisa dilakukan untuk membantu sistem produksi secara cepat dan tepat. 

  1. Efektivitas Alur Kerja

Sebelum adanya sistem ERP, Anda mungkin memperbarui data dengan menghubungi departemen lain menggunakan telepon. Dengan adanya sistem ini, pembaruan data bisa dilakukan dengan cepat serta menghemat waktu komunikasi.

Dengan kata lain sistem ini mampu memberikan manfaat yang efektif dalam alur kerja serta efisiensi komunikasi. 

  1. Penjadwalan Kerja

Manfaat lain dengan adanya sistem ERP di sebuah perusahaan adalah dalam penjadwalan kerja. Perusahaan dapat mengatur shift kerja karyawan, waktu pengiriman inventaris, dan pengelolaan waktu untuk pemeliharaan dalam perusahaan baik sarana maupun prasarana.

Adanya sistem ERP adalah solusi untuk membuat komunikasi serta pengelolaan data lebih efisien. Sistemnya pasti akan berkembang lebih canggih dan memberikan manfaat lain untuk menjalankan organisasi atau perusahaan jadi efektif. 

Pastikan organisasi atau perusahaan Anda menggunakan jenis ERP sesuai kebutuhan dan mampu menolong kegiatan bisnis sehari-hari. 

Selain sistem ERP ada juga cara mengelola organisasi atau perusahaan lainnya yaitu pemahaman tentang manajemen strategis. Saat ini prasmul-eli memiliki sebuah program singkat manajemen strategis yang bisa Anda ikuti.

Tujuan dari program singkat ini adalah untuk menginspirasi dan mengembangkan perspektif Anda dalam bisnis. Dengan kurikulum terkini, Anda bisa memilih berbagai kelas bisnis sesuai dengan kebutuhan Anda. Program singkat ini juga menghadirkan fasilitator yang berpengalaman dalam bidangnya.


Tunggu apa lagi, segera daftarkan diri Anda untuk ikut pelatihan singkat dari prasmul-eli! Klik link ini untuk informasi pendaftaran dan juga pilihan kelasnya.

Banner-Article-Juni-No.6.jpg
Apa Itu Inventaris: Jenis, Contoh, Tujuan, Tantangan, dan Cara Mengelola
12 June 2024

Inventaris adalah salah satu bentuk aset yang menunjukkan bahwa perusahaan memiliki produk untuk diproduksi dan dijual. Pengelolaan inventaris pun tak sembarangan, karena akan memengaruhi jumlah penjualan.

Inventaris juga punya beragam bentuk dan jenis, tergantung industri yang dijalani oleh perusahaan. Maka dari itu, kenali apa itu inventaris hingga cara mengelola di artikel ini!

Apa Itu Inventaris?

Inventaris adalah materi atau bahan baku pembuatan sebuah produk. Kadang, menurut Investopedia, inventaris pun bisa menjadi produk utama yang dijual. Inventaris harus tercatat dengan rapi dan detail dalam pembukuan perusahaan.

Proses pengelolaan inventaris yang benar akan membantu perusahaan menghemat biaya operasional serta produksi. Berikut, kami jelaskan tujuan, manfaat, tantangan, dan cara mengelola inventaris perusahaan.

Tujuan Mengelola Inventaris

Tidak hanya untuk memastikan perusahaan punya materi untuk produksi, berikut adalah beberapa tujuan mengelola inventaris, dirangkum dari Easyecom:

  1. Memastikan jumlah barang cukup untuk produksi dan dijual.
  2. Menghindari salah hitung.
  3. Memaksimalkan durasi produksi.
  4. Mengoptimalkan budget dan rencana bisnis.
  5. Memastikan akurasi barang yang dibeli konsumen.

Manfaat Mengelola Inventaris

Setelah tahu tujuannya, Anda juga harus memahami manfaat dari pengelolaan inventaris dengan benar:

  1. Lebih hemat

Selama proses mengelola inventaris, Anda pasti belajar juga soal harga-harga dan stok barang yang tersedia. Dengan mengetahui hal tersebut, Anda dapat menghitung stok yang tersedia pada beberapa titik lokasi. Dengan begitu, perusahaan hanya perlu memesan barang sekali dan menyebar stoknya ke beberapa lokasi. Hal tersebut akan membantu perusahaan menghemat biaya pengiriman dan operasional.

  1. Meningkatkan kualitas cash flow

Dengan memotong biaya operasional, cash flow perusahaan tentunya akan semakin baik. Terlebih saat penjualan terus berulang dan menambah pendapatan serta keuntungan.

  1. Konsumen jadi puas dan setia

Dengan memiliki stok di beberapa titik lokasi atau gudang, Anda dapat mempercepat proses pengiriman produk pada konsumen. Tentunya sambil menjaga kualitas produk atau barang yang dipesan. Pelanggan pun akan semakin setia.

  1. Automasi tugas-tugas di gudang

Pengelolaan inventaris dapat dilakukan dengan bantuan aplikasi. Hal tersebut akan membuat banyak proses pengelolaan jadi terautomasi. Dengan begitu, pekerja dapat fokus mengerjakan hal lain dan produksi berjalan lebih efektif.

  1. Meningkatkan kinerja pekerja

Dengan proses automasi, pekerja punya cakupan kerja yang lebih terfokus. Mereka akan punya lebih banyak waktu untuk menyelesaikan kewajiban utama. Selain itu, produktivitas dan efektivitas produksi akan meningkat.

Tantangan Mengelola Inventaris

Mengutip NetSuite, berikut adalah beberapa tantangan dalam mengelola inventaris:

  1. Memastikan angka inventaris akurat.
  2. Tanpa bantuan automasi, proses manual akan memakan waktu lama.
  3. Kebutuhan konsumen yang berubah membuat inventaris harus diperbarui.
  4. Memaksimalkan gudang agar inventaris tertata rapi serta produk tetap berjalan.

Jenis dan Contoh Inventaris

  1. Bahan mentah/baku

Sesuai namanya, barang-barang dalam jenis inventaris ini adalah bahan utama untuk membuat sebuah produk. Contohnya:

  • tepung dan telur untuk membuat roti
  • biji kopi dan filter kopi untuk membuat kopi
  • beras, telur, minyak, bawang-bawangan, daging untuk warung atau restoran
  1. Barang yang masih dalam produksi

Biasanya ada inventaris khusus untuk memastikan barang belum selesai diproduksi. Nantinya, proses produksi barang akan dilanjutkan untuk jadi produk baru. Contohnya:

  • Adonan kue yang disimpan semalaman agar mengembang.
  • Casing, mesin, dan komponen lain untuk membuat HP.
  1. Barang jadi/produk siap jual

Jenis inventaris ini terdiri dari barang-barang jadi dan siap jual. Jadi tak perlu proses produksi atau telah melewatinya. Contoh:

  • inventaris tisu
  • inventaris susu
  • inventaris HP baru
  • inventaris motor baru
  1. Komponen

Jenis inventaris ini juga jadi barang yang dijual oleh perusahaan. Contohnya:

  • Mesin, body, jok, roda, velg, knalpot, rantai, dan lampu untuk produksi motor.
  1. Alat operasional dan perawatan/perbaikan

Untuk inventaris ini biasanya disimpan pada gudang yang sama dengan tempat produksi. Semua alat yang harus dipakai atau digunakan oleh pekerja untuk menjalankan produksi, contohnya:

  • ragam mesin produksi
  • sarung tangan
  • masker 
  • helm proyek
  • alat kebersihan
  1. Material packaging

Sesuai dengan namanya, ada inventaris khusus untuk bahan-bahan membungkus produk. Contohnya:

  • bubble wrap
  • plastik pembungkus
  • kertas pembungkus
  • kotak pembungkus
  1. Inventaris untuk barang isi ulang

Inventaris ini biasanya dibutuhkan di restoran atau rumah sakit, sebab harus siap sedia untuk diisi ulang ketika habis. Contohnya:

  • tisu
  • sabun cuci piring
  • tusuk gigi
  • hand sanitizer
  • masker dan sarung tangan sekali pakai
  1. Inventaris ekstra

Jenis inventaris ini disimpan untuk barang-barang yang sulit didapatkan di pasaran atau harganya fluktuatif. Jadi perusahaan akan membeli 2-3 produk sekaligus. Contohnya:

  • komponen mesin motor
  • bahan-bahan kimia
  • mesin khusus
  1. Inventaris transit

Barang-barang yang masuk dalam inventaris ini tidak akan bertahan lama dalam gudang. Sebab, barang-barang ini hanya menginap atau dititipkan sementara untuk dipindahkan lagi. Contoh:

  • Bengkel akan memesan komponen mesin langsung dari pabriknya, maka komponen tersebut akan dititipkan pada cabang atau toko milik pabrik agar dapat diambil nantinya.

  1. Inventaris cadangan

Bedanya dengan inventaris ekstra, untuk jenis inventaris ini barang yang disimpan sering dicari atau cepat habis. Jadi perusahaan akan membelinya dalam jumlah lebih banyak untuk tetap dapat memenuhi kebutuhan konsumen ketika terjadi kelangkaan. Contohnya:

  • pasir kucing
  • ban luar motor
  • velg baru
  • kaca motor
  • jok motor
  • bahan baku kemasan
  1. Inventaris sisa/tidak terjual

Sesuai namanya, inventaris ini menyimpan barang-barang sisa dan tidak terjual. Biasanya juga barang yang sudah tidak musim. Contohnya:

  • pakaian musiman atau kolaborasi khusus
  • makanan atau minuman musiman
  • produk mandi dan kecantikan yang tidak habis terjual

Cara Mengelola Inventaris

  1. Memantau ketersediaan barang

Pertama tentunya Anda harus memantau jumlah barang dan stok dalam inventaris. Pastikan jumlahnya cukup untuk produksi. Buat takaran per minggu atau per bulan.

  1. Menggunakan inventaris online atau cloud-based

Saat ini inventaris dapat dikelola dan dipantau dengan sentuhan jari. Anda dapat bekerja sama dengan penyedia jasa inventaris online dan diakses melalui komputer atau HP.

  1. Perhitungan untuk inventaris isi ulang

Jika Anda bekerja dalam industri pelayanan, tentu perhitungan inventaris isi ulang akan sangat membantu. Buat perhitungan mingguan atau bahkan harian agar stok terjaga.

  1. Buat sistem batch

Untuk mendukung proses isi ulang atau restock, buat batch di mana Anda akan melakukan pembelian dalam jangka waktu tertentu. Anda juga dapat membagi barang apa saja yang dibeli di masing-masing batch.

  1. Pakai sistem barcode

Sistem barcode akan mempermudah Anda dalam menghitung stok dan ketersediaan barang.

Kemampuan mengelola inventaris dapat dikembangkan dengan belajar langsung dari para ahlinya. 
Anda dapat mengikuti short training program kami untuk belajar soal pengelolaan inventaris dengan klik di sini sekarang!